Что такое корпоративная социальная сеть? Корпоративная социальная сеть 3 Для личного общения со всем внешним миром Для совместной работы внутри компании –Создан специально для бизнеса, –Помогает людям эффективно сотрудничать, –А компаниям – успешно развиваться.
Корпоративная соцсеть в структуре внутренних коммуникаций Корпоративная социальная сеть 5 НАПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЙ ИНСТРУМЕНТЫ Вертикальные, односторонние, сверху-вниз, один ко многим Корпоративное издание Корпоративный портал (Интранет) Электронные рассылки Стенды, информационные доски Корпоративное радио и ТВ Горизонтальные, односторонние, один к одному Корпоративная почта Мессенджеры (ICQ, Skype) Курилка, кухня, кулер Горизонтальные, вертикальные, многосторонние, многие ко многим Корпоративная социальная сеть
Социальная база знаний Корпоративная социальная сеть 7 Эксперты указывают свои темы Читатели подписываются на темы, задают вопросы Эксперты пишут контент, отвечают на вопросы Читатели обсуждают и оценивают Формируются рейтинги экспертов и тем Документы Ссылки Новости Вопросы и ответы Идеи… Мотивация экспертов с помощью социальной системы оценки и признания
Ожидаемые результаты внедрения. Бенчмаркинг (1) Корпоративная социальная сеть 12 McKinsey: коммуникации с помощью соцсетей могут повысить продуктивность взаимодействующих сотрудников (Interaction Workers) на 20-25% Источник: The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, McKinsey Global Institute, July 2012
Ожидаемые результаты внедрения. Бенчмаркинг (2) Измеримые выгоды: Сокращение затрат от исключения дублирования задач Сокращение затрат от реорганизации бизнес-процессов Экономия затрат в проектах за счет улучшения совместной работы и коммуникаций Повышение продуктивности сотрудников за счет быстрых коммуникаций и доступа к экспертизе Ускорение адаптации новых сотрудников Неизмеримые выгоды: Улучшение вертикальных коммуникаций между сотрудниками и руководством Организация открытой среды для общения и сохранения обсуждений Усиление драйверов успеха Корпоративная социальная сеть 13 ROI Срок окупаемости Суммарная выгода (PV) Всего затрат (PV) NPV 365%4.3 месяца$ $ $ Источник: Forrester Research, The Total Economic Impact Of Yammer ROI в течение трех лет с учетом рисков
Ожидаемые результаты внедрения. Бенчмаркинг (3) Корпоративная социальная сеть 14 39%Больше горизонтальных связей 25%Быстрее адаптация новых сотрудников 29%Больше коммуникаций с топ-менеджментом 34%Меньше времени на поиск экспертов и информации 27%Меньше переписки по 26%Меньше совещаний 24%Меньше времени на командировки 27%Меньше дублирования задач 32%Больше идей, сгенерированных внутри компании 23%Больше успешных задач 32%Быстрее получение ответов на вопросы 37%Выше продуктивность совместной работы 30%Выше удовлетворенность сотрудников Источник: Jive Software, The business value of social business. Customer survey results.
Оценка результатов. Примеры KPI Использование системы Количество активных профилей Посещаемость: количество входов в день Связи: подписки (followers) Активность: количество сообщений, комментариев, рекомендаций (likes) Использование тем, скорость ответов на вопросы… Ценность для бизнеса Затраты времени на переписку по, звонки, совещания Скорость решения проблем клиентов Количество идей, предложенных сотрудниками Выявление скрытого кадрового резерва Вовлеченность, лояльность, мотивация, текучесть… Корпоративная социальная сеть 15
Методология внедрения Корпоративная социальная сеть 16 ЭТАПОПИСАНИЕ КОНЦЕПЦИЯ Формирование рабочей группы, включая представителей HR, IT, Маркетинга и других подразделений. Согласование целей проекта и показателей его успешности (KPI). Согласование плана пилотного запуска. ПИЛОТНЫЙ ЗАПУСК Создание первого сообщества активных пользователей, выявление групп, интересов, тем для обсуждения, разработка типовых сценариев. «Посев» контента. Оценка результатов пилотного запуска и план развертывания. РЕШЕНИЕ – ВНЕДРЯТЬ ИЛИ НЕТ РАЗВЕРТЫВАНИЕ Развертывание КСС для всех сотрудников и подразделений. Объяснение сотрудникам целей и задач КСС, обучение, тиражирование лучших практик, выявленных в пилотном проекте, «посев» контента. Программа вовлечения сотрудников. Интеграция с другими системами. УПРАВЛЕНИЕ Мониторинг использования КСС, модерация, отслеживание метрик и оценка результатов внедрения (KPI), получение и анализ обратной связи. Развитие функционала и контента КСС.
