В период кризиса в бизнесе в целях предотвращения всевозможных проблем, а также чтобы сделать работу в целом более эффективной, компании применяют методы, которые называются комплексной автоматизацией. При помощи этого метода можно добиться существенного снижения издержек как технологического, так и финансового характера.
В бизнес-процесс всегда включены различные этапы, функции, шаги и другие действия, производимые с определенной последовательностью. Основная цель применения бизнес-процессов – достижение предприятием определенных намерений (совокупности процессов с того момента, как принимают заказы, до того как их выполняют). В бизнес-процесс включены все участники организации, взаимодействующие между собой. Речь идет о руководителях, клиентах и сотрудниках фирмы.
То есть работу любого предприятия можно рассматривать как совокупность различных бизнес-процессов, связанных между собой. В компаниях все бизнес-процессы условно делятся на три вида. Это:
Исходя из всего вышеперечисленного, можно сказать, что любой руководитель должен управлять бизнес-процессами, поскольку именно от этого во многом зависит успех и процветание компании. Любой директор нацелен на организацию работы своего предприятия таким образом, чтобы выполнение бизнес-процессов велось в соответствии с составленной ранее схемой. При этом в деятельности компании не должны присутствовать сбои. Затрачивать время на работу с документацией в идеале также следует по минимуму.
Эффективных методов организовать свой бизнес на сегодняшний день много. Среди наиболее полезных и рациональных можно выделить комплексную автоматизацию бизнес-процессов на базе разработки своей модели информационной системы или уже готовой, но адаптированной под свое предприятие. Надо отметить, что такая система автоматизации дает возможность сделать производство более прибыльным, существенно сократив издержки.
Желаемого результата от автоматизации бизнес-процессов ждать не стоит при старом подходе к модели управления организацией. Традиционная производственная культура, чаще всего, пользуется функциональной управленческой моделью бизнес-процессами, которую применяют в течение уже довольно длительного периода времени. До сих пор она дает управленцам хорошие возможности для роста и развития. Самый большой дефект в ней – наличие задержек и потеря информации. Как правило, эффективные методы воздействия обсуждаются в устном формате. А поскольку такая форма имеет свойство искажать информацию, сведения после «переговоров» становятся недостоверными.
В современном бизнесе и экономической практике применяется множество методик для развития. Если же рассматривать не мировые тенденции, а отдельно взятую компанию, можно сказать о ряде проблем и симптомах, при которых комплексная автоматизация технологических и бизнес-процессов крайне необходима и важна. В этой статье мы рассмотрим все «с конца», описав совершенную с управленческой точки зрения компанию. Итак:
Если все это присутствует на вашем предприятии, делать ничего не нужно – пусть компания растет дальше. Если же все совершенно иначе, стоит задуматься об автоматизации бизнес-процессов, поскольку именно она позволит сделать деятельность вашей фирмы более успешной и продуктивной.
Каждая компания ведет свою деятельность, чтобы решить поставленные задачи, а потому каждый из бизнес-процессов необходимо выполнять для достижения целей фирмы. Если такой подход вам близок, значит, ваша организация ориентируется на достижение определенных целей, как и все сотрудники, трудящиеся в ней. На предприятии все работники, бизнес-процессы и действия должны быть продуктивными и преследовать одну цель. Только в этом случае можно говорить о перспективности работы компании в будущем.
В настоящее время многие предприниматели отдают предпочтение автоматизации технологических и бизнес-процессов. Это дает возможность решать следующие задачи:
1. Распределение ответственности
За каждое действие и бизнес-процессы в отдельности должен отвечать определенный человек. Именно это лицо заботится об эффективности выполняемого действия, может повлиять на ход событий, внести коррективы в деятельность, если это будет нужно. В бизнес-процессе есть определенные задачи и функции, а у каждого из них, в свою очередь, – тот, кто отвечает за их выполнение. Хорошо, если в компании есть вариант распределять функции и задачи между сотрудниками с помощью автоматизации. Если система выстроена грамотно, становится понятно, кто ответственен за выполнение тех или иных задач в бизнес-процессе.
2. Обеспечение целостности информации
Практически в каждой организации возникает проблема функционального управления, связанная с потерей, задержками или искажением информации. Этот вопрос можно решить благодаря автоматизации бизнес-процессов, поскольку исполнители всегда могут получить доскональную информацию о выполнении тех или иных задач. Каждый пользователь знает, что требуется сделать, и как достичь желаемого результата. Задачи могут сопровождаться различными объектами, к примеру, файлами Microsoft Office (Word, Excel).
Надо отметить, что при работе учетной системы на 1С платформе в качестве объектов могут выступать документация или накладная по расходам. Когда сотрудник получил ту или иную задачу, он не будет тратить время на поиск нужных ему данных, поскольку все важные для проведения той или иной работы сведения прикреплены к задаче.
Когда задание выполнено, сотрудник делает в системе соответствующую пометку. Далее система автоматизации начинает передавать информацию по управлению процессом другим сотрудникам. Такой подход существенно облегчает жизнь и руководителям, и сотрудникам компании. Сведения не искажаются, сохраняются, нет задержек. Кроме того, минимизируются риски невыполнения и несвоевременной сдачи задач. Исполнители не тратят много времени на поиск нужных сведений, а сама информация остается в первозданном неискаженном виде.
3. Соблюдение сроков
Компании, использующие традиционные управленческие методы, часто сталкиваются с нарушением сроков. Именно поэтому система автоматизации должна осуществлять четкое управление временем решения задач. Очень удобно, когда можно говорить как об относительных сроках решения задач, к примеру, «в течение 3 часов после получения», так и об абсолютных – «к 15.00 последнего дня этой недели». При этом система автоматизации выдает напоминания и производит контроль над сроками выполнения задач. В результате, менеджер фирмы получает возможность осуществлять контроль сроков выполнения любой задачи и получать статистику по сегодняшнему дню и за прошедший период.
4. Контроль
В системе должна быть отчетность. Необходимо осуществлять контроль над текущим состоянием компании: какие процессы выполняются в данный момент. Так, к примеру, из отчета можно узнать, что в данный момент сотрудники выполняют столько-то заказов по изготовлению оборудования и столько-то по его монтажу.
В идеале система также должна показывать, соблюдаются ли сроки решения задач. Возможность отслеживать эти бизнес-процессы позволяет руководителям контролировать, кто соблюдает сроки, а кто нет. Также необходимо анализировать статистику выполнения бизнес-процессов за прошедшие периоды: что было выполнено, были ли срывы и переносы сроков. Анализируя эти данные, работа предприятия может быть улучшена, а специалистами принят ряд организационных и кадровых решений.
