Одним из важнейших современных трендов развития рынка ECM является адаптация интерфейсов систем электронного документооборота и хранения данных к удаленному доступу из любой точки («мобильный офис») и разнообразным мобильным устройствам. Растет интерес заказчиков к доступу к ECM-системам через нетбуки, смартфоны, коммуникаторы, планшеты и т.д. Специально разработанные интерфейсы для подобных устройств повышают удобство использования систем и мобильность пользователей, позволяют бизнесу увеличить скорость и гибкость всех деловых процессов.
При этом специально разработанные под мобильные устройства интерфейсы лишены тех недостатков, которые присущи обычному доступу к системам через веб-браузер: новые технологии позволяют обеспечить более богатый набор компонентов, интерактивность интерфейсов, более удобную работу с большими объемами данных, пониженные требования к каналам связи. Мобильное рабочее место для руководителя еще больше расширяет спектр возможностей и адаптирует систему под требования топ-менеджера: минимум необходимых операций, интерфейс, ориентированный на работу в режимах согласования, подписи и рассмотрения документов, поддержка различных мобильных устройств и платформ, возможность работы в off-line режиме и пр.
Современные технологии организации интерфейсов позволяют руководителю накладывать графические и голосовые резолюции на электронные документы – т.е., наряду с эффективностью электронного документооборота, система позволяет топ-менеджеру использовать любые удобные способы работы с документами.
При организации и выборе СЭД в большинстве своем учитываются следующие факторы:
Любая организация, которая желает получить в свое распоряжение современную высокотехнологичную структуру для работы с документооборотом, обладает богатым выбором программного обеспечения. При этом ставку можно сделать как на отдельные частные принципы и решения, что будет дешевле, или воспользоваться готовой комплексной системой «под ключ», что будет удобнее и эффективнее. При этом последний вариант, как правило, использует сложившиеся принципы работы с документами и соответствует нормативной базе большинства предприятий.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Чем быстрее росло количество внутрикорпоративной информации, тем все более очевидной становилась неэффективность обмена традиционными бумажными документами, однако бурный рост СЭД испытали лишь с конца прошлого-начала нынешнего века. Только тогда организации целого ряда развитых стран - как правительственные учреждения, так и частные компании различных размеров - начали активный переход на безбумажный документооборот. В 2000 году рост мирового рынка СЭД достиг невероятного темпа в 89% в год. Именно тогда, в условиях настоящего бума в развитии интернет-технологий во всем мире, начало становиться реальностью решение основной трудности при внедрении СЭД - инерционности мышления, нежелания проводить глубокие изменения в инфраструктуре компании на уровне как высшего руководства, так и рядовых сотрудников. Количество компьютеров, установленных в организациях, и компьютерная грамотность работников неуклонно росли, что позволило без ощутимых потерь переходить на принципиально новые методы управления бизнесом. Российские предприниматели, привыкшие обращаться к опыту Западных стран при решении вопросов менеджмента, немного отставали, перенимая достижения зарубежных коллег. Но уже в то время, как в США принимались законы, определившие в том числе жесткие требования к документообороту и финансовой отчетности всех публичных компаний американского фондового рынка, в России на правительственном уровне существовало четкое понимание преимуществ, даваемых СЭД и подобными системами.
Дополнительные и архивные материалы
Успешное существование разработчиков ПО на рынке ИТ-продуктов и услуг практически невозможно без наличия развитой партнерской сети. Партнеры помогают снижать издержки процессов маркетинга и продаж, организуют коммуникацию между производителем и потребителями программных продуктов, предоставляют дополнительные сервисы (в том числе, по развитию функциональности базового ПО и обучению заказчиков), решают проблему географической полноты бизнеса. TAdviser подготовил обзор и рейтинг партнерских программ российских вендоров СЭД/ЕСМ-продуктов ().
Российский рынок СЭД меняется вслед за изменениями в подходах и потребностях бизнеса. В фокусе не просто настроенное движение документов и удобные для восприятия интерфейсы, но в первую очередь - эффективность процессов. Качество их автоматизации отражают, в том числе, workflow-движки. Workflow позволяет ускорить рутинные процессы и повторяющиеся задачи, повышая в итоге производительность и решая как операционные, так и стратегические задачи менеджмента. Проанализировать актуальные возможности российских систем электронного документооборота в части автоматизации процессов можно по итогам опроса поставщиков, проведенного TAdviser.