Команда проекта Корпоративная социальная сеть 17 Руководитель проекта Развитие сети Комьюнити- менеджер Бизнес- пользователи Лидеры групп Эксперты Содействие проекту HR менеджер T&D менеджер Маркетинг & PR менеджер Технологии Системный администратор Специалист по LDAP Специалист по MS SharePoint Консалтинг Руководитель проекта Консультант по внедрению Инструктор Разработчики Куратор проекта Сотрудники DaOffice
История успеха: Розничная сеть МТС Корпоративная социальная сеть 18 Основная цель: обучение новых и удержание опытных продавцов. Ситуация до запуска: Текучесть в среднем 7-10% в месяц Затраты на прием и обучение нового продавца 6000 руб. + 1 месяц его работы (
Это неправильно, так как всё-таки это достаточно разные инструменты с разными свойствами и разными задачами.
Это всё не вовлекает людей! Посещаемость колеблется между низкой и очень низкой, а количество постов и комментариев можно пересчитать по пальцам. Знакомо?
Блоги – хороший инструмент для обстоятельного выражения своих мыслей. Но самый большой их недостаток – это то, что далеко не все пользователи готовы писать длинные обстоятельные заметки.
Считается, что из 100 читателей только 1 будет писать заметки в блог. И только 10 будут комментировать. Таким образом, новые посты будут появляться пару раз в неделю. Это слишком редко, чтобы у ваших сотрудников выработалась привычка регулярно заходить читать новое в блогах.
А если у людей нет привычки читать, то и писать в такой блог не будет даже тот 1% пользователей, который хотел бы это делать. Ведь какой смысл писать то, что почти никто не прочитает? Именно поэтому корпоративные блоги редко получают настоящую популярность.
Вики - хороший полезный инструмент для совместной работы или для накопления и систематизации знаний.
Но сам по себе он не является вовлекающим. Мало кто будет ходить в вики каждый день и перечитывать статьи – не появилось ли что-то новенькое. Подписка на изменения тоже не даёт нужного результата, так как большинство изменений незначительны и не касаются лично вас (основываюсь на личном опыте).
В итоге вики часто становится уделом лишь для нескольких энтузиастов, которые просто очень верят в её полезность.
Форумы могут давать достаточно хорошую степень вовлечения пользователей. Но всё-таки меньшую, чем могут дать социальные сети. Можно сказать, что форумы – это прародитель нынешних социальных сетей.
На мой взгляд, основная проблема форумов – это их сложная структура с разделами, подразделами и топиками. Чтобы добраться до нужного тебе контента, каждый раз приходится немножко попотеть:)
Социальные сети в этом смысле привносят хороший инструмент подписок (или «добавлений в друзья»). Это позволяет вам один раз подписаться на нужных людей и нужные темы и после этого читать только ОДНУ страницу новостей, которая содержит только то, что вам действительно интересно.
Поэтому форумы – это хоть и неплохой инструмент, но всё сильнее уходящий в прошлое.