За счет автоматизации бизнес-процессов компания может существенно повысить уровень и качество оказываемых услуг. Автоматизация бизнес-процессов практически исключает человеческий фактор, что особенно влияет на работу с большим объемом информации. Сделав выбор в пользу автоматизации бизнес-процессов, вы достигнете:
После того как вы оптимизировали бизнес-процессы, проанализируйте варианты их автоматизации. В некоторых случаях автоматизация бизнес-процессов не даст желаемых результатов, принеся только убытки. Речь, в частности, идет о следующих ситуациях:
Как правило, автоматизация бизнес-процессов начинается с длительной рутинной работы, от которой прямо зависит и доход, и выручка фирмы. Второй вариант – работа над проблемными участками и пробелами в производстве. Итак, что же нужно сделать?
Первое – автоматизация решения трудновыполнимых задач. К ним относятся, к примеру, такие мероприятия, как учет розничного товарооборота, анализ движения продукции, планирование финансовых потоков, распределение и учет рабочего времени, расчет себестоимости товаров и услуг.
Второе – автоматизация может затрагивать работу тех сотрудников компании, которые выполняют простые, но рутинные действия. Здесь можно отметить логистов, телемаркетологов, менеджеров по продажам. Также можно избавить некоторых работников от выполнения ряда действий. К примеру, очень разумно со стороны руководства компании вести учет товаров в интернет-магазине.
Третье – автоматизация бизнес-процессов может быть использована для наведения порядка, в частности, отслеживания запасов на складе, контроля дебиторской задолженности. Вы можете узнавать, насколько заняты работники, продуктивна ли их деятельность, выполняют ли они все поставленные задачи. Автоматизация бизнес-процессов, всех и сразу, не нужна. Если потребуется, вы можете поэтапно заниматься расширением масштабов автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Таким образом, создание единой системы управления будет постепенной. Самое главное – вы должны помнить, для чего внедрили на предприятие автоматизацию бизнес-процессов. Данная система должна быть полезной и решать определенные задачи. В противном случае вы потратите время и силы на ее внедрение.
Мнение эксперта
Анатолий Зубейров ,
генеральный Директор компании «Миллсистемс», Москва
Автоматизация, прежде всего, должна коснуться тех бизнес-процессов, которые требуют серьезных затрат в плане труда. Если речь идет о крупном масштабном предприятии, можно упорядочить оборот документов внутри компании, касающихся поставок и расчетов между различными ее подразделениями. Информационная система должна самостоятельно отслеживать все бизнес-процессы, не привлекая к этому персонал.
Что касается средних по размеру предприятий, здесь автоматизацию бизнес-процессов следует применять к покупателям и поставщикам – их взаимодействию между собой. Прежде всего, об автоматизации бизнес-процессов стоит задуматься торговым фирмам с несколькими десятками номенклатурных позиций и большим количеством контрагентов. Маленьким компаниям необходимо позаботиться о том, чтобы работа с IT велась максимально просто, а деятельность фирм при этом оставалась столь же эффективной. Чтобы вести все бизнес-процессы, на предприятии должно быть минимальное количество работников.
Качественная автоматизация складской логистики, доставки и сбыта ведет фирмы к снижению затрат, а также позволяет избежать:
Как выбрать программное обеспечение? Прежде всего, оно должно позволять проводить автоматизацию бизнес-процессов всех цепочек. Необходимо, чтобы всю операцию со всеми этапами можно было выполнять в кратчайшие сроки. Важно, чтобы об использовании программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов знали все сотрудники, даже если они недостаточно владеют компьютером.
Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы поддерживать управление на всех ступенях предприятия. Следует сказать о нескольких уровнях управления в компании. Речь идет о тактическом, стратегическом и оперативном. Опираясь на эту систему, стоит выделить следующие уровни автоматизации бизнес-процессов:
Мнение эксперта
Алексей Тулешов ,
генеральный директор компании «Сити-Бокс», Москва
При реализации проектов по автоматизации бизнес-процессов компании нередко опираются на практику других фирм в своей отрасли и начинают с оптимизации наиболее важного, на их взгляд, процесса. Но использование такого подхода оправдано не во всех случаях. К примеру, наше предприятие пока не начало проводить автоматизацию главного бизнес-процесса – работы с клиентами. Ряд других бизнес-процессов наша компания по максимуму автоматизировало, опираясь на опыт западных фирм, которые работают в схожей с нами отрасли. Мы искали готовые решения в России, однако безрезультатно. В связи с этим мы начали разработку собственного программного комплекса, позволившего управлять бизнес-процессами. Этот комплекс состоит из трех блоков.
Чтобы создать такую систему, мы потратили порядка 2,5 миллиона рублей. 500 тысяч рублей из этой суммы мы направили на подготовку ТЗ для специалистов по разработке. На данный момент мы завершаем тестировать систему, но основная часть работ завершена, и мы уже можем сказать: чтобы реализовать подобный проект, необходимо порядка 6 месяцев – одного года.
Автоматизация бизнес-процессов подразумевает проведение минимум четырех типов мероприятий.
Шаг 1. Проведите аудит бизнес-процессов
Основная задача аудита – выделение ключевых бизнес-процессов и лиц, которые являются ответственными за достижение этой цели. Вам следует обсудить с руководством всех важных отделов предприятия и выяснить следующие моменты:
Пусть бизнес-процессы в вашей компании описывают приглашенные консультанты. Это будет самым разумным решением, поскольку вы получите объективное описание и информацию о том, насколько они эффективны.
Шаг 2 . Назначьте руководителя проекта
При назначении сотрудника, ответственного за автоматизацию бизнес-процессов, учтите, что вы не достигнете успехов в следующих случаях:
Самое рациональное решение – доверить выполнение этой задачи человеку, который обладает подобным опытом в управлении и, к тому же, имеет необходимые навыки руководства и коммуникации. Далее вам следует:
Вы должны продвигать свою линию и рассказывать сотрудникам о необходимости выполнения всех предписаний проекта.
Шаг 3. Выберите IT-решение
Не надо вестись на сказки специалистов-консультантов, а тем более – покупать непроверенные или недавно появившиеся на рынке программы. В идеале нужно:
Важно непрерывно спорить со своими сотрудниками. Выслушивайте подчиненных, разговаривайте о возможных вариантах. Например, если ваша компания связана с производственной деятельностью, обойдитесь без внедрения именно на производстве дорогостоящей программы.
Шаг 4. Определите премиальные
Автоматизация бизнес-процессов не работает, если сотрудники компании не обладают достаточной мотивацией. Вам следует обсудить с собственником финансовые вопросы и договориться о сумме, которая будет направлена на премию за эффективное внедрение на предприятии автоматизации бизнес-процессов на каждом этапе.
Рассчитывать размер премии – очень субъективный вопрос. В этом случае важно не забывать о человеческом факторе, поскольку именно он является ключевым. Если вы – руководитель предприятия, то отлично знаете о запросах своих подчиненных. Кто-то вполне доволен небольшой премией за хорошую работу, а кто-то недоволен и годовой выплатой в качестве поощрения.