В ходе исследования TAdviser было опрошено 12 разработчиков систем электронного документооборота о возможностях предлагаемых ими workflow-движков (модулей, отвечающих за маршрутизацию документов) в рамках: инициации процессов, запуска процессов, движения по маршрутам и разработке маршрутов. Системы оценивались по 35 параметрам, с учетом уровня реализации функционала и по факту его использования заказчиками ().
Система документооборота предприятия вбирает в себя множество специфических организационных, структурных и производственных особенностей, фирменных установок, корпоративных стандартов и требований, определённых процедур взаимодействия между службами и исполнителями и так далее.
|
|
|
Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности, а также в государственных учреждениях.
|
|
|
|
|
Базовая терминология (ГОСТ Р 7.0.8-2013)
В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.
Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20-25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220-250 млн. долл.
Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись (ЭП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Основные принципы электронного документооборота:
· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Системы электронного документооборота, появившись относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена документных потоков, циркулирующих на предприятии.
Многое изменилось тогда, когда производители СЭД начали не просто копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных документов, но учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в частности, так и перед всей документооборотом в целом.
Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для поддержки его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более того, многие современные федеральные и муниципальные органы власти и по настоящий момент используют простейшие СЭД, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена его и не оптимизация и поддержка структуры управления.
Разделяя хронологически этапы эволюции систем электронного документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-х годах XX века и продолжавшийся фактически до его конца. Этот период характерен разрозненностью решений, которая появилась вследствие того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, необходимого для решения задач такого рода.
Рассмотрим причины, которые первоначально привели к необходимости автоматизировать документопотоки. В последней четверти двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности, исключительно пределах одного здания.
Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.
Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам документооборота, общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.
Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.
С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие
WorkFlow - потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM - enterprise content management (управления информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных - выделенной информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок вперед.
Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двузвенной архитектуры (СУБД - приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.
Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.
Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно предназначенные для управления информационными ресурсами средних и крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена “входного билета” на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.
Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.
К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:
· общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;
· кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);
· архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);
· коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);
· управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.
Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста - от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.
Зарубежные и российские разработчики до настоящего времени делили рынок в денежном выражении примерно поровну, однако по количеству внедрений соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных программ, а также недешевой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются, в основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для которых вопрос цены стоял не столь остро. Предприятия СМБ больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. Однако и крупные компании все чаще обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать отечественные системы: с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии.
На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД. Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе платформы Documentum. Принявшим участие в исследовании компаниям, разрабатывающим свои системы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («БОСС-Референт», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания "ИнтерТраст"», ComputerAge), принадлежит 12–15% рынка. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive Technologies. На долю системы, разработанной каждой из указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильные позиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision и Naumen. В СЭД не учитываются другие решения, созданные на базе платформ IBM, используемые для разработки ECM-решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения на платформах для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решения российских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA. Указанный сегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в $45-55 млн. Тем не менее, учитывая, что платформы IBM, используемые для создания систем электронного документооборота, широко представлены в России, то доля решений на базе технологий IBM может оказаться значительно выше суммарной доли опрошенных CNA компаний, в том числе за счет собственных разработок. В целом можно выделить три основных направления роста рынка, за который могут побороться новые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать увеличения спроса со стороны государственных учреждений после разработки соответствующей нормативно-правовой базы. Так как госсектор является определяющим потребителем СЭД в России, на долю которого приходится порядка 40% рынка, то многое зависит от того, какой путь изберет государство при создании развитой межведомственной структуры обмена информацией. Во-вторых, крупные коммерческие структуры, уже достаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях, стремятся объединить распределенные филиалы в единое информационное пространство и распространить успешную практику на предприятие в целом. И, в-третьих, средний и малый бизнес в последние два-три года внедряет все больше систем повышения эффективности организации рабочего процесса и уже осознал, какие преимущества это дает.