Хотя электронная почта и имеет положительные стороны применения, не стоит закрывать глаза и на многие проблемы, возникающие при работе с ней, в частности проблемы с коммуникациями:
Но существует еще одна вещь, которая сделала электронную почту крупнейшим сливом продуктивности для сотрудников – навязывание общения по электронной почте получателю письма. Да, это относится именно к получателю, а не к отправителю. Разрабатывать структуру хранения писем и разбирать хаос в папках с входящими сообщениями – к этому приводит отсутствие в почте собственной коммуникационной структуры. В итоге фильтрация писем становится трудной задачей – необходимо определять актуальную информацию, находить относящиеся друг к другу письма и раскидать все это по папкам. Эти действия проделывает каждый человек, участвующий в обсуждении, для каждой отдельной ветки писем. А если прибавить к этому высокоинтеллектуальному труду «профессиональный спам» - когда у получателя нет возможности отказаться от некоторых обсуждений, к которым он был добавлен отправителем - ситуация становится неуправляемой для многих людей и куча времени тратится в пустую.
Иллюстрация разницы между «культурой профессионального спама» и «культуры выбора».
В «культуре выбора» у всех и каждого есть возможность определять в каких разговорах они хотят активно участвовать. Скорее всего, это будут обсуждения представляющие ценность для сотрудника и интересные ему темы. Это означает, что темы разговоров по умолчанию открыты и размещаются на открытых платформах. В этом случае отправитель принимает тот факт, что получатель не обязан тратить свое время на ознакомление со всеми публикациями, а читает лишь те, которые ему наиболее интересны и ценны.
Даже людей, использующих электронную почту по привычке можно заманить в новый вид коммуникации. Они по прежнему могут писать сообщения по электронной почте, автоматически оставляя сообщения в корпоративной социальной сети, а не списку адресатов в электронной почте. Таким образом, они точно доставят информацию именно тем, кому она будет интересна. Даже если другие члены команды выбирают подписку на группу/тему через электронную почту, информация останется доступной в сети всем, кто в ней когда-либо будет нуждаться. Как только получатели прочитают информацию, они спокойно могут удалить электронное письмо и при этом будут уверенны, что они найдут содержимое письма в группе/теме. Другими словами, нет необходимости тратить время на организацию писем в папках почтового клиента для упрощения поиска в дальнейшем. Они просто заходят в группу в корпоративной соцсети, чтобы найти нужное обсуждение, находят его с помощью общего поиска или в списке тем. Если они захотят оставить комментарий к обсуждению, почему бы не сделать это в группе, где все увидят, кто и что прокомментировал, вместо того, чтобы создавать многочисленные связки электронных писем, нажимая на кнопку «ответить всем».
В отличие от блогов и вики писать в соцсеть очень легко, поскольку она не требует создания больших обстоятельных статей. А написать пост на пару предложений – это легко, это может почти каждый. Наша статистика показывает, что активных писателей в корпоративной соцсети – 30%. То есть вовлеченность на порядок больше, чем у блогов (1% авторов и 10% комментирующих).
Корпоративная социальная сеть решает задачу вовлечения людей лучше, чем любой другой из инструментов Enterprise 2.0. Она действительно позволяет достичь того, что ваши сотрудники будут ходить туда каждый день. Просто потому, что там всегда будет что-то новое и интересное.
А уж если ваши сотрудники начнут ходить в вашу соцсеть каждый день, то она сразу станет способом повысить посещаемость и всех остальных ваших внутренних ресурсов – корпоративного портала, блогов, вики, систем управления проектами, систем дистанционного обучения и прочих. Для этого достаточно будет просто публиковать в соцсети ссылки на новые события в этих ресурсах, при чем это может делаться автоматически.
Если говорить совсем кратко, то корпоративная социальная сеть призвана повысить посещаемость и востребованность всех существующих у вас в компании инструментов коммуникаций и совместной работы. И поэтому её нельзя путать ни с чем другим!
Недавнее исследование, проведенное McKinsey Global Institute, под названием «The Social Economy: Unlocking Value and Productivity Through Social Technologies», утверждает, что с помощью социальных технологий, компании могут повысить производительность труда на целых 25%.