Если IT-система, которую вы внедряете, стоит недорого, не нужно устанавливать большой размер премий, ведь вы не заинтересованы в повышении стоимости проекта. Другой вопрос, если предстоит работать со сложной ERP-системой, которая позволит вам полностью перестроить деятельность предприятия. Здесь логично позаботиться о крупном размере премиального фонда, а то и повысить уровень затрат на IT-систему.
Мнение эксперта
Андрей Кистенев ,
генеральный директор компании «Интото» (служба доставки Shop-Logistics), Москва
Именно работникам вашего предприятия предстоит изучать интерфейс программы. В связи с этим вполне логично выслушать их предложения по поводу изображения на экране, желаемого дизайна, кнопок на мониторе и прочих составляющих. Если вы будете работать в тесном формате со своими подчиненными, то непременно избежите «бунта» при введении автоматизации бизнес-процессов. Мне кажется, разумнее сотрудничать в данном вопросе не со всем коллективом, а с его частью, конкретно – с линейными руководителями. К примеру, в ходе совещания я озвучиваю некоторые жалобы клиентов, связанные с системой автоматизации бизнес-процессов, и советуюсь с подчиненными, что делать, чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем.
В ходе обсуждения мы приходим к общему знаменателю и определяем, в чем причина того или иного сбоя. В данном случае я спрашиваю у начальника отдела, что нужно предпринять, чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем. Руководитель, в свою очередь, осознает проблему и предлагает оптимальные пути ее решения. Поскольку он заинтересован в улучшении ситуации, то будет лично контролировать процессы внедрения автоматизации бизнес-процессов и следить за качеством работы всех сотрудников.
Исходя из практики нашей компании, могу сказать: каждый отдел на предприятии всегда уверен, что изменения коснутся его и именно с негативной стороны. В связи с этим общие собрания перед внедрением автоматизации бизнес-процессов очень полезны, поскольку вы получаете возможность более подробно разъяснить о ключевых моментах того или иного вопроса, а также выслушать пожелания и мнения сотрудников.
Чтобы перейти от ручного рутинного труда к IT и сделать выполнение рабочих бизнес-процессов более быстрым и удобным, применяют именно системы автоматизации, состоящие из различных программ и сервисов. Говоря иначе, система автоматизации бизнес-процессов – это и сложная ERP-система, и «облачный» сервис. В любой системе автоматизации бизнес-процессов есть два ключевых элемента, один из которых ввод (сбор) информации, второй – предоставление обработанных данных в нужном для руководителя или профильного мастера типе или формате.
Есть хороший вариант моментального получения «воронки продаж». Необходимо лишь своевременно вносить сведения о коммуникациях с потенциальными покупателями товаров и услуг, указывать, в каком формате проводятся переговоры, успешны ли они, и по их результатам фиксировать в программе данные о сделках, которые состоялись. Так система автоматизации бизнес-процессов может существенно облегчить работу предприятия. Когда накопятся некоторые статистические данные, вы можете сделать вывод о качестве и интенсивности работы ваших менеджеров.
Стоит отметить, что все зависит от масштабности и многогранности бизнеса. Именно этот показатель влияет на количество исходных сведений, разнообразие и детальность итоговых отчетов о проделанной работе. Системы автоматизации по тому же принципу применяются для иных процессов. Благодаря продуманным IT-технологиям руководители предприятий могут за доли секунды получить важные для них данные, в частности, в каком количестве в компанию поступает прибыль, какие расходы несет компания, и какова их структура, насколько рентабельны проекты, эффективно ли работают менеджеры.
Выбирая систему автоматизации бизнес-процессов, помните, что у вас есть два варианта.
Наиболее простой задачей представляется внедрение стандартного решения по автоматизации бизнес-процессов. Финансово, к тому же, это более выгодно. Но следует отметить, что не каждую типовую модель можно адаптировать к своему предприятию. В некоторых программах по автоматизации провести донастройки нельзя, либо подобные действия существенно ограничены. Это же распространяется на облачные сервисы.
Чтобы выбрать подходящую именно вам программу, нужно выполнить проработку значительного объема информационных данных. Современный рынок представлен программной продукцией и обладает своими преимуществами и нюансами. Важно ответить на ряд ключевых вопросов:
Чтобы ответить на эти вопросы, можно провести консультации со специалистами компаний, которые выпускают программное обеспечение. Хорошо, если вам также удастся пообщаться с предпринимателями, работающими над подобными проектами. Опираясь на их практические рекомендации и опыт, вы получите ценные сведения и сможете выбрать тот или иной продукт.
Рассмотрим ряд распространенных в России средств автоматизации бизнес-процессов.
Enterprise Resource Planning, что также называют планированием ресурсов предприятия. В данном случае происходит автоматизация глобальных бизнес-процессов на предприятиях – финансового потока, сотрудников, операционной деятельности, управления производственным процессом. В крупных ERP-системах есть и бухучет, и функции для контроля, расчета зарплаты, учета кадров и времени, и управление финансами. Как правило, такими системами пользуются масштабные фирмы, подразделения которых находятся на разных территориях, в связи с чем руководство хочет знать, насколько прозрачны бизнес-процессы, как они формируются и трансформируются.
Чтобы внедрить Enterprise Resource Planning, необходимо тщательно подойти к данному вопросу, так как процесс касается разных отделов и категорий юзеров. Многие предприятия совершают большую ошибку, внедряя данную систему по автоматизации бизнес-процессов к себе в компанию, когда на деле не особо в ней нуждаются.
Customer Relationship Management (CRM-системы). Цель сложных программных решений данного типа – автоматизировать отношения с клиентами. В данный момент они имеют тесную связь с ПО SFA (Sales Force Automation) и включают в себя особенности обеих систем. Надо отметить, что автоматизация бизнес-процессов CRM на сегодняшний день – самое универсальное и востребованное ПО.
Работая с Customer Relationship Management, сотрудники компаний знают информацию о каждом из своих клиентов, управляют бизнес-процессами и выполняют ряд других функций. Ранее в качестве ключевых пользователей CRM выступали коммерческие службы и топ-менеджеры, но сейчас эти системы идеально подходят практически к каждому предприятию. Если необходимо, компания может выбрать автоматизацию бизнес-процессов CRM и применить ее для работы в своей отрасли.
Что касается различий в CRM-системах, здесь речь идет о количестве возможностей. Это может быть как сложная и многоступенчатая ERP, так и простая записная книжка. Если CRM-система составлена грамотно, ее можно легко интегрировать с 1С, разным ПО для работы аналитического и оперативного типа в фирмах.
PM (Project Management) являются системами, с помощью которых можно управлять проектами и целями, распределяя задачи по ответственным сотрудникам и оговаривая сроки их выполнения. Обычно подобные системы учитывают финансовые стороны проектов, ресурсы человеческого и материального характера. Пользуясь системой управления данного типа, вы можете контролировать выполнение задач в самом проекте, планировать результаты, узнавать о загрузке ресурсов.
Масштабы систем различны. Это могут быть как системы для крупных производств, так и небольших стартапов. Отличия также заключаются в функционале, целях и задачах.
