Расскажем, для чего нужно прописать обязанности и права помощника руководителя отдельным документом. Объясним, как составить документ.
Скачайте документ:
Грамотно составленная должностная инструкция помощника руководителя позволит устранить разногласия, избежать конфликтов и судебных разбирательств. Стороны понимают свои права и обязанности, сотрудник знает, что входит в его обязанности и какие деловые качества ему при этом требуются.
Должностная инструкция помощника руководителя организации – это, по сути, вишлист (от англ. Wish List - список желаний) директора компании. Пожелания нужно учесть при составлении документа, чтобы затем менеджер по персоналу, принимая на работу специалиста, мог сразу определить, насколько он соответствует указанным требованиям. Это поможет повысить качество подбора и сократить время поиска подходящего кандидата.
Унифицированной формы регламента нет, но к настоящему времени сама практика кадровой работы подсказала оптимальную структуру должностной инструкции. При этом структура, названия и содержание разделов - не догма. Их всегда можно дополнить и исправить, руководствуясь реальными условиями работы, спецификой сферы деятельности организации и функционалом конкретной должности.
В организации составляют, как правило, два вида должностных инструкций - типовые и индивидуальные. Когда речь идет о таком важном документе, как должностная инструкция помощника руководителя организации, мы говорим, конечно, об индивидуальном подходе.
Нужно помнить, что помощник - правая рука генерального директора. У него должны быть развиты не только профессиональные компетенции, но и определенные личные качества. Поэтому есть смысл установить требования к квалификации не в разделе «Общие положения», а оговорить их в специальном разделе.
Кроме того, если у руководителя несколько помощников, их конкретные обязанности, зоны ответственности, вопросы подчиненности и взаимодействия оговорите отдельными должностными инструкциями.
К обязательным разделам инструкции помощника директора можно отнести:
Мы остановимся только на нюансах, которые нужно отразить именно в должностной инструкции помощника руководителя.
В разделе «Общие положения» обязательно укажите порядок назначения, освобождения и замещения специалиста. Приведите перечень нормативно-правовых актов, которыми помощник обязан руководствоваться в своей деятельности, а также оговорите подчиненность.
Скачать образец
Раздел «Основные задачи и функции» . Укажите, для решения каких основных задач в штатное расписание включили должность помощника директора, оговорите его участок работы.
Скачать и пройти тест
В разделе «Требования к квалификации» определите, какой опыт работы и по каким направлениям нужен помощнику, установите требования к профессиональной подготовке, уровню образования. ТК требует, чтобы специалиста оценивали исключительно по деловым качествам. Но для эффективного исполнения обязанностей помощника руководителя одних профессиональных знаний мало. В данном случае стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности, умение соблюдать конфиденциальность также являются деловыми качествами, которые можно включить в перечень требований к должности.
Раздел «Обязанности по должности» - это не только описание функционала, но и требования к выполнению этих функций. В настоящее время уже разработали профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и вам нет необходимости изобретать велосипед. Ознакомьтесь с этим профстандартом и выберите из него те должностные обязанности, которые будет выполнять помощник руководителя вашей компании.
Скачайте образец документа полностью
В соответствии с профстандартом, под описанием обязанности сразу можно привести перечень знаний и умений, которые потребуются для того, чтобы качественно выполнить данную работу.
Скачать инструкцию полностью
Раздел «Права» с учетом той трудовой функции, которую выполняет помощник директора, должен оговаривать его право принимать самостоятельные решения по конкретным вопросам, визировать определенные виды документов. Приведите в инструкции эти направления и дайте перечень видов документов. Кроме того, включите в раздел права:
Скачать образец
В разделе «Ответственность» оговорите те виды дисциплинарных взысканий, материальной или административной ответственности, которые можно применить к помощнику директора за некачественное и несвоевременное исполнение возложенных на него функций.
В разделе «Взаимосвязи» оговорите порядок взаимодействия помощника с руководителями другого уровня. Этот специалист напрямую подчиняется только генеральному директору, но инструкцией можно допустить и оговорить иерархию взаимоотношений с теми, кто руководит другими структурными подразделениями.
