В управлении финансами применяются автоматизированная система финансовых расчетов – АСФР. Она состоит из взаимосвязанных, совместно действующих подсистем: функциональных, обеспечивающих, технологических.
Организационно АСФР представляет собой совокупность взаимосвязанных между собой подсистем:
1) организационно-экономического обеспечения;
2) информационного обеспечения;
5) организационно-правового обеспечения;
6) технологического обеспечения;
7) кадрового обеспечения.
Подсистема организационно-экономического обеспечения является головной в системе АСФР, создает методические и организационные предпосылки автоматизации процесса составления и исполнения бюджета, включает функциональные подсистемы, координирует и взаимосвязывает другие обеспечивающие подсистемы, определяет методическое единство работ на всех уровнях АСФР.
В АСФР четыре функциональные подсистемы:
1) сводные расчеты бюджета;
2) госдоходы;
3) расходы бюджетных учреждений и мероприятия, проводимые за счет бюджета;
4) финансы хозяйствующих субъектов.
В подсистеме «Сводные расчеты бюджета» комплексы задач сформированы по группам однородных расчетов. Комплексы задач в блоках остальных трех подсистем выделены по видам доходов или расходов на финансирование определенной отрасли или группы учреждений и мероприятий.
Кроме централизованных систем автоматизированного управления, используются локальные варианты путем организации автоматизированных рабочих мест (АРМ).
АРМ представляет собой профессионально-ориентированную малую вычислительную систему либо комплекс периферийных технических средств, предназначенных для автоматизации работ специалистов определенной профессии. Типовая структура оборудования АРМ:
1) устройство управления;
2) видеотерминал (дисплей);
3) накопитель на гибких магнитных дисках;
4) клавиатура для набора данных;
5) малогабаритное печатающее устройство.
Такой состав технического оснащения АРМ с соответствующими программными средствами позволяет наряду с решением ряда экономических задач выполнять оперативную работу в диалоговом режиме с графическими, табличными, текстовыми документами, вести различные картотеки. АРМ позволяет корректировать и редактировать информацию, формировать выводы и заключения, регистрировать тексты, анализировать промежуточные и окончательные результаты, общаться дистанционно с другими работниками, располагающими АРМ.
В автоматизированных системах управления предприятиями (АСУП) выделяется самостоятельная функциональная подсистема управления финансами, в которой решаются задачи финансово-кредитного управления. Она представляет собой совокупность мероприятий, методов и средств, используемых для достижения максимальной рентабельности при определенных условиях производства и реализации продукции. Особенности управления в подсистеме связана с кругооборотом денежных средств, опосредующих кругооборот производственных фондов и фондов обращения и определяют многоцелевой характер данной функции управления. Подсистема включает блоки управления, характеризующие состояние ресурсов и процессы их движения.
Поскольку финансовые задачи в АСУП решаются при использовании промежуточных массивов информации (производства, материальных ресурсов, труда и т.д.), то есть по другим объектам управления, следует создавать сеть АРМ, включающую АРМ различных структурных подразделений предприятия и соединенную с ПК вычислительного центра. Таким образом, создается два уровня: верхний, где решаются задачи, требующие ресурсов и нижний, представляющий собой АРМ, оснащенные ПК и соединенные в локальную сеть.
Комплекс технических средств нижних уровней финансовой системы, где формируются многочисленные информационные потоки, предусматривает использование различных средств составления, размножения, копирования, обработки, транспортировки и хранения документов, средств управленческой связи, средств сигнализации, информации.
В связи с появлением ПК, электронной почты, банков данных, средств обработки текстовой и графической информации, иной современной информационной техники возникли условия для кардинального преобразования организации управленческой деятельности. Технические средства все шире используются в непосредственном процессе управленческих решений.
Вопросы:
1. Сформулируйте определение понятие «управления финансами».
2. Перечислите основные принципы управления финансами.
3. В чем проявляется различие двух аспектов управления.
4. В чем состоит научный подход к управлению финансами.
5. Охарактеризуйте элементы управлении финансами
6. Назовите органы по стратегическому управлению государственными финансами.
7. Роль и функции Министерства Финансов РК.
8. Роль системы казначейства в системе управления финансами.
9. Какие особенности управление финансами хозяйствующих субъектов.
10. Что такое финансовый менеджмент
11. Что является объектами финансового менеджмента на предприятиях?
12. Обоснуйте определение «финансовый менеджмент основывается на мотивации».
13. На каких направлениях основывается деятельность структура финансового отдела
14. Назовите важные задачи финансовых служб хозяствующих субъектов.
15. Охарактеризуйте необходимость автоматизированной системы управления финансами.
16. Какие функциональные подсистемы АСФР включает в себя.
17. Что представляет собой АРМ?
ГЛАВА VI. ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
планирования
Финансовое планирование – это процесс разработки финансовых планов (заданий), организации их выполнения в предусмотренные сроки, направленный на достижение намеченных целей. Планирование как элемент управления есть одно из средств финансовой политики. Оно позволяет плавно и незаметно совершать крупные хозяйственные перемены.
Объектом финансового планирования является финансовая деятельность субъектов хозяйствования и государства, а итоговым результатом – составление финансовых планов, начиная от финансовых планов и смет отдельного учреждения до сводного финансового баланса государства. В каждом плане определяются доходы и расходы на определенный период, связи со звеньями финансовой и кредитной систем (платежи в бюджет, плата за банковский кредит взносы отчислений на социальное страхование или соответствующие налоги и др.). Конкретные задачи финансового планирования определяются финансовой политикой. Это определение объема денежных средств и их источников, необходимых для выполнения плановых заданий; выявление резервов роста доходов, экономии в расходах; установление оптимальных пропорций в распределении средств между централизованными и децентрализованными фондами и др.
Планирование характеризуется:
1) экстенсивностью (охватывает широкий круг социально-политических и экономических явлений);
2) интенсивностью (подразумевает применение совершенной техники и методов);
3) эффективностью (означает, что в итоге необходимо достичь те цели, которые ставит финансовое управление).
Используются следующие подходы вфинансовом планировании:
a) автоматический (данные предыдущего года переносятся на следующий год. При инфляции данные умножаются на коэффициент инфляции). Этот метод является самым простым методом и, как правило, используется при нехватке времени;
б) статистический (складываются расходы за предыдущие годы и делится на количество предыдущих лет);
в) нулевой базы (все позиции должны рассчитываться вновь. Этот метод учитывает реальные потребности и увязывает их с возможностями).
В условиях рыночной экономики планирование, как функция управления, должно принимать форму всеобщего охвата всех сторон экономической и социальной деятельности. Если в плановой экономике в планировании финансов делался упор на распределительные процессы, то рыночная экономика опирается на сферу обмена, через которую осуществляется реализация товаров и услуг и признание общественно необходимых затрат при их производстве и реализации.
Следовательно, в рыночной экономике господствующим и определяющим способом связи в процессе производства и реализации товара и услуг выступает рынок со своим механизмом, включающим деньги, цену, закон стоимости, закон спроса и предложения. Такая природа рыночного механизма определяет необходимость прогнозирования как метода определения результатов производства и обмена, но с элементами планирования.