Business Process Management System (BPMS). Речь идет об автоматизации бизнес-процессов. Это обособленный или соединенный с CRM/ERP/ECM вид ПО, который изучает процессы на предприятии как шаги в определенной последовательности с действиями и сроками, ответственными лицами на каждом из этапов. Подобные системы позволяют моделировать, запускать бизнес-процессы, а также производить их анализ. Business Process Management System (BPMS) дают возможности для создания алгоритмов бизнес-процессов с использованием как нативных редакторов, так и специальных нотаций (BPMN 2.0).
Сложно однозначно ответить на этот вопрос. Здесь можно провести аналогию, задав, к примеру, вопрос: «Сколько стоит дом?». Вы можете уложиться в миллион рублей, а можете в десять. Все зависит от качества стройматериалов, площади помещения, типа отделки. Так же и с ПО. Вам следует определить: решение каких задач первостепенно для вас, будет это типовым продуктом или настраиваемым, использование каких ресурсов вам потребуется, какое количество рабочих мест будет подключено и т.п.
Рассчитывая цену автоматизации бизнес-процессов, примите во внимание:
Здесь можно сказать и о непрямых расходах, куда входят, к примеру, временные затраты директора и других участников проекта, являющихся ключевыми.
Этап 1. Определение целей автоматизации
Чтобы принять решение о начале работы, связанной с автоматизацией бизнес-процессов, нужно определиться со стратегическими целями данного мероприятия. Подумайте, чего вы хотели бы достичь.
Этап 2. Формализация бизнес-процессов
Чтобы описать бизнес-процессы, определите, какие в нем есть подпроцессы, в какой последовательности следует выполнять все мероприятия, как движется информация, подумайте о наличии ресурсов и ограничений. Здесь учитываются также показатели эффективной работы и результативности бизнес-процессов: сколько времени и денег требуется на их выполнение, насколько качественен итоговый результат, насколько он точен и стабилен. На выходе получается реальная модель бизнес-процессов.
Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов
Как только модели разработаны, специалисты проводят их тщательный анализ и переводят из реальной модели в желаемую. После этого составляют план мероприятий, которые позволили бы достичь заданные цели с использованием бизнес-процессов. В завершении данного этапа происходит выстраивание бизнес-процессов для исключения задержек, лишних и необязательных операций. В результате проведения оптимизации оргструктура компании может быть реорганизована.
Этап 4. Разработка технического задания
Определение точных задач, решение которых зависит от участия владельцев.
Этап 5. Кодирование бизнес-процессов и разработка должностных инструкций
Процесс кодирования информации производится организациями, занимающимися внедрением. Для простоты обучения и эксплуатации систем, рекомендуется разрабатывать служебные инструкции на ранних этапах.
Этап 6. Обучение персонала
Обучение персонала необходимо в тех случаях, когда происходит изменение структуры работы. Этот этап предполагает возможность сопротивления ввиду изменений в составе сотрудников.
Этап 7. Опытная эксплуатация
Для того чтобы оценить продуктивность введенных систем, применяйте ее на практике. Это поможет избежать вам возможных ошибок.
Внедрением называется процесс предоставления ПО бизнесу, который нуждается в усовершенствовании.
Простыми задачами «внедрения» принято считать, например, установку ПО на компьютеры компании, регистрацию в удаленных сервисах, копирование данных и так далее. После этих операций можно переходить на этап эксплуатации, приступая к работе в привычном режиме, начинать заполнение клиентской базы и др.
Более сложными заданиями называются те, для выполнения которых составляется план, разрабатывается алгоритм решения определенных задач, дорабатываются системы под определенные требования компании. На следующем этапе выбираются специалисты в сфере программирования для проведения автоматизации бизнес-процессов. Выбор состоит из двух более востребованных вариантов. Например, программисты, специально вызванные извне, и программисты, работающие в вашей организации.
Разберем оба варианта создания автоматизации бизнес-процессов, которые, на первый взгляд, кажутся не столь примечательными.
Остановив свой выбор на программистах из вашей компании, вы на шаг приближаетесь к успешному выполнению поставленных задач, потому что ваши специалисты уже понимают, на чем специализируется компания. Они и правда имеют представление о вашей фирме, но это еще не гарантирует хорошего результата, так как их отношение к работе не столь ответственное, как должно быть. У вас не получится составить для специалистов определенный график или увеличить скорость работы. Нормированный рабочий день программистов предполагает работу по основным вопросам, а вот времени на работу по автоматизации бизнес-процессов недостаточно. Замена таких работников невозможна, так как язык написания кодов уникален у каждого программиста.
А вот специалистам извне неизвестен род деятельности вашей компании, что непременно скажется на качестве выполняемой ими работы. В основном, им несвойственен должный подход к работе, поэтому следует с осторожностью относиться к выбору специалистов для автоматизации бизнес-процессов на вашем предприятии.
При выборе специалистов по внедрению системы автоматизации бизнес-процессов, нужно серьезно отнестись к характеристикам предполагаемых партнеров. Для этого необходимо провести исследование и изучить цены на рынке услуг. Удовлетворительное соотношение цены и качества встречается крайне редко. Поэтому установите для себя ограничения в тарифах и руководствуйтесь этим при выборе партнера. Крайне важно наличие у партнера сертификата соответствий согласно международному стандарту ISO.
После выбора некоторых специалистов желательна реальная встреча со всеми потенциальными партнерами. Задайте ряд вопросов, напрямую касающихся введения в компании систем автоматизации бизнес-процессов. Узнайте, например, каковы условия заключения сделки, имеется ли опыт работы с компаниями, род деятельности которых схож с вашим. Благодаря этой информации вы будете иметь представление о вашем, возможно, будущем партнере.
Чтобы грамотно сделать выбор в пользу какой-либо организации, следует учитывать уровень вашей компании. Если фирма является не крупным брендом, а небольшим предприятием, который занимается одним видом деятельности, лучше всего будет выбрать партнера такого же уровня. В этом случае работа с подобными организациями будет идти быстрее и стабильнее, так как вопросы, возникающие у вас, лучше решать именно с небольшими компаниями.
Нельзя забывать о возможных рисках после процесса внедрения. Риски могут быть разными. Все зависит от изменения срока выполнения, внедрения до протеста со стороны сотрудников и возможных изменений в структуре бизнес-задач. Во избежание возможных рисков важно серьезно подойти к поиску квалифицированных специалистов, изучить имеющееся ПО для будущей стабильной работы систем. При личном участии хозяина бизнеса шансы на успешный «апгрейд» значительно увеличиваются. При выполнении всех перечисленных выше рекомендаций вам гарантирован благоприятный результат.
Грамотное разъяснение компании о пользе и результативности автоматизации бизнес-процессов поможет избежать возможного сопротивления работников. После разъяснения у сотрудников должно создаться ощущение неизменности принятого решения. При возникновении каких-либо проблем следует решать их незамедлительно, так как любая задержка приведет к существенному ухудшению работы компании. Для улучшения процесса внедрения автоматизации бизнес-процессов рекомендуется поощрять сотрудников премиями. Этим приемом можно добиться улучшения качества выполняемой работы.