Объем рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России в 2008 г. составил, по предварительным оценкам CNews Analytics, около $210 млн. Крупнейшим заказчиком СЭД в России остается госсектор, и надежды на дальнейший рост также связывают с инициативами государства. Надежды на дальнейшее развитие связываются по-прежнему с госсектором, банками, телекомом и нефтегазом, изначально «поднявшим» этот рынок в России. При оценке объема рынка СЭД в России экспертами CNews Analytics, а также респондентами – компаниями-разработчиками и интеграторами – учитывается стоимость составляющих системы, услуги по консалтингу, внедрению и обновлению системы, а также обучение и техподдержка. Если по данным опроса 2007 г. доля услуг по внедрению была примерно равна стоимости системы (около 36%), то в 2008 г. респонденты указали, что доля внедрения немного увеличилась – 40% против 35% (стоимость системы). Отчасти такое изменение было связано с бурным ростом отечественного сектора ИТ-услуг в целом, на фоне которого заметно и быстро увеличивалась стоимость работ консультантов. С началом кризисных изменений в стране заказчики оживленно предвкушали, что цены на эти услуги в скором времени упадут. Однако по факту резкого удешевления профессиональных ИТ-сервисов до сих пор не произошло, при том, что этот рынок первым попадает в зону риска.
Рис. 1. Структура затрат на внедрение СЭД.
Рассмотрим восемь наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС - Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies). Представленный взгляд на СЭД - попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.
Критерии, выделенные в обзоре, помогут проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь областей автоматизации:
Делопроизводство;
Общий документооборот;
Управление договорной деятельностью;
Электронный архив;
Работа с обращениями граждан;
Управление проектами;
Работа с документацией СМК.
В таблице 1 приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.
Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное - спрос на нее в России до конца не сформировался.
Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД
Рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению
« цена / функциональность » [ 12]:
Рис. 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (диаграмма Gartner )
Данная диаграмма построена по принципу «магического квадранта Gartner », в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.
Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров вошли системы Directum , DocsVision и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах.
Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».
Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).
1. Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения». – С-Пб.: Азбука, 2002 г.
Книга содержит теоретические концепции и многочисленные практические рекомендации по оптимизации архитектуры системы управления документооборотом, распределению обязанностей между менеджерами и техническим персоналом как на этапе создания, так и при эксплуатации системы, организации экономичного хранения и высокоэффективного поиска документов и многое другое. Все эти советы основаны на богатом практическом опыте автора - ведущего канадского специалиста в области оптимизации документооборота, работавшего по заказам правительственных органов своей страны и ведущих мировых корпораций. Ключевая идея состоит в том, что грамотно построенная система документооборота не отнимает много ресурсов, но помогает принимать эффективные решения, повысить конкурентоспособность предприятия за счет того, что нужная информация становится легкодоступной и всегда "под рукой". Технология построения действенной системы документооборота предприятия описана в данной книге.
2. Методы и средства работы с документами. Антология. -Едиториал УРСС, 2000 г.
Сборник представляет работы по теоретическим и прикладным аспектам документооборота и смежным задачам распознавания текста, взаимодействия с базами данных, пользовательского интерфейса. Сборник адресован исследователям и разработчикам систем документооборота.
3. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999
В монографии изложены основы и вопросы повышения эффективности автоматизации делопроизводства учреждения, включая специфические проблемы, связанные с переходом на безбумажную технологию. Рассмотрены принципы построения современных систем управления электронными документами (СУД) и тенденции их развития. Приведены описания наиболее передовых зарубежных продуктов в области СУД. Приведены стандарты в области кодирования, сжатия, обмена, интеграции различных видов информации.
4. В. Жеребенкова. Документооборот на предприятии. - Вершина, 2005 г.
В книге рассмотрен документооборот с позиции бухгалтерского и налогового учета. Описан порядок составления организационно-распорядительных документов. Приводятся образцы унифицированных форм, используемых при расчетах с подотчетными лицами, выполнении кассовых операций, операций по расчетному счету, при учете материальных и нематериальных активов, основных средств, труда и заработной платы. Представлены регистры налогового учета, разработанные автором.
5. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. – М: РАГС, 2009. – 84с.
Изложены принципы и особенности создания автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Осуществлен выбор критериев и сравнение характеристик автоматизированных систем документационного обеспечения управления фирм-разработчиков, которые длительное время работают на российском рыке и имеют большое количество успешных практических внедрений. Рассматриваются вопросы нормативно-правового обеспечения систем электронного документооборота.