Важнейшим принципом планирования является принцип непрерывности , который применяется в том смысле, что планировщик вносит коррективы в план ежегодно, гибкость планов должна обеспечивать их жизненность, а финансовая техника строится на принципе «скользящий бюджет»; этот принцип применяется для большинства расходов, особенно при расчете государственных ассигнований. Это системно-вариационный метод планирования– планирование, программирование и бюджетирование (ППБ):
1) планирование - включает в себя формирование и изложение целей и задач, в направлении которого должны действовать организации при своем функционировании;
2) программирование - подразумевает подбор имеющихся и нахождение новых средств, которые используются для достижения целей. Программирование означает процесс простирающийся в далекое и ближайшее будущее;
3) бюджетирование - процесс перевода общих многолетних программ на язык годовых бюджетных цифр по финансовым годам. Это процесс распределения всей совокупности количественно выраженных операций по традиционной бюджетной группировке.
На практике применяются следующие методы планирования:
1) экстраполяция: состоит в определении финансовых показателей на основе выявления их динамики; в расчетах исходят из показателей отчетного периода, корректируя их на относительно устойчивый темп изменений; динамика показателей экстраполируется на будущее;
2) нормативный (по определенным нормам);
3) математического моделирования: построение модели процесса и перенос ее в финансовую область;
4) балансовый: применяется для согласования направлений использования финансовых ресурсов с источниками их формирования, увязки всех разделов финансовых планов между собой; его нарушение приводит к тому, что нарушаются связи, согласование и возникает несоответствие между разделами финансовых планов.
5) на основе экспертных оценок.
В рыночной системе хозяйствования используется также индикативное, то есть рекомендательное планирование; оно выполняет информационно-координирующую роль и оказывает косвенное воздействие на субъектов финансовой деятельности через экономические регуляторы.
Главная цель индикативного финансового планирования – определение предполагаемого объема и направления финансовых ресурсов для обеспечения прогнозируемого развития.
Индикативные финансовые планы имеют обязательный характер лишь к государственному сектору, а для секторов с другими формами собственности – рекомендуемый характер. Последнее достигается путем использования экономических инструментов – регулируемых цен, субсидий, кредитов, налоговых ставок и льгот, ускоренной амортизации и других. Важнейшими индикаторами выступают: курс валюты, прогнозируемый уровень инфляции, ставка рефинансирования Национального банка, нормы амортизационных отчислений.
Индикативный план должен научно обоснованно отражать экономические процессы и адекватно согласовывать отдельные параметры развития экономики и финансов, направлять их в необходимое русло в соответствии с долгосрочными тенденциями развития. Это касается, во-первых, необходимости соблюдения экономического равновесия по разным системам, показателям (натурально-вещественная и стоимостная сбалансированность, стабилизация цен, соответствие доходов и расходов, равновесие платежного баланса и т.д.). Во-вторых, индикативный план должен обеспечивать необходимые структурные изменения в национальном хозяйстве, в том числе и путем инвестиций. Перечень приоритетов при индикативном планировании зависит от направлений экономической и социальной политик; это могут быть ликвидация диспропорций развития, инвестиционная деятельность, модернизация производства, обеспечение конкурентоспособности продукции, развитие науки, образования, жилищное строительство, социальное преобразование и другое.
Индикативное планирование осуществляется также на местном уровне. Здесь также обязателен принцип согласования и интересов государства, территории, хозяйствующих субъектов (предприниматели).
Финансовые планы
Финансовый план – системная совокупность мероприятий финансового опосредования функционирования субъекта. Он составляется на срок от 1 до 5 лет. По форме финансовый план представляет собой изложений целей, цифр и организационных предложений на планируемый период. На предприятии планирование основывается на учете закона стоимости и при этом планирование выступает как экономическая категория.
Как правило, планы отличаются от своего результата исполнения, но это отличие не должно составлять значительных величин.
Финансовые планы имеются у всех звеньев финансовой системы:
Хозяйствующие субъекты, функционирующие на коммерческих началах составляют «баланс доходов и расходов» или «бизнес-план»;
Учреждения и организации, функционирующие на некоммерческих началах составляют «смету»;
План общественных объединений - «финансовый план» ;
органы государственной власти составляют «бюджет» (разных уровней: республиканский, местный).
Система финансовых планов (балансов) включает разные виды планов, которые отличаются широтой охватываемых отношений, а, следовательно, объемом планируемых к поступлению и использованию ресурсов. По этому признаку различают первичные и сводные финансовые планы.
К первичным относятся финпланы хозяйствующих субъектов сферы материального производства; планы коммерческих и некоммерческих организаций непроизводственной сферы; сметы государственных учреждений и организаций, расходы которых полностью или в основной части финансируются за счет бюджетных средств.
Сводные финансовые планы включают общегосударственные, отраслевые, территориальные. Общегосударственными являются: сводный финансовый баланс государства, государственный бюджет, внебюджетные фонды.
Система отраслевых (ведомственных) финансовых планах включает: балансы доходов и расходов министерств (ведомств) отраслей материального производства, сводные сметы расходов министерств (ведомств) непроизводственных отраслей, финпланы общественных организаций.
К территориальным финансовым планам относятся: сводные финансовые балансы регионов, местные бюджеты, планы общественных организаций на соответствующей территории и т.д.
Разные виды финансовых планов связаны между собой: так, отраслевые объединяют планы подведомственных хозяйствующих субъектов; территориальные, как правило, являются частью общегосударственных или отраслевых.
В зависимости от периода финансовое планирование подразделяется на годовое, пятилетнее и перспективное .
В связи с неустойчивостью хозяйственных связей, разбалансированностью экономики, неопределенностью факторов функционирования хозорганов, вызванных кризисом, пятилетнее и перспективное планирование в переходный к рынку период резко ограничено. Исходя из назначения, на три года должны разрабатываться сводный финансовый баланс, некоторые другие сводные финансовые планы, производиться расчеты по основным показателям доходов и расходов государственного бюджета.
Сводный финансовый баланс представляет собой финансовую программу общегосударственного прогноза развития на среднесрочный период. Его составлением занимается Министерство экономики при активном участии Министерства финансов, Министерства госдоходов, Национального банка. В регионах расчеты баланса должны проводить соответствующие региональные органы.
В сводном финансовом балансе отражается состав и источники формирования денежных средств государства, государственных предприятий и организаций, предприятий и организаций других форм собственности и их использования на расширенное воспроизводство и общественные нужды (социально-культурные мероприятия, оборону, управление).
Основные показатели доходной части баланса включают: чистый доход, налоги, амортизационные отчисления, поступления от внешнеторговых операций, ресурсы краткосрочного кредитования, источники для долгосрочного кредитования.
Важнейшие показатели расходной части: расходы на развитие экономики (финансирование капитальных вложений, затраты на прирост собственных оборотных средств, государственные субвенции), расходы по внешнеэкономическим операциям; отчисления в фонды потребления; расходы на социально-культурные мероприятия; расходы на управление и оборону; прирост краткосрочных кредитных вложений и средств для предоставления долгосрочных кредитов.