По результатам исследований ученые в McKinsey Global Institute определили четыре основные области, в которых платформы для совместной работы наиболее эффективно повышают производительность труда офисного персонала:
Многие не решаются использовать социальные инструменты для совместной работы из-за заблуждений или отсутствия четкого маршрута к успеху. Кроме того, нечеткие описания преимуществ соединения и вовлечения сотрудников не передают истинного значения обмена знаниями и социального сотрудничества для решения важнейших проблем бизнеса. Ну и не стоит забывать о вопросах безопасности.
Ниже приведены пять распространенных мифов, которые препятствуют получению передовых инструментов для социальной совместной работы внутри компании, и комментарии к ним.
Миф 1 - Социальные платформы для совместной работы не являются надежными и безопасными.
Так как большинство социальных инструментов для совместной работы располагаются внутри ИТ-инфраструктуры организации, можно быть уверенным, что все ваши данные находятся в безопасной окружающей среде – идеальной платформе для специалистов и групп, работающих над конфиденциальными проектами или заданиями.
Миф 2 – Корпоративные социальные инструменты больше для объединения сотрудников, общения и веселья, они не могут быть использованы для выполнения задач.
Компании обращаются к корпоративным социальным платформам для достижения критических бизнес целей, в том числе для быстрого взаимодействия, обмена знаниями и выстраивания более рациональных коммуникаций, чтобы избегать лишних головных болей и ограничений электронной почты, о которых шла речь выше. Вместо просеивания цепочки из нескольких email-писем, лишь только для того чтобы найти наиболее важную и актуальную информацию, а затем ждать ответа, сотрудники получают мгновенный доступ к экспертам, отделам и информации для выполнения критических задач!
Миф 3 – Корпоративные социальные инструменты помогают сотрудникам использовать социальные медиа для коммуникации с их ключевой аудиторией.
Традиционные социальные сети, такие как Facebook, LinkedIn и Twitter, в первую очередь, объединяют людей на личностном, равном уровне за пределами корпоративных брандмауэров. Корпоративные социальные инструменты, напротив, используются для привлечения пользователей внутри организации для решения бизнес-задач, раскрытия знаний экспертов для создания инноваций, принятия решений и улучшения результатов. Эти инструменты взаимодействия безопасны, рациональны, работают в режиме реального времени и синхронизируют взаимодействие и коммуникацию команд, что приводит к увеличению их производительности и рентабельности.
Миф 4 – Корпоративные социальные инструменты не решают реальных проблем бизнеса / не показывают истинное ROI.
Существует большая потребность в неформальном рабочем инструменте, который обходит типичные барьеры программного обеспечения, существующие в большинстве организаций. Современные технологии (CRM, ERM, автоматизация бизнес процессов и другие) делают свою работу, храня информацию и оказывая помощь стандартным бизнес-процессам, но не поддерживают динамические неформальные коммуникации, необходимые для инновационного мышления и принятия совместных решений. Корпоративные социальные инструменты для совместной работы показали положительный прирост эффективности, производительности и прозрачности бизнеса, помогая командам решать реальные проблемы и выполнять задачи. Главное, что нужно сделать – связать эти показатели в бизнес-целям организации. После соответствия с бизнес-целями, истинные преимущества корпоративных социальных инструментов для совместной работы быть измерены для получения реального ROI.
Миф 5 – Социальный корпоративный инструмент для совместной работы не может быть адаптирован для удовлетворения моих потребностей. У меня нет выбора, кроме как вкладывать деньги в полностью надежную платформу.
Компания всегда может выбрать, какие именно инструменты социального взаимодействия обеспечат те возможности и преимущества, которые наиболее важны для организации. Formicary Collaboration Group считает, что эти инструменты могут быть разделены на три категории: вовлечение сотрудников, осведомление сотрудников и коллективного разум. Компании могут начать с категорий, отвечающих наиболее актуальным потребностям бизнеса и продолжить внедрение уже оттуда. Например, имеет смысл выбрать инструменты, которые максимизируют базу талантов вашей организации для формирования кадрового резерва или улучшат непосредственные взаимодействия между командами для принятия решений по критически важным вопросам. Независимо от категории или нужд компании внедрение должно произойти не в одночасье, а стать процессом.