Проблема 1. Проект не разбит на управляемые блоки, не выделены контрольные точки, и в результате сроки реализации проекта затягиваются
Для разных направлений проекта существуют различные варианты решения:
Проблема 2. Не определены логические рамки проекта, постоянно возникают новые пожелания, что приводит к затягиванию проекта
Нужно четко указать в утвержденном документе ограничения (рамки) для выбранного вами проекта. Этими ограничениями могут являться технические задания, проекты и проектные решения. Процесс автоматизации бизнес-процессов должен четко отражать все цели данного плана.
Проблема 3. Ресурсы привлекаются в проект не вовремя, их качество не соответствует решаемым задачам
Оцените необходимый объем ресурсов и сроки их вовлечения. Ответьте честно на вопрос: есть ли эти ресурсы сейчас, будут ли в нужный момент? Найдите компромисс между потребностью в ресурсах, их наличием и сроками реализации проекта.
Проблема 4. Персонал компании оказывает сопротивление
С помощью различных информационных ресурсов сообщайте сотрудникам об автоматизации бизнес-процессов. Большое внимание уделяйте информации, в которой рассказывается о важности и ценности внедрения. Объявляйте сотрудникам о заинтересованности вышестоящих лиц в исходе процесса. Найдите организатора протеста, постарайтесь уладить конфликт, в случае неудачи – увольте.
Проблема 5. Отчетность о ходе проекта носит формальный характер, реальных демонстраций и тестирования функциональных возможностей не происходит.
Выделение отличных результатов среди возможных неудач поможет организовать весь рабочий процесс. Для предотвращения будущих срывов сроков изучите всевозможные варианты решения проблемы. Например, проведите анализ полученных результатов после определенного периода времени. Если итоги не удовлетворяют сотрудников компании, доработайте показатели до идеала.
Проблема 6. Отсутствует эффективная система управления проектом .
Во время совещаний, на которых вы присутствуете, видите, как сотрудники компании участвуют в спорах, конфликтах, тем самым демонстрируя неуверенность. Для устранения таких конфликтов рекомендуется нанять специалиста по конфликтологии, который поможет урегулировать все имеющиеся сложные ситуации.
Проблема 7. Проект имеет низкий приоритет у исполнителя и выполняется по остаточному принципу.
Исполнитель не заинтересован в работе и не уделяет проекту достаточного количества времени. Нужно попытаться найти причины такого халатного отношения к проекту и попробовать устранить их. В случае неизменности ситуации следует заменить исполнителя.
Проблема 8. Не определены цели проекта, не утверждены критерии достижения целей и оценки результатов проекта .
Оценивание результатов происходит по личным предпочтениям, что пагубно сказывается на общей оценке всего проекта. Критерии оценки составляются индивидуально, в зависимости от направления проекта. Например, направление «Управление отношений с должником» обязывает к созданию критерия успешности, которое помогает компании грамотно подходить к вопросу о задолженностях клиентов. Таким критерием может являться увеличение процентной ставки на фиксированную сумму (1,45 % годовых). Определение цели проекта для последующих этапов реализации поставленной задачи поможет компании быстрее добиться положительных результатов.
Анатолий Зубейров , генеральный директор компании «Миллсистемс», Москва. Компания «Миллсистемс» является официальным дистрибьютором информационной системы Sellora Management System. Sellora Management System – это система управления ERP, отвечающая запросам любого бизнеса и подходящая для любого предприятия. Кроме того, система отлично оптимизирована под реалии российского рынка, т.е. учитывает все национальные особенности отечественного делопроизводства.
Алексей Тулешов , генеральный директор компании «Сити-Бокс», Москва. Сфера деятельности: предоставление в аренду частным лицам складских ячеек (или боксов). Количество складов: 2. Численность персонала: 20. Годовой оборот: свыше 100 млн руб. (в 2012 году).
Андрей Кистенев , генеральный директор компании «Интото» (служба доставки Shop-Logistics), Москва. Андрей Кистенев окончил МФТИ. С 2008 года работает в области электронной коммерции; ранее участвовал в проектах по автоматизации бизнеса. Сфера деятельности: грузоперевозки, в том числе по заявкам интернет-магазинов. Численность персонала: 30 (в штате), 40–70 курьеров (штатных и внештатных).
Автоматизация бизнес-процессов набирает все большую популярность на современном рынке. Это связано ч тем, что механизмы автоматизации позволяют прежде всего сократить издержки любого производства, а следовательно – сделать бизнес более эффективным.
Историческая справка и системы, внедряемые сегодня.
Началом применения ERP–систем можно считать 60-е годы. Тогда эти системы, в основном, использовались для контроля и управления товарно-материальными запасами, причем системы того времени полностью копировали традиционные подходы к этим операциям.
В 70-х годах фокус сместился в сторону MRP (Material Requirement Planning), системы помогали составлять календарные планы с учетом возможностей и потребностей сборочных единиц, необходимого сырья и компонентов.
В 80-х появилась концепция MRP-II, основной задачей которой была оптимизация всех производственных процессов. Поначалу MRP-II являлось добавлением к MRP возможностей планирования работы цехов и распределения внутри завода. Позже добавилось управление финансами, кадрами, инжиниринг, управление проектами и т.д. Фактически MRP-II – это прародитель ERP-систем.
Появившиеся в это же время CRM-системы использовались исключительно для прямого маркетинга, чтобы оперативно получать информацию о клиенте, с которым общается менеджер или продавец (в основном по телефону) и сохранять информацию об истории общения. Развитие CRM-систем шло плавно, они постепенно росли в функциональном плане, в 90-х они уже не только предоставляли возможности для сбора, сохранения и управления информацией о клиенте, но и предоставляли функции персонификации: различные бонусы для определенных клиентов или групп.
Стандартные системы автоматизации бизнес-процессов в глобальном понимании можно разделить на два больших пласта: первый из них – это дорогие системы для крупных компаний, например, SAP, PeopleSoft, Oracle, Siebel или некоторые продукты Microsoft. Эти системы очень функциональны, есть возможность их гибкой настройки и адаптации практически под любую отрасль бизнеса. Автоматизировать можно солидное количество бизнес-процессов компании: маркетинг, продажи, производство и многие другие. Следует отметить, что стоимость и сроки внедрения, а также цена владения не под силу среднему и мелкому бизнесу (за границей терминология немного другая: там компания, в которой работает менее 300 человек считается мелким бизнесом).
Второй – это системы, которые по карману среднему и мелкому бизнесу. В качестве примера можно привести 1С и отраслевые системы. Здесь рынок более динамичный, стоимость одного внедрения значительно ниже цен в первой группе. Компании, обращающиеся за разработкой или внедрением системы, четко понимают задачи и добиваются максимальной отдачи т.к. еще не успели открыть тысячи филиалов по стране и серьезно бюрократизироваться. Следовательно, происходящие в них бизнес-процессы могут быть подвержены реинжинирингу без лишнего сопротивления.