Сводный финансовый баланс, таким образом, представляет собой систему финансовых показателей, характеризующих финансовые ресурсы национального хозяйства. Состав показателей, включаемых в сводный финансовый баланс показывает, что он является инструментом обеспечения сбалансированности материальных и финансовых пропорций индикативного плана социально-экономического развития страны.
Важнейшим оперативным финансовым планом является государственный бюджет . Он имеет ряд существенных отличий от сводного финансового баланса. В нем отражается не все доходы государства, а только их централизуемая часть. В сводном финансовом балансе данные о доходах и расходах государства приводится в укрупненном виде, в целом по национальному хозяйству, а государственный бюджет имеет высокую степень детализации. В бюджете указаны конкретные наименования платежей в бюджет и их плательщики, назначение и их получатели (см. главу «Государственный бюджет»).
В сфере материального производства финансовые планы называются балансами доходов и расходов . Структура этих планов в основном одинакова как для хозяйствующих субъектов так и для их объединений и других вышестоящих органов.
Классическая форма баланса доходов и расходов включает четыре раздела:
1. Доходы и поступления средств,
2. Расходы и отчисления средств,
3. Платежи в бюджет,
4. Ассигнование из бюджета.
Первые два раздела могут сбалансироваться разделами определяющими окончательный результат (сальдо) взаимоотношений хозорганов с бюджетом, то есть третьими и четвертыми разделами. Превышение расходов и отчислений средств над доходами и поступлениями средств финансируются привлечением средств за счет выпуска ценных бумаг за счет полученных кредитов или займов, либо целевыми ассигнованиями из бюджета – государственная субвенция для государственных предприятий. Каждый раздел баланса включает соответствующие показатели.
В первый раздел баланса включаются: чистый доход; амортизационные отчисления, отчисления в ремонтный фонд, в финансовый резерв; долгосрочные кредиты банков; средства фонда накопления, направляемые на финансирование капитальных вложений и других плановых затрат; экономия от снижения себестоимости по строительно-монтажным работам; мобилизация внутренних ресурсов в строительстве; выручка от реализации выбывшего имущества; поступления налога на добавленную стоимость и акцизов; средства, поступающие в порядке долевого участия в строительстве; средства от продажи ценных бумаг; прирост краткосрочных кредитных вложений банков; другие привлеченные средства.
Раздел «Расходы и отчисления средств» отражает: капитальные вложения; убытки по основной деятельности; расходы по уплате вознаграждения (интереса) за просроченные и отсроченные краткосрочные кредиты и ссуды на восполнение недостатка собственных оборотных средств; отчисление финансовых резерв и в хозрасчетные фонды; расходы на ремонт основных фондов за счет средств ремонтного фонда; операционные расходы; прирост собственных оборотных средств за счет прироста устойчивых пассивов и привлекаемых кредитов; погашение долгосрочных кредитов; изменение кредитуемых запасов.
Раздел «Платежи в бюджет» включают: платежи всех видов налогов, в том числе налога на добавленную стоимость и акцизов.
В разделе «Ассигнования из бюджета» предусматривается на следующие мероприятия: государственные централизованные капитальные вложения; операционные финансируемые по решениям правительства и местных органов власти; возмещение расходов по разнице себестоимости и цен; другие расходы целевого назначения.
Хозяйствующие субъекты с небольшими оборотами средств составляют финансовые планы, состоящие из двух разделов: доходов и расходов, где возможные ассигнования из бюджета включаются в состав доходов, а платежи в бюджет – в состав расходов.
Характерной особенностью баланса доходов и расходов предприятия является то, что в нем отражаются конечные результаты хозяйственно-финансовой деятельности, а промежуточные – обороты денежных средств – нет.
Расчеты и фиксация оборотов денежных средств осуществляется в специальном финансовом плане – платежном календаре . В разделе «Поступления» отражаются доход от реализации продукции работ и услуг, поступления краткосрочных кредитов банков, просроченной дебиторской задолженности, прочие поступления денежных средств, остаток средств в кассе и на расчетном счете. В разделе «Расходы» отражаются затраты на приобретения товаро-материальных ценностей, оплату труда, уплату налогов, погашение ссуд банков, уплату процентов за кредит, прочие расходы.
Таким образом, с помощью платежного календаря осуществляется оперативное финансовое планирование у хозяйствующих субъектов в течение коротких промежутков времени (от месяца до пяти дней в зависимости от объемов оборотов). Платежный календарь дополняет баланс доходов и расходов в части конкретизации и последовательности сроков расчетов, что обеспечивает их своевременность.
Предпринимательские звенья своей хозяйственной коммерческой деятельности руководствуются так называемыми бизнес-планами. Бизнес-план – это документ, соответствующий технико-экономическому обоснованию предпринимательской деятельности. Он более полно охватывает все стороны отношений частного предприятия, чем планы экономического и социального развития государственных предприятий. Бизнес-план включает разделы, характеризующие особенности продукции или услуг, их конкурентоспособность, оценку рынка сбыта (прогноз рынка) стратегию маркетинга, производственный, организационный и юридический планы, оценку риска и страхование.
Финансовый план, как важнейшая составляющая, обобщает материалы и показатели других частей бизнес-плана и представляет их в стоимостном выражении. Здесь подготавливается несколько документов:
прогноз объемов реализации;
баланс денежных доходов и поступлений;
таблица доходов и затрат;
сводный баланс активов и пассивов предприятия;
график достижения безубыточности.
Самостоятельный раздел представляет стратегию финансирования и возврат средств инвесторам в обусловленных объемах и сроках.
Таким образом, в рыночной среде финансовое планирование осуществляется на более высоком качественном уровне и обогащается новыми формами и методами, позволяющими проводить этот процесс используя научные методы, современные технические средства и надежную информационную базу.
Финансовые показатели
Финансовые показатели это – плановые, отчетные или расчетные данные, характеризующие различные стороны деятельности связанной с образованием и использованием денежных доходов и накоплений хозяйствующих субъектов и национального хозяйства в целом. Они широко используются в финансово-хозяйственной деятельности названных субъектов. Финансовые показатели выражаются в абсолютных и относительных величинах. Они количественно и качественно отражают определенную финансовую категорию, субкатегорию, элемент финансовых отношений.
В низовых звеньях хозяйствования применяются, например, такие абсолютные финансовые показатели:
Выручка от реализации продукции (работ, услуг);
себестоимость реализованной продукции (работ, услуг);
валовая доход;
расходы периода;
доход (убыток) от основной деятельности;
доход (убыток) от неосновной деятельности;
сумма корпоративного подоходного налога (уплаченного);
чистая прибыль (или убыток).
Это синтетические (обобщающие) показатели деятельности; некоторые из них могут рассматриваться по отдельным составляющим элементам: например, выручка от реализации продукции, себестоимость продукции, расходы периода; при анализе и планировании составляющие могут приводиться в доле к итогу обобщающего показателя, что будет характеризовать его структуру.
Объемными показателями хозяйствующих субъектов являются:
объемы инвестиций;
величина уставного фонда (капитала);
величины фондов производственного и социального развития (фондов накопления, потребления или аналогичных им резервного, валютного, ремонтного);
показатели расчетов с поставщиками, потребителями, бюджетом, банком (кредиторская и дебиторская задолженность);
величина выплаченных дивидендов, паев;
объем источника оборотных средств (капитала и другие абсолютные показатели).