Скачайте образцы должностных инструкций
Должностные инструкции, как правило, разрабатывают сотрудника отдела кадров. Согласовывать должностную инструкцию помощника руководителя организации с руководителями других структурных подразделений, кроме юридической службы, не нужно. Утверждает документ директор компании.
С утвержденной должностной инструкцией помощника руководителя нужно ознакомить под подпись тем способом, который принять в организации: на самом документе, на листе ознакомления.
На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.
Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:
Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.
Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:
Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.
ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.
Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:
Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:
Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.
Помощник гендиректора наделяется следующими правами:
Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.
Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:
Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.
На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:
Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).
Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.
При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность. Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.
Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.
Основное назначение:
Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.
Она в основном выглядит следующим образом:
Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.
Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.
Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.
Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.
Основные составные части инструкции:
Рассмотрим более подробно каждый раздел.
Основные положения:
Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.
Занимающий эту должность на практике, может быть:
Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.
Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.
Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:
Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.
Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.
Основные обязанности следующие:
Основные полномочия и права помощника:
С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.
Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.
Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.
Помощник руководителя несет ответственность за:
Предусмотрены наказания за:
Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.
Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.
Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.
Должность - помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания - главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.
Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.
Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное - инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.
Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник - «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам - руководителям.
В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.
ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).
Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.
Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):
Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.
Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.
Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Приведем образец заполнения должностной инструкции помощника генерального директора. В инструкции представлены типовые должностные обязанности помощника руководителя.
Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.
Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.
1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.
2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.
3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.
5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
6. Помощник руководителя должен знать:
На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:
1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.
2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.
3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.
4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.
5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.
6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.
7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.
8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.
9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.
10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.
11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.
12. Выполнение служебных поручений руководителя.
Помощник руководителя имеет право:
1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.
2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.
3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.
5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.
6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.
Помощник руководителя несет ответственность за:
1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.
2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.
4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.
5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.
6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.
7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.
8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.
1.1. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.2. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность помощника руководителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности
2.1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
2.3. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подписьруководителя, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
3. Права
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Помощник генерального директора – лицо, в котором нуждается каждый достойный руководитель.
Осуществляя управление компанией, важно доверить половину рабочих дел тому человеку, который обладает должными знаниями, навыками, соответствующей компетенцией.
Именно поэтому первым и наиболее существенным вектором направления деятельности являются должностные обязанности помощника генерального директора.
Основой любой должностной инструкции выступает трудовое законодательство России, не стала исключением и такая должность, как помощник генерального директора. Обязанности, возлагаемые на «правую руку» руководителя в обязательном порядке должны быть составлены в соответствии с ТК РФ, а также дополнительными нормативно-правовыми актами.
Составленная инструкция утверждается начальником или руководителем организации. Его подпись означает законность принятого документа, а также согласие со всеми его положениями. Более того, руководитель вправе вносить изменения, дополнять обязанности либо вовсе не поставить автограф с вынесением мотивированного отказа и указанием на существенные недостатки.
Невозможно переоценить в деятельности компании роль, которую играет помощник генерального директора. Должностная инструкция для подобной категории лиц должна в обязательном порядке содержать общие положения, где работник сможет ознакомиться с нормативно-правовой базой, регулирующей его деятельность, а также с материалами, определяющими характер его работы.
Помощник генерального директора является техническим исполнителем указаний и решений управленца организации. Принимается и увольняется с должности путём приказа соответствующего должностного лица. Как правило, к нему предъявляются следующие требования:
Если вы желаете попробовать себя в данной должности, то будьте готовы к тому, что непосредственное и неукоснительное подчинение начальнику – главное правило работы, которого придерживается любой помощник генерального директора. Должностная инструкция также говорит о случаях отсутствия помощника на рабочем месте. В это время его обязанности выполняет заместитель руководителя, который несёт полную ответственность за их исполнение.
Функции помощника генерального директора основаны на следующих нормативно-правовых актах:
Помощник генерального директора должен быстро, чётко и правильно ориентироваться в нормативно-правовой базе, которая регулирует его деятельность в целом, а также работу подчинённых помощнику должностных лиц. Важно отметить, что необходимо изучить не только федеральное и региональное законодательство, но и местные нормативные документы.
Должность «правой руки» начальника компании предполагает твёрдые знания структуры и руководящего состава организации, а также всех существующих подразделений.
Важным навыком в работе являются умения правильно составить надлежащий документ – приказ, распоряжение, постановление и так далее.