Корпоративный портал должен быть, во-первых, полезен для работы, а во-вторых, интересен для сотрудников. Между тем, развернув необходимый функционал для обеспечения «во-первых», многие компании недооценивают необходимость второй составляющей. С внедрением технологий социальных сетей для корпоративных нужд у организаций появляются принципиально новые возможности для развития.
Развитие современных технологий привело к настоящей революции в области работы с корпоративной информацией. Как известно, профессор Эндрю Макафи (Andrew McAfee) из Гарвардской школы бизнеса, автор понятия и концепции Enterprise 2.0, изначально определил концепцию как «использование новых платформ социального программного обеспечения внутри компаний или между компаниями и их партнерами и клиентами». Макафи отметил, что такие инструменты создают многочисленные, зачастую новые связи между сотрудниками и различными рабочими группами компании. Эти связи способствуют распространению корпоративных знаний и опыта по методу «перекрестного опыления», что создает волне реальные коммерческие преимущества.
Сегодня ярко и наглядно проявляется тенденция перехода от «сообщества читателей» к «сообществу писателей» не только в Интернете (в блогах, форумах и сетях), но и в корпоративной среде. Поэтому растет роль портала как точки притяжения социально и бизнес-активных сотрудников. Те компании, которые, с одной стороны, создают на портале удобную площадку для общения, а с другой - стимулируют сотрудников именно там общаться на профессиональные темы, могут получить для себя очень интересные и полезные результаты.
Однако структурирование информации на портале зачастую организовано в виде многоярусного «шкафа» с «ящиками»-разделами, где сложены те или иные документы и где найти их не так-то просто. В подобном виде информацией очень сложно обмениваться: ее можно разыскать, но не получится передать коллегам, обсудить, изменить.
«Как только мы начинаем думать, каким образом повысить коэффициент использования корпоративной информации, мы приходим к технологиям социальных сетей: пользователи не только потребляют информацию, но и могут прокомментировать ее, получить обратную связь, - рассказывает Виктор Комар, директор департамента интеграционных решений компании IBS. - Именно так мы можем заставить информацию работать. Тем компаниям, у которых стандартный функционал корпоративного портала работает давно и успешно, есть смысл присмотреться к новые возможностям организации взаимодействия сотрудников».
Обмен мгновенными сообщениями и постоянное присутствие в виртуальной информационной корпоративной среде - важнейший инструмент оперативных коммуникаций, - подтверждает генеральный директор компании «1С-Битрикс» Сергей Рыжиков. - Внутрикорпоративная социальная сеть (персональные блоги, живая лента, микроблогинг) - это зеркало компании, где с точностью до мельчайших деталей отражаются люди и их отношения, структура компании со всей ее эффективностью и неоптимальностью.
Решения для организации корпоративных социальных сетей становятся все более востребованы из сугубо практических соображений руководства. Компании все отчетливее начинают осознавать, что самые значимые компетенции сотрудников лежат в сфере «неявного знания». Неявное знание находится в головах сотрудников, в отличие от явного - документированного на бумаге, в виде файлов или данных в различных информационных системах. По оценкам аналитиков, обычно соотношение неявного и явного знания в организации составляет примерно 80 к 20.
«Организации, которая стремится к успешному развитию, необходимо побудить сотрудников выложить на корпоративный портал или любой другой ресурс компании хоть какую-либо часть знаний, находящихся только в их головах, - говорит Ирина Максимец, начальник отдела программного обеспечения компании «СИТРОНИКС Информационные Технологии» в России. - Корпоративные социальные сети с поддержкой внутренних неформальных технологий для работы с информацией, - один из действенных инструментов достижения этой цели».