Относительными показателями являются:
уровень доходности (рентабельности);
доходность по акциям;
показатели эффективности использования оборотного и основного капитала (коэффициенты оборачиваемости основных средств, длительность оборота, фондоотдача по основным фондам, фондоемкость продукции);
показатели ликвидности.
Специфические показатели используются в банковской, страховой деятельности, пенсионных и других фондах.
При налогообложении применяются такие показатели, как совокупный годовой доход, вычеты из совокупного годового дохода, налогооблагаемый доход, облагаемый оборот и импорт и другие.
Большинство финансово-экономических показателей используется на уровне вышестоящих организаций, министерств, ведомств для характеристики результатов работы в целом по группе предприятий, отраслей. Наряду с ними в этих организациях могут использоваться и другие специфические показатели, характеризующие только данную отрасль.
В бюджетных организациях и учреждениях применяются показатели расходов в целом и по отдельным элементам (категориям, классам, подклассам, спецификам).
К сводным финансовым показателям относятся показатели доходов и расходов бюджетов, а также их отдельных составляющих и их удельные веса; суммы дефицитов бюджетов; отношение (в процентах) доходов, расходов, дефицита государственного бюджета к национальному доходу, валовому внутреннему (национальному) продукту.
Как быть успешным?
Ответ прост. Для начала необходимо разработать методологически верную систему управления финансами, которая будет соответствовать индивидуальным потребностям предприятия. У компании должна быть необходимая финансовая структура, разработаны бюджеты и показатели внутреннего анализа, описаны процессы планирования и управленческого учета, созданы необходимые для собственников, топ-менеджеров и инвестора отчетные формы, отражающие состояние дел на предприятии.
Разработка методологи - это только первая задача для создания эффективной корпоративной системы финансового управления, хотя и самая важная, поскольку если не сделан первый шаг или сделан не в ту сторону, дальнейшее движение будет происходить в ложном направлении. Однако вопросы по разработке методологии - это тема отдельного обсуждения. Сейчас представим, что у нас уже имеются разработанные финансовая и бюджетная структура, практика управленческого учета, система планирования и внутреннего анализа. Данные разработки закреплены в приложениях, которые являются регламентными документами для всех сотрудников, участвующих в процессе бюджетного управления. Возникает вопрос: что нужно сделать, чтобы работа началась, а не осталась на бумаге? Вроде бы понятно - начать работать по закрепленным в документах регламентам. Но для этого нам потребуется:
Большинство из вышеперечисленного волнует нынешних топ-менеджеров и собственников, понимающих особую важность повышения эффективности управления за счет сокращения как материальных, так и информационных расходов, и многие сегодня начинают интенсивно решать данные задачи с использованием информационных технологий.
Автоматизация финансов. Зачем и для чего?
Задумываясь об автоматизации, для начала необходимо определиться с целями данного процесса, а затем, исходя из целей, - предъявить требования к автоматизированной системе управления. Требования, как показывает практика, могут быть различными в зависимости от индивидуальных специфических особенностей деятельности компании. Самое главное, такая информационная система управления в процессе работы должна предоставлять полные, достоверные и оперативные сведения о функционировании предприятия, то есть является такой системой сбора и планирования финансовых результатов, опираясь на которую руководитель смог бы принять обдуманное решение для своего бизнеса. При этом под полнотой понимают весь перечень необходимой информации, который содержится в информационной системе, под достоверностью - то, что сведениям, находящимся в системе, можно доверять без дополнительных проверок и ревизий. Оперативность подразумевает, что информация в автоматизированной системе отражает реалии именно сегодняшнего дня. Далее все требования, цели, критерии успешности и риски проекта по автоматизации, ситуация «как есть» и «как должно быть» с приложением плана работ должны быть зафиксированы в уставе проекта - основном регламентирующем документе, описывающем проект по автоматизации бюджетирования и управленческого учета в компании.
Выбор ИТ решения
С какими задачами сталкиваются сотрудники, ответственные за выбор того или иного информационного решения?
Остановимся более подробно на каждом пункте.
Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре. Планирование, учет, внутрихозяйственный контроль и анализ должны проводится в единой информационной среде для возможности в конечном итоге принять обдуманное и системное решение и сформировать управленческое воздействие. Отсутствие единой и комплексной системы управления финансами, объединяющей в себе все этапы финансового цикла (рис.1) приводит к тому, что сотрудники финансовой службы предприятия постоянно вынуждены тратить время на согласование данных разных систем, ИТ-сотрудники компании - прописывать шлюзы передачи данных из одной системы в другую. Данный процесс - прямая причина возникновения транзакционных расходов в компании, выражающихся в виде потери времени и материальных ресурсов.
Обеспечение реализации разработанной методологии. Программный продукт должен всесторонне и гибко реализовывать разработанную методологию ведения бюджетирования и управленческого учета, закрепленного в положениях, с возможностью осуществления оперативных донастроек, связанных с изменением принципов, методики и техники внутреннего планирования и учета. Это очень важная характеристика информационного решения, которая должна приниматься во внимание, в первую очередь, при выборе программного обеспечения, призванного автоматизировать финансовый учет компании, от которого непосредственно зависит величина расходов на внедрение и сопровождение данной системы.
Гибкость ИТ-решений, оперативного внесения изменений. Все составляющие модели бюджетирования и учета должны обладать вариативностью, то есть специалисты финансовой службы обязаны в оперативном режиме донастроить, изменить, скорректировать модель финансового управления (рис 2). Это возможно лишь тогда, когда конкретно сам предметный специалист и создает данные настройки, а также ключевые элементы системы такие как: финансовая структура, модели бюджетов, счета и правила получения фактических данных. Они не являются «зашитыми» на уровне кода константами про-граммы, а могут быть созданы и изменены на пользовательском уровне с учетом требований безопасности системы.
Выполнение данных требований к программным продуктам значительно способствует росту эффективности управления, поскольку позволяет непосредственному владельцу системы, коим в большинстве случаев является финансовый директор, быть настоящим «хозяином» (то есть быть компетентным в настройке) своей финансовой системы.
Пример 1
Рассмотрим случай из практики. В компании, занимающейся производством технического оборудования, бюджетное планирование и управленческий учет были реализованы сотрудниками ИТ в одном из программным продуктов, автоматизирующих бюджетирование, с учетом всех методологических требований специалистов финансового отдела. Удаленные подразделения вели планирование в книгах MS Excel и еженедельно высылали свои планы и отчеты в головную компанию, что значительно усложняло процесс консолидации данных в итоговых бюджетах и приводило к практической невозможности составления управленческого баланса. В компании была разработана система финансовой ответственности через бюджеты, то есть разработаны необходимые формы документов для ввода плана и получения отчетности, принципы автоформирования получения фактических данных и необходимые регламентные процедуры (закрытие счетов, разнесение косвенных расходов и пр.). Спустя два-три месяца изменения ситуации на рынке повлекли за собой необходимость организационных изменений внутри компании и, следовательно, изменение финансовой структуры и методологии ведения управленческого учета. Специалистами компании, внедрявшими систему бюджетного управления около шести месяцев, пришлось заново переписывать всю логику настроек программного продукта. Таким образом, можно сказать, что ведение бюджетирования в таких жестких, оперативно не изменяемых программных продуктах, схоже с реализацией бюджетирования и учета в Excel, когда происходит потеря оперативности и гибкости, а также невозможно полноценно отразить специфику деятельности компании.
Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей.Программный продукт должен учитывать требования пользователей, работающих в системе, по содержанию и внешнему виду документов, с которыми приходится работать. Иными словами, ИТ-решение должно поддерживать принцип ведения коллективного планирования в компании, когда специалисты различных отделов вводят свои финансовые планы в единой информационной среде.
Интеграция ИТ-решения с информационными системами, представляющими фактические данные. Очень важно, чтобы программное средство для ведения бюджетирования и управленческого учета имело возможность легкого объединения с источником данных по фактической деятельности компании, коим является бухгалтерский и оперативный учет. От данного свойства ИТ-решения серьезнейшим образом зависят оперативность получения достоверных данных в управленческом учете и возможность проведения планфактного анализа деятельности компании, что влияет в конечном итоге на скорость принятия управленческих решений топ-менеджментом компании.
Пример 2
Компания занимается производством фотопродукции. Бухгалтерия ведется в системе 1С Предприятие 8.2. Существует сильный штат программистов, хорошо знающих свое дело. Руководством компании была поставлена задача «дописать» типовую конфигурацию 1С и создать базу для ведения управленческого учета, в которую бы попадали фактические «очищенные» бухгалтерские данные. Теперь программистами были написаны правила переноса и трансформации данных в управленческий контур, необходимые отчетные формы для целей руководства компании. Планирование ведется в таблицах MS Excel, при этом часть планов компании составляется сотрудниками финансового отдела, часть - сотрудниками других функциональных служб (маркетинг, отдел продаж). Проблемы можно выделить следующие:
a. тратится время на написание технического задания программистам;
b. перевод задач, стоящими перед сотрудниками финансовой службы, соответственно с языка финансиста на технический язык программистов занимает длительное время;
c. обратная связь от программистов также идет на техническом языке терминов.
3. Сложность консолидации бюджетных данных. В компании был разработан довольно внуши-тельный перечень бюджетов (функциональные), которые необходимо сводить в итоговые бюджеты движения денежных средств, бюджет доходов и расходов. Данный процесс занимал много времени и сил, поскольку требовал постоянной сверки плановых бюджетных данных на их корректность и сопоставимость друг с другом.
4. Не сводился управленческий итоговый баланс. Такой вариант бюджетного управления не может являться образцовым примером, хотя тоже имеет свое право на существование. С этого начинают небольшие компании с несложным видом деятельности, когда штат специалистов еще не такой большой и транзакционные расходы не оказывают прямого и сильного воздействия на функционирование компании. Если же копания динамично развивается на рынке, то такой вариант автоматизации системы финансового управления приводит лишь к росту проблем и потере ориентации в пространстве.
Таким образом, в идеале система финансового управления должна обеспечивать достоверными плановыми данными, так и фактическими данными руководство компании в одной программной среде.
Автоматическое и моментальное получение отчетности. Программное решение должно позволять получать комплексную систему управленческой отчетности в любой момент времени. В любых интересующих разрезах для осуществления оперативного контроля за финансовым состоянием компании. Высшим пилотажем будет автоматическое построение управленческого баланса.
Автоматическое планирование бюджетов. Для сокращения трудозатрат на осуществление планирования, в программном продукте должны быть предусмотрены механизмы автоформирования плановых данных в зависимости от различных условий (планирование приходов от расходов, различные регламентные процедуры и т.д.)
Пример 3
Рассмотрим производственное предприятие агропромышленного сектора, имеющее достаточно сложный производственный цикл с большим количеством хозяйственных операций. Учет данных операций ручным способом занимал львиную долю времени сотрудников финансового отдела. За счет ис-пользования возможности программного обеспечения по автозаполнению статей бюджетов в зависимости от движений по другим статьям были значительно сокращены трудозатраты на ведение управленческого учета и планирования в компании, повысились эффективность планирования учета, что в конечном итоге привело к сокращению материальных затрат на 10 %.
Возможность ведения бюджетирования и учета по международным стандартам. В связи с интенсивными процессами интеграции со странами ммеждународного сообщества и возможностью выхода компаний на международный рынок капитала данное свойство программного продукта играет все большую роль при выборе средства для автоматизации системы управления финансами. Отечественный топ-мененджмент смотрит в будущее, и многие понимают, что через два-три года получать отчетность по стандартам МСФО будет уже насущной необходимостью.
Интеграция финансов с процессами и проектами. Процессное управление становится все более популярным в последнее время. Когда предприятие строит свою деятельность вокруг процессов - это считается верхом мастерства. Таким образом, программный продукт по бюджетированию и управленческому учету должен автоматизировать сам процесс ведения бюджетирования и управленческого учета, ранее разработанный на бумаге. Пример процесса планирования бюджета доходов и расходов предоставлен на рис. 3.
Возможность удаленного доступа к программному средству. Компании с географически распределенной филиальной структурой не всегда имеют финансовые возможности, чтобы приобрести программный продукт для каждого офиса. Да и топ-менеджерам, находящимся в командировках и поездках, необходимо постоянно держать руку на пульсе управления компанией. Поэтому сегодня одним из значимых качеств программного решения является его возможность обеспечить удаленный доступ через Интернет к базе данных организации.
Многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования. У предприятия обычно существует несколько вариантов развития на будущее, то есть не-сколько сценариев планов, например, оптимистический, реалистический и пессимистический. При этом чем дальше временной горизонт планирования, тем больше может быть различных вариантов. Плюс ко всему значительное число компаний осуществляет свою деятельность не только в отечественной валюте, но и в других национальных валютах. Следовательно, для оптимального ведения автоматизированного планирования и учета программным средством должны поддерживаться все вышеперечисленные характеристики.
Заключение
Таким образом, если вы решили автоматизировать систему управления финансами в своей компании, для того чтобы получить максимальный эффект от данного процесса, вам необходимо понимать следующее: ИТ-решение - это средство реализации целей финансового управления, и оно должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляют к нему финансовые специалисты компании. Только тогда выбранное ИТ-решение будет полноценным инструментом внутрихозяйственного планирования, учета и анализа, а расходы на автоматизацию будут инвестициями в повышение качества корпоративного управления.
Страница
2
Подача управляющих воздействий на объект, которым является финансово-хозяйственная деятельность организации, осуществляется в "ручном режиме" менеджером соответствующего уровня.
Проблема создания единого информационного пространства организации на сегодня успешно решена, и это решение реализовано в многочисленных программных продуктах. Все профессиональные разработчики систем управления предприятием используют именно этот подход. При этом термин "управление" используется в смысле упорядоченного и наглядного представления фрагментов информационного поля в нужном месте системы, т.е. в смысле "managment system", а не "control system".