То есть без основ делопроизводства помощник генерального директора не сможет в полной мере выполнять свои должностные обязанности.
Лица, претендующие на должность, должны обладать основами этики, владеть правилами делового общения, а также знать общие нормы трудового кодекса и административного права. Да и без навыков работы с электронно-вычислительными машинами также не обойтись.
Следующим базовым разделом должностной инструкции выступает перечень функций, которые обязан выполнять помощник генерального директора по общим вопросам:
Характеристика помощника генерального директора складывается как из представленных должностных обязанностей, так и из уровня их исполнения, и выглядит следующим образом:
Важно отметить, что представленный перечень должностных обязанностей работника не является исчерпывающим. Руководитель по своему усмотрению может изменить каждый пункт, если внесённые поправки не противоречат законодательству РФ.
В общем виде права помощника генерального директора представлены в следующем перечне:
Как правило, заключительным пунктом любой должностной инструкции являются положения о мерах ответственности, предъявляемых к работнику. Так, ответственность предусмотрена за следующие виды действий:
Юридическая ответственность может быть возложена на лицо как с участием правоохранительных органов, так и без привлечения таковых.
Как правило, существенную роль в определении меры ответственности играет характер и степень причинённого вреда. Если работником была испорчена вещь организации, то взыскание происходит в рамках дисциплинарной ответственности.
Если же ущерб носит межличностный характер, без участия следственных органов не обойтись
Должностная инструкция помощника ген. директора утверждается не только подписью руководителя, но и подписью лица, приступающего к выполнению своих прямых обязанностей.
Данный нормативно-правовой акт является местным, поэтому распространяется лишь на территории определённой организации.
Если в должностной инструкции имеются несоответствия федеральному или региональному законодательству, то работник имеет право отказаться от выполнения незаконно утверждённого положения.
Унифицированного образца должностной инструкции не существует, поэтому названный документ может составляться в свободной форме.
Требования к сотруднику, к его квалификации, а также спектр его прав и обязанностей определяются каждой организацией самостоятельно. Зачастую помощник руководителя помимо стандартных организационно-технических работ выполняет функционал специалиста по кадрам, юриста или переводчика.
Необходимо отметить, что и наименование должности сотрудника с указанным функционалом может варьироваться: ,административный помощник руководителя, ассистент, секретарь, секретарь‑референт и т. д. В т. ч. не предусмотрено такой должности, как помощник руководителя, и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, принятым постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367.
Стандартная должностная инструкция помощника руководителя обычно включает следующие блоки:
Образец должностной инструкции помощника руководителя можно скачать по ссылке:
Должностная инструкция – шаблон.
В качестве основыдля разработки должностной инструкции можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее по тексту – Справочник № 37).
В названном документе содержатся:
Например, при составлении должностной инструкции помощника генерального директора можно посмотреть характеристики и требования, предъявляемые к:
Приведенный выше перечень носит исключительно рекомендательный характер, так как должностная инструкция должна учитывать специфику организации труда, производства и управления в конкретной организации.
В Справочнике № 37 представлен лишь наиболее характерный для той или иной должности спектр функций, поэтому при разработке должностных инструкций разрешается расширение ли сужение перечня работ с учетом особенностей конкретной организации. Перечисленные там же стандартные требования к необходимой специальной подготовке работников в рассматриваемой ситуации опять же могут быть изменены.
Должностная инструкция составляется в письменном варианте.
Стандартный макет должностной инструкции, которой должен руководствоваться помощник генерального директора , должен предусматривать следующие реквизиты:
Согласованную и утвержденную инструкцию необходимо:
Итак, помощник генерального директора может выполнять достаточно широкий спектр обязанностей, поэтому составить универсальный образец должностной инструкции для этой категории сотрудников не представляется возможным – стандартное содержание документа дополняется и перерабатывается в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Для удобства при составлении должностной инструкции могут быть использованы специальные справочники и классификаторы должностей.