«Благодаря активности сотрудников, - продолжает тему Виктор Комар, - на портале создается так называемый UGC (user-generated content - «контент, создаваемый пользователями»), который является основным элементом и для корпоративной социальной сети, и для системы управления знаниями. Понятно, что площадки внутри портала преимущественно будут сгруппированы по профессиональному признаку - аналогично тому, как создаются сообщества по интересам в Интернете: юристы будут общаться с юристами, а технологи - с технологами. Так, например, в одном из крупных холдингов реализуется глобальная программа трансформации бухгалтерского учета. И бухгалтерам нескольких десятков предприятий холдинга, разбросанных по всей стране, очень нужна площадка для обсуждения их проблем, обмена опытом, генерации решений. Где они могут это сделать? Естественно, на портале - и лучше всего на специально отведенной для этих целей площадке внутри него».
В частности, портальные технологии позволяют создать обучающую социальную сеть на основе корпоративного портала, где специалисты обсуждают важные темы, дают советы и обучают новичков, создают документы и предлагают идеи. Фактически сотрудники создают и формируют сообщество единомышленников и профессионалов. Решение этой задачи позволяет им создавать ценности компании, «зарядить» новичков и подтянуть менее активных сотрудников к участию в корпоративных командных мероприятиях. Кроме того, по мнению Ирины Максимец, портал может стать незаменимым инструментом внедрения стратегии всей корпорации или перехода ее на новую брендинг-программу.
Правильное использование предлагаемых технологий корпоративного портала помогает компаниям сохранить уникальность и не утратить свою ценность на рынке.
Возможности корпоративных социальных сетей дополнены тем, что в современных платформах появились средства прозрачной интеграции рабочего стола и пользовательских приложений с порталом. Например, человек прямо из Word может опубликовать версию документа, и она становится доступна остальным пользователям. А прогресс в технологиях поиска (тегирование, ключевые слова, типизация, голосовой поиск), возможность сквозного поиска по различным источникам, в том числе с учетом уровня доступа, которые предоставляет портал пользователям, позволяют сделать любой контент легкодоступным.
Хорошо забытое старое
Инструментарии для создания внутренних социальных сетей и совместной работы включены практически во все современные развитые технологии, программные линейки крупных ECM-вендоров - таких, например, как IBM, Documentum или Microsoft. Кроме того, на рынке существует большое количество специализированных решений, «заточенных» именно под корпоративный сегмент.
Константин Жуков отмечает: «Концепция Enterprise 2.0 и входящие в нее Wiki, Блоги и mash-up-приложения продолжают набирать популярность. Хочется отметить, что новая версия SAP NetWeaver Portal 7.3 широко поддерживает все эти современные веяния».
Организация и работа внутренних корпоративных социальных сетей аналогична открытым. В них каждый пользователь также заполняет свой профиль, указывает компетенции, интересы, цели, ведет блоги, устанавливает связи с коллегами. При этом могут формироваться свободно, на условиях самоорганизации группы людей, которым интересны те или иные вещи. Важным фактором при этом является визуализация всего этого хозяйства и быстрое нахождение необходимой информации в рамках корпоративной сети. В идеале чем крупнее компания, тем более востребованы в ней эти технологии.
Однако необходимо понимать, что восприятие некоторыми людьми термина «социальная сеть» как чего-то сверхнового и самого последнего является неверным, - напоминает Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании АйТи. - На самом деле социальная сеть - это совокупность взаимодействий/взаимоотношений между разными людьми, существующая с момента появления человека как биологического вида. И эта тема активно изучается социологами с 20–30-х годов прошлого века. Поэтому можно с абсолютной уверенностью говорить, что взаимоотношения в рамках социальной сети существуют всегда и везде, в любой организации и являются неотъемлемой частью любой социальной структуры. В настоящее время речь идет только о том, чтобы с помощью современных технологий добавить в уже существующие и новые социальные сети еще один канал общения людей, который позволяет всю информацию взаимодействий делать видимой.
Сергей Рыжиков советует разворачивать корпоративную социальную сеть под девизом «Его пример - другим наука»: для популяризации нового инструмента очень важно, чтобы руководители одними из первых размещали сообщения в своих блогах.