Создание общей концепции автоматизации процесса принятия управленческих решений своевременно как с точки зрения потребностей рынка, так и по уровню существующего программного обеспечения в этой области.
В настоящее время имеются два различных направления развития программного обеспечения: задачи исследования операций в экономике, использующие базу данных управленческого учета, и задачи финансового бухгалтерского учета, фиксирующие состоявшиеся хозяйственные операции и отражающие финансовое состояние организации в виде баланса с последующим анализом. Однако, база данных управленческого учета и информация для задач бухгалтерского учета являются подмножествами единого информационного пространства организации. Поэтому для целей автоматизации процесса принятия управленческих решений будет лучше, если формирование структуры данных управленческого учета в нашей стране произойдет адекватно общеизвестной математической постановке задач исследования операций в экономике организации. Для обеспечения качественного решения каждой отдельной задачи с точки зрения внешней выходной информации необходимо формализовать ее как часть общей задачи управления организацией, то есть использовать корпоративный подход.
Представляется правильным подойти к решению проблемы с построения структуры областей принятия решений с последующей детализацией ее до конкретных задач управления.
Выделим ряд задач, образующих верхний уровень системы управления организацией, решение которых формируют ограничения для принятия решений на нижних уровнях системы и позволяют представить общий критерий максимизации приведенной чистой прибыли в виде линейной формы частных критериев для принятия решений по отдельным вопросам хозяйственной деятельности.
Основой автоматизированного синтеза управленческих решений может служить математическая модель финансово-хозяйственной деятельности, в которой реализовано формальное описание процедуры выполнения бухгалтерских проводок и построения баланса организации. Модель представляет экономическую информацию методом пространства состояний в применении к хозяйственной деятельности организации. Вектор состояния системы определен как бухгалтерский баланс, некоторые функции, характеризующие эффективность деятельности организации, трактуются как выходные величины. Входными же воздействиями в системе являются хозяйственные операции.
Представление экономической информации в виде подмножества управленческой информации, а это подмножество - как подмножество единого информационного пространства позволяет подойти к моделированию влияния управленческих решений на баланс организации, через который может быть оценено качество принятого управленческого решения.
Полученную систему можно разбить на подсистемы, моделирующие отдельные этапы финансово-хозяйственной деятельности организации, которые требуют принятия управленческих решений. Процедура принятия такого решения, как правило, есть оптимизационная процедура по требуемому критерию в заданных ограничениях. Ограничения получаются как связи выделенной подсистемы с остальными частями системы, а критерии оптимизации задаются в соответствии с общей стратегией управления организацией.
Таким образом, математическое моделирование финансово-хозяйственной деятельности организации позволяет на едином информационном пространстве строить оптимизационные процедуры поиска управленческих решений (например, методами исследования операций). И далее, учитывая тот факт, что модель является имитационной, полученные решения могут быть оценены с точки зрения прогноза состояния и финансовых результатов организации в случае применения их в практике хозяйствования.
Последний этап разработки системы управления организацией - ее интерфейс. Непременным условием на этом этапе является обеспечение не просто выдачи соответствующего решения, а прозрачное объяснение тех логических умозаключений или количественных характеристик, которые привели к его получению.
Роль и место управления финансами в составе финансово-хозяйственной деятельности предприятия
Управление финансами – важная часть финансово-хозяйственной деятельности предприятия (см. схему 1)
Цель управления финансами – обеспечение деятельности предприятия финансовыми ресурсами, необходимыми для его бесперебойного функционирования.
Задачи управления финансами являются:
· контроль и поддержание ликвидности предприятия – его способности расплачиваться по своим долгам;
· контроль доходности предприятия – соответствия уровня расходов объему доходов;
· оптимизация использования денежных средств и других финансовых ресурсов предприятия.
Управление финансов взаимосвязано с другими областями финансово-хозяйственной деятельности через предоставление и контроль использования финансовых ресурсов. Управление финансов широко использует данные как бухгалтерского, так и оперативного учета деятельности предприятия.
Особенности: в отличие от других областей финансово-хозяйственной деятельности, управление финансами не регламентировано законодательно (нет официальных правил и методик, установленных форм отчетности и т.п.); кроме того, на сегодняшний день отсутствуют стандартные (или хотя бы общепринятые) отечественные методики его постановки и функционирования на предприятии. Существующие западные методики требуют адаптации из-за различий в условиях ведения бизнеса, а разрабатываемые отечественные носят, как правило, заказной характер и ориентированы на конкретные предприятия.
Организационные структуры
Управление финансами, как правило, организуется и осуществляется Финансовым директором предприятия. Для выполнения необходимых функций и процедур на средних и крупных предприятиях при Финансовом директоре организуется функциональное подразделение – Финансовая служба (Финансовый отдел, Финансовое управление).
В небольших организациях функции управления финансами могут выполняться в рамках Планового (Планово-экономического) отдела; в ряде случаев функции Финансового директора могут быть возложены на Главного бухгалтера организации.
В крупных предприятиях в рамках финансовой службы возможно выделение отделов (секторов) бюджетного, инвестиционного, налогового планирования, управления платежами, взаиморасчетами и т.п.
Автоматизированная система финансового управления представляет собой часть общего управления финансами и базируется на применении методов математического и экономического характера, а также электронно-вычислительной техники, современных средств связи и оргтехники. Использование данной системы повышает качество принимаемых управленческих решений на различных уровнях. Сегодня она является неотъемлемым элементом в структуре финансовых органов и способствует более эффективному управлению денежными средствами.
Автоматизированная система управления финансами (АСУФ) является неотъемлемой частью реализации мер по активизации составных частей и всего финансового механизма. Это особенно важно во время перехода к рыночным отношениям, когда изменяется объем и характер информации. Сегодня даже большое количество управленцев, пользующихся старыми техническими средствами и методами, не способно справиться с нарастающим потоком финансовой информации. Принимая управленческие решения, касающиеся финансов, необходимо располагать самой достоверной и актуальной информацией об оборотных средствах, прибыли, амортизации, последствиях данных решений и т.д.
Компетентное управление денежными средствами невозможно без информационного обслуживания на базе автоматизированных систем управления финансами, а также финансовых расчетов. Обработка информации на основе ЭВМ обеспечивает качественно новые управленческие решения, позволяет наиболее эффективно осуществлять передовые методы маркетинга.
Использование АСУФ в разы увеличивает эффективность аналитической работы за счет сокращения сроков на осуществление анализа, замены упрощенных и приближенных вычислений точными расчетами, постановки и решения многомерных аналитических задач, которые нельзя выполнить традиционными методами и т.д.
Автоматизированные системы финансовых расчетов обладают новыми возможностями анализа за счет высокой производительности ЭВМ, их надежности, простоты эксплуатации и обслуживания, автономности и гибкости использования, наличия развитого ПО, диалогового режима работы и низкой стоимости производимых расчетов.
Автоматизированное управление денежными средствами подразумевает планирование финансовой деятельности, управление наличными денежными средствам, ведение учета движения основных финансовых потоков, расчетов с кредиторами и дебиторами и др.