Назад к предыдущей статье Мы так привыкли к фразе «семья – это ячейка общества», что и «ячейка» эта потихоньку сошла до гражданского брака и «законная» семья в современной жизни имеет «контрактную» основу. А вот когда-то… До IX столетия обряд бракосочетания у славян заключался в участии в Евхаристии (причащении) на Литургии. Христианская пара по обряду брала […]
В _______________________________ (наименование банка) от ______________________________ (наименование взыскателя) _________________________________ (паспортные данные или адрес местонахождения взыскателя) ________________________________, имеющего счет в _________________ _________________________________ (наименование Банка взыскателя, _________________________________ его местонахождение) N _______________________________ БИК _____________________________ к/с _____________________________ _________________________________ ЗАЯВЛЕНИЕ «__»___________ ____ г. взыскатель ___________________ предъявил Вашему банку исполнительный лист N _____, выданный _______________________________ (наименование суда, выдавшего исполнительный лист) […]
Какая дополнительная информация прилагается к бухгалтерской отчетности: в) перечень организаций-дебиторов; 29. Что собой представляет отчет об изменениях капитала: б) форму №3 бухгалтерской отчетности; 30.
Какие требования предъявляются к бухгалтерской отчетности: а) достоверность; в) полнота отражения информации; 31. […]
1. Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Это положение закона прямо основано на ст. 19 Конституции РФ, закрепляющей равенство прав и свобод человека и гражданина и запрещающей любые формы ограничения прав граждан по признакам социальной, расовой, национальной, языковой или религиозной принадлежности, а также ст. 1 Конвенции МОТ N 111 «О […]
Целевой маркетинг: что это? нужен ли он компании? Стратегия целевого маркетинга возникла в результате ужесточения конкуренции на отраслевых рынках.
Увеличение количества игроков повлекло за собой рост предложения и значимое расширение ассортимента, появились новые возможности приобретения товара, рынки заполнились похожими товарами субститутами.
Понятие целевой маркетинг появилось в противовес концепции массового маркетинга, возникли новые термины целевой рынок, […]
При изготовлении кофейного напитка наша Кофе является теплолюбивым растением, родиной которого признаны Ближний Восток и экваториальная зона Бразилии, Чили, Индии и Африки.
Наиболее вкусным получается напиток, зерна для которого выращены на высокогорных плантациях, расположенных на высоте от 2000-х метров.
Именно здесь выращиваются элитные и дорогие сорта, урожай которых можно собирать по четыре раза за год […]
Об оплате за работу более 40 часов в неделю Может ли работодатель требовать от работника работать более 40 часов в неделю без оплаты? Ответ: Не может, за исключением случаев, когда в трудовом договоре с работником установлен ненормированный рабочий день. Правовое обоснование: В соответствии с ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени нормальная […]
Какая рыба самая дорогая в мире? Казалось бы – что такого может быть в рыбе, чтобы она стоила умопомрачительно дорого? Подборка материалов, которые можно озаглавить – самая дорогая рыба в мире об этом расскажет. Расположим рыб по возрастанию их цены. Рыба Фугу (цена 100-500$) - на 10-м месте Фугу, называемая также рыбой-шаром, кулинарами признается одной […]
В этой статье мы расскажем о том, что такое госпошлина за получение или замену паспорта РФ, какого она размера и от чего это зависит. Как и госпошлина в суд, в ГИБДД, рассматриваемый вид платежа - сбор, который взимается за предоставление различного рода государственных услуг. В том числе и в ходе процедуры оформления и выдачи документов, […]
Каждый руководитель компании (независимо от ее размера) должен иметь хорошего и умного помощника, чтобы переложить на него часть своих обязанностей.
Такой специалист должен обладать должной компетенцией, навыками, поскольку ему предстоит выполнять широкий список задач и дел.
Из каких пунктов состоит должностная инструкция помощника генерального директора? Давайте рассмотрим подробнее, поскольку этот документ позволит найти специалиста, который будет идеально выполнять свои обязанности.
Переоценить роль генерального директора в компании невозможно, поскольку это важный специалист, выполняющий поручения своего непосредственного начальника, его главный помощник, который обладает необходимыми профессиональными знаниями и навыками для построения нормальной работы в компании.
Помощник генерального директора
Помощник гендиректора – технический исполнитель указаний и решений своего руководителя. Может быть принят на работу или уволен только по приказу гендиректора. Обычно к этому специалисту предъявляют такие требования, как:
Решив стать помощником генерального директора помните, что главное – неукоснительно выполнять все требования своего непосредственного начальника.