Желательно как можно быстрее определить корпоративный регламент, определяющий, что приказы компании, текущая информация, которая интересна сотрудникам (например, о премиях) публикуются только на корпоративном портале. Необходимо как можно быстрее осуществить перенос туда документов с файл-сервера.
Впрочем, не все разработчики портальных решений являются сторонниками идеи создания собственных корпоративных социальных сетей в организациях. Глобальные сети вроде Facebook уже объединяют сотрудников одной компании, предоставляя им необходимые возможности для общения и социализации.
«Логичнее и эффективнее будет аккуратно внедрить, инкапсулировать эти сети в корпоративный портал, обеспечив, естественно, необходимый уровень конфиденциальности данных и безопасности, - советует Артак Оганесян, заместитель генерального директора компании EPAM Systems по развитию бизнеса и работе с заказчиками. - Такое «сращивание» позволит сотрудникам общаться в привычной соцсети, даст возможность повысить творческий и командный дух их работы - за счет организации форумов, стимулирования обсуждений идей и задач, поддержки совместных инициатив и так далее. По сути, это будет еще один инструмент для обратной (или, лучше сказать, двунаправленной) связи между компанией в лице ее руководителей различного уровня и сотрудниками».
Мобильные, «облачные», инновационные
С развитием мобильных устройств (в том числе планшетов) все более и более будет востребован удаленный доступ к корпоративным данным. С этой точки зрения стоит отметить активное развитие мобильного направления портальных технологий, их поддержку работы с мобильными устройствами различных форматов и платформ и связанные с ними высокие ожидания заказчиков в отношении доступности портальных решений через мобильные устройства. Портал становится единым окном доступа и удобным инструментом работы удаленных сотрудников: многие портальные решения уже имеют адаптированный интерфейс для отображения на мобильных устройствах.
«Думаю, что порталы должны развиваться в сторону повышения мобильности, - рассказывает Артак Оганесян. - Уже сейчас доступность корпоративной почты, средств обмена мгновенными сообщениями и социальных сетей на смартфонах, нетбуках и планшетах позволяет сотрудникам постоянно находиться в информационном пространстве организации. Открыв доступ через такие мобильные устройства к остальным функциям портала (к корпоративным информационным системам, базам знаний), компания обеспечит непрерывную связь со своим персоналом и его постоянную вовлеченность в рабочие процессы. Так что теоретически (с точки зрения технологий) у сотрудника не будет препятствий для того, чтобы жить все 24 часа в сутки на работе, пусть и «виртуально»: возможность «потрудиться» будет ограничена только разумными временными рамками, которые каждый может установить для себя сам».
Появляются разработки специальных приложений и интерфейсов портальных сервисов для работы на наиболее популярных мобильных устройствах, в частности на iPad.
Посредством таких решений можно в режиме реального времени выводить на мобильном устройстве данные систем поддержки принятия решений, корпоративных систем управления и аналитики, систем мониторинга, - комментирует Виктор Комар. - Руководитель компании, независимо от того, где он находится, одним касанием получает на экране своего мобильного устройства оперативные данные по продажам, бизнес-аналитику, настроенные под него KPI, причем все это быстро, в красивом и наглядном виде. Тут же он может принять необходимое управленческое решение. Такие решения на стыке мобильных платформ, портальных технологий и корпоративных приложений все более и более востребованы, они позволяют всегда держать «руку на пульсе» и управлять компанией очень быстро в любых ситуациях.
Поскольку во многих компаниях корпоративный портал уже реализует возможности удаленного доступа, работы с ним сотрудников из дома или во время командировки, то следующей ступенькой его развития может стать организация взаимодействия с внешними партнерами, контрагентами, подрядчиками. Нет никаких технических препятствий и проблем, чтобы создать на базе портала специальную партнерскую зону и обеспечить доступ к актуальным справочникам, прайсам и другой необходимой информации, реализовать там нужные партнерам сервисы.