Автоматизированное управление финансовыми потоками осуществляется на основе различным программных продуктов, одним из которых является программа «Финансы» от «Мегаплана». Ее особенность заключается в том, что она включает весь необходимый функционал, который используется в российских компаниях. При наличии этой программы пропадает необходимость в приобретении более дорогих АСУФ, поскольку около 80 % их функционала в работе просто не используется.
Построение системы бюджетирования и управленческого учета – важная задача, стоящая перед руководителями и финансовым менеджментом компании, желающей развиваться и эффективно функционировать на рынке. Это отмечается практически всеми посетителями форумов и конференций, посвященных вопросам финансового управления, и полностью отражает реалии сегодняшней коньюктуры. Правила игры сегодня таковы, что по-настоящему успешным может стать тот, кто эффективен, то есть тот, кто постоянно снижает свои транзакционные расходы и наиболее оптимально использует результаты.
КАК БЫТЬ УСПЕШНЫМ?
Ответ прост. Для начала необходимо разработать методологически верную систему управления финансами, которая будет соответствовать индивидуальным потребностям предприятия. У компании должна быть необходимая финансовая структура, разработаны бюджеты и показатели внутреннего анализа, описаны процессы планирования и управленческого учета, созданы необходимые для собственников, топ-менеджеров и инвестора отчетные формы, отражающие состояние дел на предприятии.
Разработка методологи – это только первая задача для создания эффективной корпоративной системы финансового управления, хотя и самая важная, поскольку если не сделан первый шаг или сделан не в ту сторону, дальнейшее движение будет происходить в ложном направлении. Однако вопросы по разработке методологии – это тема отдельного обсуждения. Сейчас представим, что у нас уже имеются разработанные финансовая и бюджетная структура, практика управленческого учета, система планирования и внутреннего анализа. Данные разработки закреплены в приложениях, которыеявляются регламентными документами для всех сотрудников, участвующих в процессе бюджетного управления. Возникает вопрос: что нужно сделать, чтобы работа началась, а не осталась на бумаге? Вроде бы понятно – начать работать по закрепленным в документах регламентам. Но для этого нам потребуется:
· Сделать эту работу эффективной
· Снизить трудозатраты сотрудников на ведение бюджетирования и управленческого учета
· Повысить оперативность предоставления данных
· Обеспечить полноту и достоверность
· Снизить транзакционные и коммуникативные расходы при взаимодействии участников процесса финансового управления
Большинство из вышеперечисленного волнует нынешних топ-менеджеров и собственников, понимающих особую важность повышения эффективности управления за счет сокращения как материальных, так и информационных расходов, и многие сегодня начинают интенсивно решать данные задачи с использованием информационных технологий.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ФИНАНСОВ. ЗАЧЕМ И ДЛЯ ЧЕГО?
Задумываясь об автоматизации , для начала необходимо определиться с целями данного процесса, а затем, исходя из целей, - предъявить требования к автоматизированной системе управления. Требования, как показывает практика, могут быть различными в зависимости от индивидуальных специфических особенностейдеятельности компании. Самое главное, такая информационная система управления в процессе работы должна предоставлять полные, достоверные и оперативные сведения о функционировании предприятия, то есть является такой системой сбора и планирования финансовых результатов, опираясь на которую руководитель смог бы принять обдуманное решение для своего бизнеса. При этом под полнотой понимают весь перечень необходимой информации, который содержится в информационной системе, под достоверностью – то, что сведениям, находящимся в системе, можно доверять без дополнительных проверок и ревизий. Оперативность подразумевает, что информация в автоматизированной системе отражает реалии именно сегодняшнего дня. Далее все требования, цели, критерии успешности и риски проекта по автоматизации, ситуация «как есть» и «как должно быть» с приложением плана работ должны быть зафиксированы в уставе проекта – основном регламентирующем документе, описывающем проект по автоматизации бюджетирования и управленческого учета в компании.
ВЫБОР ИТ РЕШЕНИЯ
С какими задачами сталкиваются сотрудники, ответственные за выбор того или иного информационного решения?
1. Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре
2. Обеспечение реализации разработанной методологии
3. Гибкость ИТ решения , возможность оперативного внесения изменений
4. Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей
5. Интеграция ИТ решения с информационными системами, предоставляющими фактические данные
6. Автоматическое и моментальное получение отчетности
7. Автоматическое планирование бюджетов
8. Возможность ведения бюджетирования по международными стандартам
9. Интеграция финансов с процессами и проектами
10. Возможность удаленного доступа к программному средству
11. Дополнительно: многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования.
Остановимся более подробно на каждом пункте.
Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре. Планирование, учет, внутрихозяйственный контроль и анализ должны проводится в единой информационной среде для возможности в конечном итоге принять обдуманное и системное решение и сформировать управленческое воздействие. Отсутствие единой и комплексной системы управления финансами, объединяющей в себе все этапы финансового цикла (рис.1) приводит к тому, что сотрудники финансовой службы предприятия постоянно вынуждены тратить время на согласование данных разных систем, ИТ-сотрудники компании – прописывать шлюзы передачи данных из одной системы в другую. Данный процесс- прямая причина возникновения транзакционных расходов в компании, выражающихся в виде потери времени и материальных ресурсов.
Обеспечение реализации разработанной методологии. Программный продукт должен всесторонне и гибко реализовывать разработанную методологию ведения бюджетирования и управленческого учета, закрепленного в положениях, с возможностью осуществления оперативных донастроек, связанных с изменением принципов, методики и техники внутреннего планирования и учета. Это очень важная характеристика информационного решения, которая должна приниматься во внимание, в первую очередь, при выборе программного обеспечения, призванного автоматизировать финансовый учет компании, от которого непосредственно зависит величина расходов на внедрение и сопровождение данной системы.
Гибкость ИТ-решений, оперативного внесения изменений. Все составляющие модели бюджетирования и учета должны обладать вариативностью, то есть специалисты финансовой службы обязаны в оперативном режиме донастроить, изменить, скорректировать модель финансового управления (рис 2). Это возможно лишь тогда, когда конкретно сам предметный специалист и создает данные настройки, а также ключевые элементы системы такие как: финансовая структура, модели бюджетов, счета и правила получения фактических данных. Они не являются «зашитыми» на уровне кода константами программы, а могут быть созданы и изменены на пользовательском уровне с учетом требований безопасности системы.
Выполнение данных требований к программным продуктам значительно способствует росту эффективности управления, поскольку позволяет непосредственному владельцу системы, коимв большинстве случаев является финансовый директор, быть настоящим «хозяином» (то есть быть компетентным в настройке) своей финансовой системы.