Безусловно, рынок значительно многообразней и, при желании, можно разделять системы и дальше, на группы и подгруппы.
В России особую популярность приобрели системы из первого «пласта» для крупного бизнеса, а также отраслевые системы и собственные разработки для среднего и мелкого бизнеса.
Возможные проблемы и их решение
Стоит отметить, что компании могут столкнуться с некоторыми сложностями при внедрении и дальнейшей работе с системой. Как правило, эти проблемы не носят критического характера и легко устранимы.
Чаще всего это сложности, связанные с привычками сотрудников. При внедрении системы многие сотрудники, особенно «старой закалки» могут сопротивляться нововведениям. Тем более, что порой установке системы предшествует рутинная работа по учету остатков, инвентаризации, пересмотру уже имеющихся данных и переносу их из старой учетной системы в новую. Необходимость такой работы не всегда понятна сотрудникам и здесь важную роль играет мотивация. Бывает, что компания естественным образом избавляется от сотрудников, не способных вместе с ней перейти к новой системе.
Другая сложность связана с тем, что не всегда можно с уверенностью судить об оптимальности того или иного процесса. Сотрудник может (в силу привычки) выражать недовольство новыми схемами работы, но в ряде случае это недовольство может быть оправданным и необходима коррекция процесса. Кроме того, в идеале, в системе автоматизации процессов всегда должна быть реализована система обратной связи, чтобы явное нарушение процесса не только было заметно, но и отражалось на показателях сотрудника. К примеру – если менеджер по продажам работает с договорами в системе, логично, что бы прогрессирующий процент рассчитывался в той же системе на основе оплаченных счетов (по договорам данного менеджера). А это достигается лишь комплексным подходом к автоматизации. В данном случае, например, необходимо, чтобы функции выставления счетов и учета оплат также были интегрированы в систему.
Прогнозы на будущее
Можно и дальше продолжать спорить о необходимости автоматизации бизнеса, но факт существенного сокращения издержек на предприятии налицо. Например, с помощью такой системы производственные предприятия могут качественно повысить контроль над закупками и складами, улучшить координацию работы отдела логистики и тем самым напрямую сократить собственные издержки.
Если говорить о прогнозах в данной области – уже сейчас предприятия все чаще заказывают частичную или полную автоматизацию бизнеса. Причем, если раньше любая автоматизация считалась сверхдорогим удовольствием, то, сейчас малый и средний бизнес получил альтернативу в виде приложений на базе веб-решений. Подобные разработки набирают популярность, а возможности, заложенные в данную платформу, позволяют снизить сроки и стоимость как разработки и внедрения, так и владения. На мой взгляд, рынок средств автоматизации будет расти, причем в сторону малого и среднего бизнеса, т.к. далеко не все могут позволить себе заказать SAP или даже Microsoft Dynamics, позиционируемую часто, как решение для малого бизнеса. Кроме того, для узкоспециализированных организаций стоимость внедрения таких решений оказывается ещё выше.
DocsVision
DocsVision – универсальная система автоматизации документооборота и бизнес-процессов, разработанная на базе технологии.Net и тесно интегрированная с платформой и приложениями Microsoft. В состав системы входят приложения «Делопроизводство», «Управление процессами» и «Административное делопроизводство», средства разработки приложений и бизнес-процессов, а также программные шлюзы в Microsoft Dynamics AX, Microsoft SharePoint Portal и 1С:Предприятие 8.0. Решения, построенные на базе DocsVision, позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система оперирует хранящейся в ней информацией и взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.
Автоматизация бизнес-процессов – лучшая возможность снизить издержки, повысить прибыль и привести предприятие в соответствие современным трендам. Узнайте, как выбрать систему автоматизации для своей фирмы.
Для рассылки формируется нейтральный текст, в который подставляется имя клиента. Независимо от того, мужское или женское имя подставлено, смысл текста не должен измениться. Во избежание шаблонности, рассылку можно составить в стиле писем, которые до внедрения автоматизации бизнес-процессов рассылались в ручном режиме.
При планировании рассылок следует обращать внимание на ограничения почтового сервера. На платных существует ограничение на число писем в час, на бесплатных серверах - ограничение идет по минутам. При превышении максимального числа писем производится блокировка почтового аккаунта. Во избежание таких ситуаций рассылка делится на несколько частей – это также необходимо учитывать при автоматизации.
С вычислениями работает каждая компания. В простейшем случае это – формула типа «Себестоимость * Процент = Цена» или «Количество * Цена = Сумма чека» .
Иногда встречаются сложные формулы. Иногда компании создают собственные программные комплексы – к примеру, по расчету пластиковых окон. Автоматизация вычислительного процесса позволит заполнять все необходимые поля и проводить все расчеты практически без учета пользователя – от него потребуется лишь ввести исходные данные, на основании которых будет проводиться работа.
В конечном счете это позволит свести к минимуму количество ошибок и ускорит работу пользователей.
Здесь все зависит от потребностей предприятия. Например, для предприятия розничной торговли необходима отчетность по приходу и расходу товара, товарным остаткам, списанию, отчеты о прибылях и убытках и т.д. И не всегда подходящее решение есть в готовом программном комплексе.
Определившись со всеми вопросами выше, вы получите представление о том, какая именно программа вам нужна. Далее у вас есть два пути:
Любую существующую информационную систему можно использовать для автоматизации какого-то бизнес-процесса. К примеру, ERP-системы используются для IT-поддержки производственного процесса, CRM-системы активно используются в продажах.
Есть три класса приложений, которые изначально разрабатывались для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим их немного подробнее.
Данные системы очень часто используются в современном бизнесе. С их помощью можно описать, документировать и сопроводить любые бизнес-процессы, проходящие в компании. Так как обычный язык не всегда может использоваться для формализации, специалисты разработали специализированные языки, названные нотациями. С их помощью можно проводить более формальное отражение бизнес-процессов предприятия.
Сегодня для моделирования широко используются многочисленные методологии (RUP, SADT и т.д.) и сопровождающее программное обеспечение. В небольших и средних компаниях для поддержки используется стандартное приложение Microsoft Visio, в крупных фирмах разрабатывается собственный программный комплекс, уровня ARIS Toolset.
Эта система разработана более двух десятилетий назад. В классическом виде она должна содержать следующие службы и приложения:
BPM – это системы управления бизнес-процессами. Они разработаны относительно недавно, как расширение систем предыдущего класса. Их отличительная черта заключается в том, что в один комплект могут входить средства для моделирования, реализации и дальнейшего сопровождения всех необходимых процессов.