6. СЭД (рынок России)
http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_%D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8
Характеристика российского рынка систем электронного документооборота
7. Layna Fischer. Innovation and Excellence in Workflow Process and Knowledge Management. – Future Strategies Inc., 2000
Приведено описание наиболее выдающихся проектов в области реорганизации и управления бизнес-процессами и внедрения систем workflow. Упрощение бизнес-процессов с помощью технологии workflow и экстрасетевых решений. Технологии для виртуального предприятия. Стратегии workflow и группового программного обеспечения. Современные стратегии бизнеса и поддержка процессов. Рынок workflow. Интеграция систем workflow по обработке счетов к оплате и графических образов документов.
8. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – С-Пб.: Академия, 2006. -288 с.
Рассмотрены информационные технологии, применяемые при компьютеризации делопроизводства. Для приобретения практических навыков даны примеры с анализом их исполнения. Приведена технология создания системы управления базами данных. Рассмотрена работа с издательскими системами.
9. Глинских Александр. Мировой рынок систем электронного документооборота. - Jet Info №8 (2002)
Http://www.jetinfo.ru/2002
Основные понятия о системах электронного документооборота. Анализ современного состояния мирового рынка СЭД. Российский рынок СЭД. Примеры применения CЭД в мире. Интеграция СЭД с другими приложениями: ERP-системами и CRM-системами. Особенности выбора и внедрения СЭД. Основные участники мирового рынка СЭД и российского рынка СЭД. Ключевое значение для предприятия вопросов оптимизации и контроля документооборота и контроля за обработкой информации.
10. Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. – М: Логос, 2011. -452 с.
Раскрыты сущность и особенности конфиденциального делопроизводства. Освещены вопросы документирования конфиденциальной информации, оформления конфиденциальных документов, их учета, организации конфиденциального документооборота, классификации и систематизации конфиденциальных документов, обеспечения разрешительной системы доступа и режима конфиденциальной информации, подготовки конфиденциальных документов для передачи в архив и уничтожения. Дан анализ современных нормативных правовых актов в сфере информации ограниченного доступа и конфиденциальной документированной информации: персональных данных; служебной, профессиональной, коммерческой тайн; секретов производства и др.
11. ГОСТ 34.602-89 "Техническое задание на создание автоматизированной системы."
Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС) для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы».
12. Леонид Рейнгольд, к.т.н., Обзор систем электронного документооборота
http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
Рассматриваются государственные инициативы вокруг «Электронного документа», стандарты в области СЭД, технические возможности современных систем электронного документооборота, сравниваются их характеристики.
13. ГОСТ Р 51141-98
Отражает терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
14. Алексей Назаренко, История и тенденции развития современных СЭД
http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html
Рассматриваются история подхода к разработке, развитие функциональности, позиционирование и современная функциональность СЭД, будущее рынка систем электронного документооборота.
15. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. Антология. – ИНИОН РАН, 2003 г.
В сборнике анализируются проблемы документирования информации и организации документооборота в условиях современных информационных технологий. Освещаются вопросы классификации документов в социальной сфере, юридическая сила электронных документов, их правовой статус и обеспечение сохранности, роль в правовых отношениях, прежде всего в гражданском обороте и процессуальном законодательстве и практике, исследуются роль и место Федерального закона "Об электронной цифровой подписи" в системе организации документооборота в РФ, зарубежный опыт в сфере электронного документооборота.
16. Системы электронного документооборота: критерии выбора
http://www.doc-online.ru/a_id/156/
17. СЭД (Программные технологии)
http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0%94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82%D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)
18. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: Интел-Синтез, 2002 г.
19. Michael J. D. Sutton. Document Management for the Enterprise: Principles, Techniques, and Applications, 1996
20. Larry Bielawski, Jim Boyle. Electronic document management systems - Prentice Hall PTR, 1997
Работа с документацией занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество проблем.
Автоматизация затронула и эту сторону предпринимательства.
Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:
СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.
Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.
Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:
Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.
Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).
Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:
Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки.
Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.
ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места.
В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:
Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.
Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:
Рассмотрим каждый фактор подробнее:
На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.
Автоматизация – это здорово. Время толстых папок с кипами деловых бумаг прошло, а электронные документы создаются, исполняются и архивируются в несколько кликов или вообще самостоятельно. Нет, у вас не так? Значит, пора всерьёз заняться организацией электронного документооборота. Подберите хорошее программное обеспечение, и всё будет хорошо. Точно лучше, чем сейчас.