Пример 1
Рассмотрим случай из практики. В компании, занимающейся производством технического оборудования, бюджетное планирование и управленческий учет были реализованы сотрудниками ИТ в одном из программным продуктов, автоматизирующих бюджетирование, с учетом всех методологических требований специалистов финансового отдела. Удаленные подразделения вели планирование в книгах MS Excel и еженедельно высылали свои планы и отчеты в головную компанию, что значительно усложняло процесс консолидации данных в итоговых бюджетах и приводило к практической невозможности составления управленческого баланса. В компании была разработана система финансовой ответственности через бюджеты, то есть разработаны необходимые формы документов для ввода плана и получения отчетности, принципы автоформирования получения фактических данных и необходимые регламентные процедуры (закрытие счетов, разнесение косвенных расходов и пр.). Спустя два-три месяца изменения ситуации на рынке повлекли за собой необходимость организационных изменений внутри компании и, следовательно, изменение финансовой структуры и методологии ведения управленческого учета. Специалистами компании, внедрявшими систему бюджетного управления около шести месяцев, пришлось заново переписывать всю логику настроек программного продукта. Таким образом, можно сказать, что ведение бюджетирования в таких жестких, оперативно не изменяемых программных продуктах, схоже с реализацией бюджетирования и учета в Excel, когда происходит потеря оперативности и гибкости, а также невозможно полноценно отразить специфику деятельности компании.
Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей. Программный продукт должен учитывать требования пользователей, работающих в системе, по содержанию и внешнему виду документов, с которыми приходится работать. Иными словами, ИТ-решение должно поддерживать принцип ведения коллективного планирования в компании, когда специалисты различных отделов вводят свои финансовые планы в единой информационной среде.
Интеграция ИТ-решения с информационными системами, представляющими фактические данные. Очень важно, чтобы программное средство для ведения бюджетирования и управленческого учета имело возможность легкого объединения с источником данных по фактической деятельности компании, коим является бухгалтерский и оперативный учет. От данного свойства ИТ-решения серьезнейшим образом зависят оперативность получения достоверных данных в управленческом учете и возможность проведения план-фактного анализа деятельности компании, что влияет в конечном итоге на скорость принятия управленческих решений топ-менеджментом компании.
Пример 2
К омпания занимается производством фотопродукции. Бухгалтерия ведется в системе 1С Предприятие 8.2. Существует сильный штат программистов, хорошо знающих свое дело. Руководством компании была поставлена задача «дописать» типовую конфигурацию 1С и создать базу для ведения упрвленческого учета, в которую бы попадали фактические «очищенные» бухгалтерские данные. Теперь программистами были написаны правила переноса и трансформации данных в управленческий контур, необходимые отчетные формы для целей руководства компании. Планирование ведется в таблицах MS Excel, при этом часть планов компании составляется сотрудниками финансового отдела, часть - сотрудниками других функциональных служб (маркетинг, отдел продаж). Проблемы можно выделить следующие:
1. Двойной ввод фактических данных для целей проведения план-фактного анализа (планирование ведется в таблицах MS Excel , управленческий факт собирается в дописанной 1С).
2. Бизнес компании интенсивно развивается, и от учетной системы постоянно требуются новые данные для анализа, что трудно осуществимо, в связи с отсутствием гибкой информационной системы:
a. тратится время на написание технического задания программистам;
b. перевод задач, стоящими перед сотрудниками финансовой службы, соответственно с языка финансиста на технический язык программистов занимает длительное время;
c. обратная связь от программистов также идет на техническом языке терминов.
3. Сложность консолидации бюджетных данных. В компании был разработан довольно внушительный перечень бюджетов (функциональные), которые необходимо сводить в итоговые бюджеты движения денежных средств, бюджет доходови расходов. Данный процесс занимал много времени и сил, поскольку требовал постоянной сверки плановых бюджетных данных на их корректность и сопоставимость друг с другом.
4. Не сводился управленческий итоговый баланс. Такой вариант бюджетного управления не может являться образцовым примером, хотя тоже имеет свое право на существование. С этого начинают небольшие компании с несложным видом деятельности, когда штат специалистов еще не такой большой и транзакционные расходы не оказывают прямого и сильного воздействия на функционирование компании. Если же копания динамично развивается на рынке, то такой вариант автоматизации системы финансового управления приводит лишь к росту проблем и потере ориентации в пространстве.
Таким образом, в идеале система финансового управления должна обеспечивать достоверными плановыми данными, таки фактическими данными руководство компании в одной программной среде.
Автоматическое и моментальное получение отчетности. Программное решение должно позволять получать комплексную систему управленческой отчетности в любой момент времени. В любых интересующих разрезах для осуществления оперативного контроля за финансовым состоянием компании. Высшим пилотажем будет автоматическое построение упрвленческого баланса.
Автоматическое планирование бюджетов. Для сокращения трудозатрат на осуществление планирования, в программном продукте должны быть предусмотрены механизмы автоформирования плановых данных в зависимости от различных условий (планирование приходов от расходов, различные регламентные процедуры и т.д.)
Пример 3
Рассмотрим производственное предприятие агропромышленного сектора, имеющее достаточно сложный производственный цикл с большим количеством хозяйственных операций. Учет данных операций ручным способом занимал львиную долю времени сотрудников финансового отдела. За счет использования возможности программного обеспечения по автозаполнению статей бюджетов в зависимости от движений по другим статьям были значительно сокращены трудозатраты на ведение упрвленческого учета и планирования в компании, повысились эффективность планирования учета, что в конечном итоге привело к сокращению материальных затрат на 10 %.
Возможность ведения бюджетирования и учета по международным стандартам. В связи с интенсивными процессами интеграции со странами м международного сообщества и возможностью выхода компаний на международный рынок капитала данное свойство программного продукта играет все большую роль при выборе средства для автоматизации системы управления финансами. Отечественный топ-мененджмент смотрит в будущее, и многие понимают, что через два-три года получать отчетность по стандартам МСФО будет уже насущной необходимостью.
Интеграция финансов с процессами и проектами. Процессное управление становится все более популярным в последнее время. Когда предприятие строит свою деятельность вокруг процессов – это считается верхом мастерства. Таким образом, программный продукт по бюджетированию и управленческому учету должен автоматизировать сам процесс ведения бюджетирования и упрвленческого учета, ранее разработанный на бумаге. Пример процесса планирования бюджета доходов и расходов представлен на рис. 3.
Возможность удаленного доступа к программному средству. Компании с географически распределенной филиальной структурой не всегда имеют финансовые возможности, чтобы приобрести программный продукт для каждого офиса. Да и топ-менеджерам, находящимся в командировках и поездках, необходимо постоянно держать руку на пульсе управления компанией. Поэтому сегодня одним из значимых качеств программного решения является его возможность обеспечить удаленный доступ через Интернет к базе данных организации.
Многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования. У предприятия обычно существует несколько вариантов развития на будущее, то есть несколько сценариев планов, например, оптимистический, реалистический и пессимистический. При этом чем дальше временной горизонт планирования, тем больше может быть различных вариантов. Плюс ко всему значительное число компаний осуществляет свою деятельность не только в отечественной валюте, но и в других национальных валютах. Следовательно, для оптимального ведения автоматизированного планирования и учета программным средством должны поддерживаться все вышеперечисленные характеристики.
Заключение.
Таким образом, если вы решили автоматизировать систему управления финансами в своей компании, для того чтобы получить максимальный эффект от данного процесса, вам необходимо понимать следующее: ИТ-решение – это средство реализации целей финансового управления, и оно должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляют к нему финансовые специалисты компании. Только тогда выбранное ИТ-решение будет полноценным инструментом внутрихозяйственного планирования, учета и анализа, а расходы на автоматизацию будут инвестициями в повышение качества корпоративного управления.