Дмитрий Романов советует обратить внимание на технологии Social Network Analysis, позволяющие визуализировать и анализировать внутренние социальные взаимодействия в компании. С их помощью можно находить неформальные сообщества людей, определять формальных и неформальных лидеров, смотреть, как устроены взаимодействия внутри сообществ и между ними. Технологии позволяют также анализировать характер использования разных каналов общения. Их применение дает возможность действительно извлекать много пользы из имеющейся картины.
«Дело в том, что раньше все эти процессы долгое время были невидимыми, - объясняет Дмитрий Романов. - Люди общались между собой и отсылали в лучшем случае бумажные документы; это взаимодействие терялось, и отследить общую картину было трудно, а скорее, невозможно. Сейчас же практически все виды общения людей оставляют следы. И программные продукты класса Social Network Analysis как раз позволяют эту информацию наблюдать, делать видимой, анализировать и использовать для повышения эффективности работы».
В скором времени можно ожидать использования возможностей портала для визуализации данных в пространственном измерении, построения на его основе специализированных геоинформационных сервисов, что может быть актуально для транспортных и логистических компаний.
Константин Жуков прогнозирует развитие портальных технологий в «облаках». Для малых и средних компаний это позволит использовать все преимущества портальных решений, не разворачивая их у себя на предприятии и не заботясь о поддержке и обслуживании решения.
Любопытно, по мнению Сергея Рыжикова, развивается сегмент видеоконференций и IP-телефонии: «Мы ожидаем в этом сегменте больших изменений и увеличения спроса: эти технологии позволяют организации делать больше за меньшее время и повышать эффективность работы отдельных сотрудников и компании в целом».
Портальные технологии - «клондайк» новых возможностей для компании. В любой организации есть много интересных данных и информации. До развития портальных технологий не было ни интерфейсов, ни площадок, чтобы эти данные найти и сделать доступными. Найти и показать их - вот главное предназначение портала. Например, если в компании есть система документооборота, можно сделать простую вещь - вывести на портал информацию о том, сколько на каком сотруднике «висит» несогласованных документов или, например, опубликовать показатели работы подразделений (получаются такие своеобразные онлайновые «Доски почета»).
«Такая информация будет интересна многим; появится элемент состязательности, может быть, производительность труда вырастет, - полагает Виктор Комар. - Подобных данных в любой компании много, просто еще не все знают, как их использовать. А чтобы это сделать, нужно просто дать людям к ним доступ, дать возможность сравнивать эти данные с другими. Тогда пользователи будут ходить на корпоративный портал, писать в корпоративный форум, участвовать в обсуждениях, задавать вопросы руководству. А руководство может проводить онлайновые и офлайновые встречи. Портал, предоставляющий возможности двухсторонних коммуникаций, - это хороший инструмент для сокращения дистанции между руководством и сотрудниками. Руководство видит, какие проблемы заботят сотрудников, а те в свою очередь получают возможность общаться напрямую с топ-менеджментом, минуя множество иерархических ступеней».
Еще одна тенденция в области портальных сервисов связана с тем, что компании в большем объеме выносят на портал отдельные функции своих специализированных систем, чтобы они в удобной и понятной форме были доступны пользователям. Понятно, что у всех специализированных систем свои особенности, свой интерфейс, но у сотрудников, чья работа не связана с ними напрямую, нет ни времени, ни желания разбираться в эти системах. Для них гораздо удобнее простой портальный сервис, предлагающий адаптированный функционал.
Портал позволяет выстроить даже сложный бизнес-процесс понятным образом и помогает пошагово пройти по нему даже неопытному пользователю, - поясняет Виктор Комар. - Это очень удобный инструмент для всех сотрудников и выгодный для компании, так как за счет использования схемы самообслуживания экономятся ресурсы. Причем спектр интегрируемых приложений и, соответственно, задач, решаемых через портал, очень широк: от заказа пропусков и проектора вплоть до работы с SAP и аналитическими системами. В последнем случае организация доступа через портал к корпоративным приложениям позволяет сэкономить на оплате лицензий рабочих мест. И чем большему числу сотрудников необходимо дать доступ к данным конкретного приложения, тем больше будет экономия.