Кроме того, должность предусматривает выполнение обязанностей руководителя в его отсутствие (например, если директор в отпуске или командировке). Его помощник несет не только полное право их выполнять, но и ответственность за принятые решения.
Работа помощника руководителя основывается на следующей локальной и нормативной документации:
Именно потому так важно, чтобы помощник руководителя ориентировался в нормативно-правовой базе компании, знал законы, соблюдал их при работе, не нарушал и понимал всю степень своей ответственности за принятие решений, идущих вразрез с решениями руководства.
Давайте подробнее разберем, что непосредственно должно быть в ДИ помощника генерального директора, что позволит вам максимально четко составить документ.
Данная должность предусматривает хорошие знания структуры компании, руководящего состава, всех подразделений организации. Хороший навык – умение правильно составлять все документы, в особенности приказы, различные постановления. Таким образом, одним из главных навыков является знание делопроизводства, поскольку без этого специалист не сможет полностью выполнять свои обязанности.
Читайте также! Программа проведения первичного инструктажа на рабочем месте
Кроме того, «правая рука» специалиста должен иметь навыки делового общения, знать правила этикета, соблюдать нормы ТК и ГК РФ. Естественно, необходимо уметь обращаться с компьютером – знать все офисные программы, уметь быстро находить информацию в Интернете и т.д.
Рассмотрим подробнее, какие функции должен выполнять данный специалист, чтобы прописать их в должностной инструкции:
Кроме того, помощник гендиректора должен выполнять следующие обязанности:
Также человек, который занимает данную должность, обязан доводить до сотрудников компании принятые на собраниях цели, задачи, проверять их работу.
Также в обязанности помощника генерального директора входит составление писем, запросов, разнообразных документов.
Кроме того, нужно помогать в организации рабочего места своему непосредственному руководителю, следить за наличием всех канцелярских принадлежностей и т.д.
При этом стоит помнить – составленный нами список обязанностей не является полным, то есть по мере необходимости его можно расширять и добавлять иные обязанности. Главное, чтобы внесенные корректировки не противоречили российскому законодательству.
Помощник генерального директора имеет не только обязанности, но и права, которые также следует обязательно прописать в ДИ:
Таким образом, «правая рука» руководителя имеет право на получение любой информации, которая касается непосредственно его работы.
Читайте также! Новый отчет в Роструд для работодателей (письмо №858-ПР)
Последний раздел любой должностной инструкции – ответственность специалиста, которая лежит на работнике. Так, работник несет ответственность за:
При этом юридическую ответственность могу наложить на специалиста как с привлечением представителей правоохранительных органов, так и без них – в рамках организации.
При определении степени вины обычно опираются на информацию о нанесенном вреде. Например, если сотрудник испортил имущество, принадлежащее компании, то к нему обычно применяют наказание в рамках дисциплинарной ответственности.
Но кроме перечисленного, важно еще и правильно оформить сам документ. Давайте рассмотрим, как правильно это сделать, чтобы в последующем у вас не возникло проблем.
Стандартный шаблон ДИ выглядит следующим образом:
После того, как должностная инструкция и ее «состав» будут утверждены, каждый лист пронумеровывают, прошнуровывают, а сам документ заверяют печатью компании. С ДИ обязательно знакомят сотрудника компании, а затем отдают документ на хранение в архив организации.
Помощник гендиректора способен выполнять различные функции и обязанности на предприятии, потому у него должен быть хороший стаж, широкие умения во многих областях, в том числе по управлению сотрудниками, навыки в делопроизводстве, знание законов ТК РФ и т.д. Оформление должностной инструкции позволит очертить основные рамки обязанностей и ответственности этого исполнителя.
Должностная инструкция помощника руководителя - документ, в котором четко определяется специфика задач, решаемых сотрудником на соответствующей должности, поскольку она может включать широкий круг обязанностей. На что обратить внимание при составлении инструкции, расскажем в нашей статье.
Должность «помощник генерального директора» может подразумевать очень разные трудовые функции. Сотрудник фирмы, занимающий ее, на практике может быть:
Изучим особенности инструкций для каждой из позиций подробнее.