СЭД, или система электронного документооборота – это система компьютерного ПО, которая нужна для организации работы с электронными неструктурированными документами. Вторая (но не менее важная) задача СЭД – организация взаимодействия между сотрудниками путём передачи документов, выдачи индивидуальных заданий и других аналогичных действий. Словом, эта система позволяет создавать, изменять, искать, назначать и передавать любые содержательные акты в электронной форме.
С понятием СЭД тесно связано другое понятие – «ECM-система». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, которые применяются для сбора, накопления и хранения информации, управления ей и доставки всем адресатам внутри организации. Не нужно путать два этих определения. ECM – это более глобальная система. Чтобы эволюционировать до уровня ECM, СЭД должна расширить свой функционал (то есть содержать средства сканирования, поддерживать правила хранения бумаг, гарантировать их сохранность и т. д).
Словом, электронный документооборот – это кровеносная система фирмы.
СЭД здорово упрощает деятельность фирмы.
Главная задача всех систем автоматизации – заменить человека системой. СЭД не исключение. Обычно в компании есть несколько «золотых» сотрудников, на которых всё держится. Они всё знают, всё умеют, и стоит им уволиться, как происходит коллапс в миниатюре. Хорошего в этом мало. Автоматизация же распределяет груз ответственности на всех поровну и позволяет контролировать происходящее в онлайн-режиме. Как следствие, повышаются скорость и качество обслуживания клиентов. Как глобальное следствие, возрастают конкурентные преимущества компании.
Мы понимаем, что волшебных таблеток не бывает. СЭД – не панацея, это всего лишь удобный инструмент со своим назначением. Молотком не прикрутишь гайку, а СЭД не поможет вам в решении некоторых важных задач.
Дело в том, что эта электронная система «заточена» на работу с неструктурированной информацией. Поэтому заниматься с помощью СЭД кадровым делопроизводством или налоговым/бухгалтерским учётом бессмысленно. Например, при работе с кадрами не обойтись без структурированных выборок по персоналу (по специальностям, датам приёма и увольнения, образованию, квалификации). Храниться такие выборки должны в базе данных, но никак не в виде хаотичного «облака». То же самое относится к финансовым актам: накладные, счета-фактуры и прочие бумаги должны быть чётко структурированы. А для этого нужны специализированные бухгалтерские системы (то есть более узкие и специфичные инструменты). При анализе и моделировании бизнес-процессов на СЭД опираться тем более не стоит.
Существует несколько классификаций – по общей и специальной функциональности, технологии управления контентом, компонентам... Но вся эта теория имеет значение только для разработчиков. Вам ведь нужны практические решения, а не технические списки? В таком случае обратим внимание на самое животрепещущее – количество реализуемых функций. По этому параметру среди СЭД выделяют следующие виды:
Каждый следующий уровень масштабнее и круче предыдущего.
Главный минус разработчиков автоматических систем документооборота – косность. Из описаний зачастую мало что можно понять, промоматериалов мало, разбираться сложно… Придётся запастись терпением и проверить несколько СЭД по шестиступенчатому алгоритму.
Нельзя сказать, какая именно СЭД из представленных на рынке лучше и почему. Это всё-таки софт, и разработчики регулярно вносят в него изменения и дополнения. Система, которая была неэффективной сегодня, завтра будет смотреться очень даже неплохо по сравнению с «накосячившими» конкурентами (и наоборот). Универсальных решений нет, и вам всё равно придётся тестировать системы по каждому из шести перечисленных параметров.
К числу самых крупных и известных СЭД относятся следующие:
На момент написания статьи последние 5 из них выглядят откровенно недоработанными – слабый функционал, чересчур сложное и замороченное управление. Среди остальных выделить лидера не получится. Свои плюсы и минусы есть у каждой системы электронного документооборота.
Да, заниматься сравнительным анализом придётся долго, и это дело муторное. Но всё же не пожалейте времени. Помните, что вам не нужно универсальное решение, а больше функций – не значит лучше. Ищите систему, которая идеально подойдёт именно для решения задач, связанных с деятельностью вашей компании. Если потребуется, не ограничивайтесь изучением сайтов разработчиков. Позвоните по указанным телефонам, скиньте сообщение в службу поддержки и попросите связаться с вами по скайпу или другим удобным способом. Это CRM-систему можно подобрать за полчаса, с СЭД такое не пройдёт.