Система BPM базируется на управлении потоками данных. Это она взяла от класса Workflow. Помимо этого, BPM может включать и ряд дополнительных подсистем:
На сегодняшний день единая система автоматизации бизнес-процессов отсутствует. Каждая компания вносит свои коррективы, необходимые для привлечения потенциальных клиентов.
На рынке предлагается множество разных программ, однако комплексное сравнение их функциональных и технических особенностей может отнять годы работы лучших сотрудников. Даже коммерческие исследования, предполагающие описание и сравнение существующих решений независимыми специалистами, не проясняют ситуацию.
Поэтому журнал «Генеральный Директор» предлагает использовать проверенную методологию выбора программы автоматизации.
Заранее определить, в какую сумму обойдется автоматизация бизнес-процессов предприятия, достаточно сложно. Стоимость программного обеспечения складывается из нескольких факторов:
Кроме затрат на разработку программного обеспечения, в стоимость автоматизации бизнес-процессов могут входить следующие составляющие:
Вендор в данном контексте – это поставщик, который предлагает вам готовое решение по автоматизации бизнес-процессов. Подходить к выбору партнера необходимо тщательно. В первую очередь, составляется список необходимых функций и проводится мониторинг рынка. Из нескольких сотен компаний, которые есть на рынке, отберите несколько, предложения которых идеально подходят для решения ваших проблем. После этого свяжитесь с представителями компаний из выборки и уточните, что именно и на каких условиях они готовы предложить именно вам, согласно вашим потребностям.
Если вендор уже имеет опыт разработки и внедрения систем автоматизации бизнес-процессов в фирмах с похожей спецификой и размером, то это плюс. Отзывы клиентов из интернета можно пока отложить в сторону, если есть возможность – стоит переговорить с клиентами разработчика напрямую. Также стоит обратить внимание на то, оказывает ли вендор услуги по обучению сотрудников вашего предприятия, техническую поддержку в течение срока эксплуатации, на каких условиях все это производится.
Один из основных факторов – скорость внедрения системы. Большинство распиаренных систем отличаются сложностью внедрения, слабой адаптированностью под конкретные бизнес-задачи. Внедрение некоторых программных комплексов может потребовать самых радикальных мер, вплоть до внесения изменений в организационную структуру предприятия.
При выборе вендора и программного обеспечения нужно учитывать все факторы. В ряде случаев оптимальный выход – заказать индивидуальную разработку, которая изначально будет создаваться для вашей компании.
Говорят, что те, кто живет в прошлом, не имеют будущего. То же самое можно сказать об организациях, которые отказываются принять все, что предлагают современные технологии. Современный деловой мир быстро развивается, и часто очень трудно успевать за постоянно меняющимися тенденциями. Кроме того, сложно удовлетворить ожидания клиентов, которые ждут немедленного отклика на свои запросы. Один из способов идти в ногу с технологиями и со временем - . Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов позволяет автоматизировать трудоемкие задачи, оптимизируя выполнение операций и выводя эффективность работы компании на новый уровень. Кроме того, автоматизация бизнеса позволяет вашим сотрудникам использовать свои навыки для выполнения той работы, которая им была поручена, не тратя ценное время на рутинные задачи.
Преимущества программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов
Согласно исследованию, опубликованному в 2013 году компанией CompTIA , существует пять аспектов деятельности, в которых, как полагают представители компаний, программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов может помочь улучшить результат: узкие места, которые замедляют работу (48 % респондентов), выполнение одних и тех же задач (46 % респондентов), плохое взаимодействие между отделами (39 % респондентов), трудности при обнаружении документов (33 % респондентов) и недостаточная прозрачность бизнес-процессов (27 % респондентов).
В частности, можно оптимизировать различные процессы, такие как:
Примите решение, какие рабочие процессы будут автоматизированы. После этого вы можете модернизировать их, разложив на этапы и настроив предупреждения и утверждения. Таким образом вы смоделируете реальные процессы, которые обычно выполняются вручную. К популярным областям использования автоматизации относятся маркетинг, управление клиентами и поддержка клиентов.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Помимо оптимизации существует множество преимуществ внедрения автоматизации, в том числе:
Выбор подходящего программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов
При выборе важно учитывать множество факторов, включая цену, соответствующую вашему бюджету, решение, которое интегрируется с вашими текущими приложениями, а также репутацию и способность поставщика предложить вам высококачественные решения и качественное обслуживание. Чего же вы ждете? Сделайте шаг в будущее и повысьте эффективность деятельности с помощью автоматизации бизнес-процессов.
.jpg)
На сегодняшний день являет собой одну из концепций управления ими, отличительная черта которой – использование информационных технологий. Она предусматривает широкое применение ЭВМ и программного обеспечения и обеспечивает управление информацией, ресурсами и действиями с минимальным участием человека в данных процедурах либо без такового в принципе.
Главная задача, которую призвана реализовать проектирование автоматизации процессов
– это вывод качественных показателей процессов на принципиально более высокий уровень. Достигается она главным образом благодаря тому, что основным преимуществом автоматизированного режима над ручным является его большая надежность.
Росту производительности;
- ускорению;
- удешевлению;
- увеличению точности и стабильности.
На сегодняшний день автоматизация процессов
в мире используется повсеместно – от координирования сложнейших производств до осуществления приобретений в супермаркетах. Направленность компании, равно как и ее масштабы, в данном случае не принципиальны: автоматика буквально пронизывает любую из них. А благодаря использованию процессорного подхода, для всей совокупности процессов применяются единые принципы автоматизации.
Хотя автоматизация процессов и имеет возможность реализовываться на разных уровнях, ее принципы для каждого из них, равно как и для любого из процессов, являются едиными. Данное обстоятельство задает условия максимально эффективной реализации процессов, осуществляемых в автоматическом режиме и определяет принципы управления ими со стороны автоматики.
К таковым принципам относятся:
1. Согласованность. В процессе, который контролируется автоматикой, все операции должны быть согласованы как взаимно, так и с его входами и выходами. Невыполнение данного условия нередко приводит к сбоям в выполнении поставленной задачи.
2. Интеграция. Находящийся под управлением автоматики процесс должен иметь возможность встраиваться в общую систему организации. В соответствии с уровнем автоматизации подобная интеграция может быть реализована по-разному. Что, впрочем, не меняет сути самого принципа, которая остается без изменений. Цель автоматизации любого процесса – это обеспечение его взаимодействия со средой, которая является по отношению к нему внешней.
3. Независимость исполнения.
Любой процесс, реализуемый посредством автоматики, должен реализовываться без человеческого участия или же со сведенным к минимуму уровнем контроля, осуществляемого оператором. При выполнении условия, что процесс реализуется корректно, человеческое вмешательство в него не должно иметь места.
Стоит отметить, что перечисленные выше принципы могут быть существенно детализированы, что зависит от типа процессов и уровня автоматизации.
Непрерывность;
- специализация;
- пропорциональность и т.п.