В инструкции помощника директора по определенной группе вопросов в первую очередь фиксируется, что данный сотрудник:
По своим полномочиям такой специалист фактически равен заместителю руководителя фирмы. К данному сотруднику предъявляются достаточно высокие квалификационные требования:
Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться.
Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.
Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.
Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.
В должностной инструкции помощника руководителя , выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:
Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора.
Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику.
Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.
Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора. Как правило, речь идет об общих правовых нормах, а также локальных актах, которые непосредственно регулируют работу секретаря.
Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.
Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.
Скачать должностную инструкцию помощника директора , выполняющего трудовую функцию секретаря, вы можете здесь.
Скачать должностную инструкцию помощника директора
Помощник руководителя - должность, под которой могут пониматься очень разные трудовые функции. Работодателю важно, во-первых, очень четко определить их, а во-вторых, закрепить посредством издания должностной инструкции.
Изучить особенности составления других инструкций вы можете в статьях:
Руководство предприятием является ответственной и сложной задачей , топ-менеджер обязан выполнять множество процессов – контролировать работу подчиненных и выполнение предприятием заданного плана.
Достичь все эти цели без хорошей поддержки просто невозможно, поэтому второй значащей личностью на предприятии или в бизнесе является помощник руководителя , обязанности и полномочия которого оставляют весомое впечатление.
Толковыми ассистентами руководитель дорожит в такой же мере, как и офис-менеджерами, так как данная должность обязывает человека иметь не только основные базовые навыки, но и обладать множеством человеческих качеств:
При этом помощник руководителя обязан в себе сочетать противоречивые черты :
Помощник руководителя, как правило, работает не за плату, а за идею, и наличие преданности является самой ценной чертой.
Ассистенту вменяются следующие функциональные обязанности :
Данный список может быть гораздо больше, при этом объем полномочий помощника может зависеть от масштаба предприятия или бизнеса.
Так, на небольших предприятиях данный специалист помимо своих обязанностей может заниматься хозяйственным обеспечением деятельности офиса, ведением первичной бухгалтерской документации, координацией работы водителей, курьеров, поставщиков.
В то время как на больших предприятиях руководитель имеет сразу двух помощников – делопроизводителя, имеющего отношение к работе с бумагами и звонками, и помощника – организатора рабочего дня.
Требования у разных руководителей могут несколько отличаться в зависимости от их представлений об обязанностях помощника, кроме этого многие из них считают, что данное место предназначено для начинающих карьерную лестницу молодых специалистов.
Но наниматель с большими запросами будет искать только опытного специалиста в профессиональном и жизненном плане .
Основным требованием является наличие профильного образования средне специального или высшего, оптимальный вариант – администрирование и юриспруденция.
Но кроме этого соискатель должен:
Соискатель на место в приемной должен обладать определенными особенностями характера , которые ему пригодятся при исполнении обязанностей помощника:
Кроме этого характер ассистента должен дополнять характерные черты руководителя, что очень важно для гармоничного сотрудничества.
Ассистент – это правая рука руководителя, его работа предполагает постоянное нахождение при начальстве и исполнение всех его поручений, а именно:
Внесение информации в трудовую необходимо делать в течение 5 дней с момента подписания договора и начала исполнения обязанностей.
Вносится запись на основании приказа руководителя о принятии специалиста на работу.
Вписываются следующие данные :
Таким же образом указываются в трудовой и данные об увольнении, при этом работник должен ознакомиться с записью под роспись .
В данном видео рассказывается о том, кто такой личный помощник руководителя.
Лицо, занимающее данную должность, вправе:
Ассистент ответственен за некачественное исполнение обязанностей и халатное выполнение поручений. Если он совершил правонарушения, то может нести административную, уголовную и гражданскую ответственность .
Он несет ответственность согласно ТК РФ и ГК РФ при нанесении материального ущерба.
Должностная инструкция является обязательным локальным актом на каждом предприятии , она содержит должностные обязанности специалиста.
Документ содержит:
Должностную инструкцию на предприятии обычно составляет кадровик совместно с юристом, руководитель обязан ее утвердить.
Работник должен ознакомиться с ней и поставить подпись для подтверждения данного факта.
У помощника руководителя стандартный рабочий график 8 часов согласно трудовому соглашению.
Но на самом деле приходиться быть постоянно на связи и зависеть от дневного графика руководителя, что странно и неуместно для выпускника вуза.
Опытный специалист не будет столь категоричен, так как на любой должности могут происходить ситуации, требующие внеурочного выхода на работу.
К составлению резюме на данную должность необходимо приступать после изучения обязанностей и характеристик помощника .
Резюме на должность состоит из таких пунктов:
Этот раздел необходим для придания веса своей персоне, чтобы наниматель понимал, что именно данный кандидат ему нужен. Лучше будет, если его сделать в процессе учебы или работы.
Должность ассистента является отличным началом для выпускника учебного заведения, она дает возможность расширить свой кругозор и применить на практике полученные знания.
На должности ассистента можно получить неоцененный опыт , как профессиональный, так и жизненный, но добиться карьерного роста не всегда удается.
Занимая подобное место, и отлично исполняя свои обязанности, специалист может надолго на нем остаться, так как руководители не всегда готовы отпускать ценные кадры. В таком случае можно ожидать хорошую оплату, премирование и выплату прочих льгот, но только не продвижение по карьерной лестнице.
Если же молодой специалист пришел на должность помощника начальника подразделения, то здесь больше шансов попасть в приемную генерального директора, а это уже продвижение вверх.
Работа в качестве правой руки руководителя - оптимальный вариант для лиц, которые ею одержимы и считают своим призванием быть ассистентом, ведь это большие перспективы иметь стабильную и высокую оплату труда, а также получить опыт и увидеть много стран.
Как грамотно построить карьеру на должности помощника руководителя? Ответ на вопрос - на видео.
Благополучие компании в условиях жесточайшей конкуренции на современном рынке почти полностью зависит от правильных и своевременно принятых решений руководителя. Для помощи директору и для создания условий, когда руководитель не вынужден отвлекаться на разрешение второстепенных задач, и существует должность ассистента или помощника.
В России ощущается дефицит сотрудников, способных взять на себя обязанности по администрированию, а потребность в квалифицированных помощниках огромная. Надежный ассистент, который ответственно исполняет обязанности по организации, сбору и передаче информации, освобождает генерального директора от необходимости нерациональность тратить время.
По сути, ассистент – это не секретарь, а доверенное лицо руководителя с особым статусом в компании. Толковый личный ассистент ценится директорами фирм не меньше, чем топ-менеджеры.
Персональный ассистент должен владеть не только профессиональными знаниями, но и обладать определенным набором человеческих качеств – преданностью корпоративным интересам, хорошим вкусом, чувством такта, доброжелательностью. С одной стороны помощник директора должен суметь приспособиться к особенностям характера директора, а с другой – организовать коллектив и контролировать исполнение некоторых проектов.
При этом ассистент в своей работе должен соблюсти баланс, чтобы не принимать решений вместо руководителя, в то же время не перекладывая задачи на шефа.
Сегодня около 80 вузов России готовят специалистов по документообороту и управлению, но руководители традиционно предпочитают принимать на должность ассистента выпускников историко-архивных и филологических факультетов.
На должность ассистента нередко переходят хорошо проявившие себя секретари, координаторы, операторы call-центров, консультанты, ресепшионисты, делопроизводители, офис-менеджеры и секретари-референты.
Сфера обязанностей ассистента директора зависит от масштабов предприятия, принятых в компании стандартов и стиля руководства. Как правило, обязанности помощника сводятся к следующим функциям:
Высококвалифицированный помощник директора, по сути, является управляющим администратором, и для эффективной работы он должен уметь предвидеть развитие событий, чтобы предупредить возможные осложнения. Также очень ценится умение тактично обращаться с конфиденциальной информацией.
Ценнейшие качества ассистента генерального директора: коммуникабельность, грамотность, дипломатичность, исполнительность, аккуратность, ответственность, способность быстро справляться с большим потоком информации, для чего нужны хорошая память и быстрые реакции.
Основной плюс этой профессии — возможность получить от преуспевающего руководителя бесценный управленческий опыт. Приобретенные таким образом знания помогут продвижению по службе или станут стартом для открытия собственного дела.
473 Общие положения
1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника заместителя генерального директора по внешним связям, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и внешними организациями. Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
2Переименование, ликвидация должности Помощника заместителя генерального директора по внешним связям, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
3Помощник заместителя генерального директора по внешним связям непосредственно подчиняется Заместителю генерального директора по внешним связям.