Уровни
Автоматизация процессов является необходимым условием поддержки управления компанией, затрагивающим все ступени ее иерархии, а уровень автоматизации определяется в соответствии с уровнем управления. Основных уровней управления три:
- оперативный;
- тактический;
- стратегический.
На основании описанной выше классификации выделяют следующие уровни автоматизации:
1. Уровень исполнителей. Характерными процессами для него являются те, которые выполняются регулярно. Их автоматизация работает на достижение оперативных целей (пример – реализация одного из процессов производства), поддержание заданных параметров (пример – автопилот авиалайнера) и сохранение нужного режима функционирования (пример – температурные показатели котла).
2. Уровень управления производством. В данном случае целью автоматизации является корректное распределение задач между процессами, находящимися ниже по иерархической лестнице. В качестве примера можно привести осуществление планирования производства и обслуживания, а также процессы управления ресурсами, документацией и пр.
3. Уровень управления предприятием. Автоматизация, осуществляемая на данном уровне, решает задачи, связанные с анализом и прогнозированием. Способствование эффективной работе высшей ступени иерархии предприятия в финансово-хозяйственной области – вот главное ее предназначение.
Что касается осуществления автоматизации процессов на каждом из вышеперечисленных уровней, то оно возможно благодаря использованию таких систем, как:.jpg)
- CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами;
- OLAP – аналитическая обработка в реальном времени;
- ERP – управление ресурсами предприятия.
1. Неизменяемый. В ходе процесса заданная последовательность действий не подлежит никаким корректировкам.
2. Программируемый. В зависимости от используемой программы и особенностей процесса, последовательность действий может меняться. Выбор нужной последовательности зависит от набора инструкций, на который и ориентируется система.
3. Самонастраиваемый. Нужные варианты решения задачи могут выбираться на усмотрение системы во время работы. Изменение их последовательности и условий выполнения производится посредством мониторинга хода процесса.
Данные виды автоматизации процессов могут использоваться обособленно либо как часть комбинированной системы: здесь все зависит от ситуации.
В соответствии с местонахождением предприятий в цепочке обработки природных ресурсов, все они могут относиться к одной из трех категорий.
Первая – это «добытчики» и производители сырьевых ресурсов. В качестве примера здесь можно привести представителей сельского хозяйства либо отрасли добычи углеводородов.
Вторая – это те, кто добытое первыми сырье обрабатывает. К данной категории относятся автопроизводители, предприятия, занимающиеся выпуском электроэнергии, стали, электроники и т.д.
Третья – это представители сферы услуг: развлекательные, медицинские, образовательные, финансовые и иные заведения и учреждения.
Для любых предприятий, к какой бы из описанных групп они ни относились, имеются общие категории процессов, связанных с их деятельностью.
1. Деловые. Или бизнес-процессы, как их еще называют. Их задача – это обеспечение эффективного взаимодействия как внутри предприятия, так и с различными внешними заинтересованными сторонами (потребителями товаров или услуг, поставщиками продукции, контролирующими органами и т.д.). Типичными бизнес-процессами являются все виды планирования, маркетинга и учета, а также деятельность по осуществлению контактов с потребителями.
2. Проектирования и разработки. Подобные процессы предусматривают сбор и анализ исходной информации, реализацию проекта, обеспечение контроля за его выполнением и т.п.
3. Производства. Все процессы по осуществлению производства товаров либо услуг следует относить к данной категории. Это же можно сказать и о процессах, связанных с различными видами планирования, снабжения, сервиса и т.д.
4. Мониторинга и анализа. Сбор и обработка данных, касающихся выполнения процессов является основной задачей процессов из данной категории. Примеры – осуществление контроля качества товаров или услуг, управления, запасов.
Все, кто желает ознакомиться с примерами разнообразных технических заданий по автоматизации подсистем компании, могут просмотреть и купить их в интернет-магазине «Менеджмент качества».
Являясь непростой и довольно трудоемкой задачей, автоматизация процессов требует четкого следования определенной стратегии, что способствует росту эффективности деятельности и получению немалого количества очевидных преимуществ.
Дабы сформировать стратегию, процесс необходимо:
1. Понять. На основании тщательно проведенного анализа можно получить максимально полное представление о процессе, вплоть до мельчайших подробностей. Так, следует получить данные о его входах и выходах, последовательности операций, наличии связи с иными процессами, состав его ресурсов и т.д.
2. Упростить. Сделать это можно путем удаления операций, не представляющих ценности. Некоторые операции можно объединять, осуществлять параллельно и т.п. Здесь приветствуется все, что является наиболее рациональным – например, усовершенствование технологии реализации процесса либо ее полная замена.
3. Автоматизировать. К данному пункту следует подходить лишь после выполнения предыдущего. Причина этого проста: чем более простым является процесс, тем легче он подлежит автоматизации и тем стабильнее и эффективнее он будет выполняться.
Практика показывает, что автоматизация процессов
в подавляющем большинстве случаев способствует ощутимому повышению качества – как продукции, так и управления ее производством. При внедрении менеджмента СМК она позволяет компании улучшить качественные показатели своей работы. Тем не менее, перед принятием окончательного решения, касающегося внедрения автоматизации, рекомендуется ознакомиться с основными ее преимуществами.
Итак, главные достоинства автоматизации процессов – это:
1. Ускорение выполнения операций, которые повторяются. Автоматика в процессе своей работы не подвержена усталости, что обеспечивает ее безошибочность, не зависящую от продолжительности деятельности. Помимо этого, однотипные задачи она реализует гораздо быстрее человека.
2. Улучшение качественных показателей деятельности. Главная причина этого – отсутствие человеческого фактора, что способствует снижению в разы количества различного рода ошибок.
3. Повышение точности управления. Благодаря применяемым информационным технологиям, объем данных о процессе может быть очень большим, что способствует более точному его исполнению.
4. Возможность одновременной реализации нескольких задач. Параллельное решение подобных действий с помощью автоматики значительно повышает производительность, при этом не нанося ущерба точности и качеству.
5. Увеличение скорости принятия решения в ситуациях, являющихся типовыми. Данное преимущество гарантирует отсутствие несоответствий на следующих стадиях процесса.
.jpg)
Когда автоматизация может быть неоправданнойОднако стоит принимать во внимание, что в некоторых ситуациях использование автоматизации процессов не является оправданным. Такое возможно, когда:
1. Выполняемые действия чересчур сложны технологически либо экономически.
2. Продукт имеет короткий жизненный цикл. В случае, если продукция создается и выводится на рынок максимально быстро, либо спрос на нее будет непродолжительным – автоматизация может оказаться менее рациональной, нежели ручное выполнение процессов.
3. Продукция является единичной, выполненной мастером вручную.
4. Спрос на продукт подвержен чрезмерным колебаниям. Данное обстоятельство приводит к изменениям объемов выпуска, что делает использование автоматики неоправданным.
В любом случае, перед принятием окончательного решения касательно целесообразности использования автоматизации следует провести как можно более тщательный анализ, дабы исключить вероятность некорректно сделанного вывода.