1.4У Помощника заместителя генерального директора по внешним связям подчиненных нет.
474 Цели и должностные обязанности
474.1Деятельность Помощника заместителя генерального директора направлена на достижение следующих целей:
474.1.1обеспечение качественного распределения рабочего времени Заместителя генерального директора по внешним связям;
474.1.2обеспечение взаимодействия Заместителя генерального директора по внешним связям с должностными лицами XXX и внешних компаний.
474.2Для достижения установленных целей Помощник заместителя генерального директора по внешним связям исполняет следующие обязанности:
474.2.1обеспечивает эффективность планирования встреч, совещаний и переговоров Заместителя генерального директора по внешним связям;
474.2.2обеспечивает техническую поддержку планирования рабочего времени Заместителя генерального директора по внешним связям;
474.2.3обеспечивает непрерывный прием срочной информации от сотрудников Компании и внешних организаций, обеспечивает ее обработку;
474.2.4обеспечивает соблюдение в Компании правил документооборота по документам, поступающим или инициируемым Заместителем генерального директора по внешним связям;
474.2.5обеспечивает непрерывный прием, сортировку и своевременную передачу Заместителю генерального директора по внешним связям всей поступающей корреспонденции;
474.2.6подготавливает материалы для Заместителя генерального директора по внешним связям к отчетам, совещаниям и т. п.;
474.2.7организовывает мероприятия, осуществляемые под контролем Заместителя генерального директора по внешним связям;
474.2.8осуществляет оперативную связь внутри Компании, а также со сторонними организациями по вопросам текущей деятельности;
474.2.9обеспечивает эффективность административной, информационной и хозяйственной поддержки деятельности Заместителя генерального директора по внешним связям;
474.2.10 оформляет командировочные расходы для Заместителя генерального директора по внешним связям;
474.2.11 учитывает рабочее время сотрудников, составляет графики отпусков, оформляет больничные листы;
474.2.12 обеспечивает своевременное и эффективное планирование бюджета и контроля расходов;
474.2.13 оформляет формы БД-5, БД-8, Б-2Р, Б-1Р и др.;
474.2.14 заказывает канцелярские товары;
474.2.15 формирует аптечку (подает заявки один раз в квартал).
474.3Для достижения установленных целей Помощник заместителя генерального директора по внешним связям осуществляет взаимодействие с иными организациями в пределах своих должностных обязанностей.
Взаимодействие по вопросам профессиональной деятельности с внешними организациями осуществляется в соответствии с планами деятельности, задачами руководства и своими функциональными обязанностями.
475 Показатели оценки деятельности
Деятельность Помощника заместителя генерального директора по внешним связям оценивается на основе достижения целей и решения поставленных задач в полном объеме в установленные стратегическими и календарными планами сроки.
476 Общекорпоративные нормы
Деятельность Помощника генерального директора по внешним связям регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
476.1Правила внутреннего трудового распорядка
476.8Настоящая должностная инструкция.
Помощник заместителя генерального директора имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
5.1 получать информацию в соответствии с выполняемыми функциональными обязанностями, касающуюся показателей работы деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей;
5.2 быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами.
478 Ответственность
Помощник заместителя генерального директора несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX Фирмы XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
479 Требования к работнику при приеме на работу
Общие обязательные требования
Образование
Высшее (гуманитарное, экономическое, юридическое)
Опыт работы
Не обязателен
Профессиональные навыки
Навыки деловой коммуникации и телефонного общения, общая грамотность, знание основ делопроизводства и документооборота
Специальные требования
Знание специального ПО, технических систем
Опытный пользователь Word, Excel, электронная почта, Internet, Power Point
Знание нормативной документации
Кодекс корпоративной этики
Владение методиками
Ведение переговоров, деловая этика.
480 Словарь специальных терминов и сокращений
Термин, сокращение
Определение термина, сокращения
Органы государственной власти
Компания
Служебная записка на приобретение работ, услуг и товарно-материальных ценностей, требующих изготовления
Служебная записка на увеличение/уменьшение бюджета
Служебная записка на осуществление расходов
Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.
481 Лист ознакомления
С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.