В соответствии с ч.2, 3 ст.4 федерального закона от 18 июля 2011 года N223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (далее - Закон N223-ФЗ) заказчики обязаны планировать свои закупки и ежегодно размещать в Единой информационной системе. До ввода в эксплуатацию ЕИС вся информация, предусмотренная Закон N223-ФЗ , размещается на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (www.zakupki.gov.ru), согласно п.10 ст.8 Закона №223-ФЗ (далее - ООС, официальный сайт).

Порядок формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требования к форме такого плана установлены постановлением Правительства Российской федерации от 17.09.2012 №932 (далее - ПП РФ №932 ).

Сроки размещения на официальном сайте плана закупок установлены разделом III Положения о размещении на официальном сайте информации о закупке, утвержденного постановлением Правительства Российской федерации от 10.09.2012 №908 (далее - ПП РФ №908 ).

В план закупок должны включаться все планируемые заказчиком к проведению закупки, за исключением закупок, сведения о которых составляют государственную тайну (при условии, что такие сведения содержатся в извещении о закупке, документации о закупке или в проекте договора), а так же закупки, по которым принято специальное решение Правительства Российской Федерации согласно ч.16 ст.4 Закона №223-ФЗ. В тоже время за заказчиком остается право самостоятельно принимать решение об включении или не включении в план закупок «малых закупок», сумма которых составляет сто тысяч рублей или меньше (а в случае, если годовая выручка заказчика за отчетный финансовый год составляет более чем 5 млрд рублей, - пятьсот тысяч рублей или меньше).

Заказчик может формировать и утверждать план закупки с учетом таких сведений, как курс валют, биржевые индексы и других сведений. При формировании планов закупок заказчик может основываться на утвержденные им программы, такие как:

• Ремонтная программа (план ремонтов);
• Производственная программа, в которой учитываются все закупки, формирующие смету затрат на производство и реализацию товаров (работ, услуг);
• Инвестиционная программа, включающая техническое перевооружение и реконструкцию, в том числе в области информационных технологий, новое строительство;
• Иные программы.

План закупок должен быть сформирован на один календарный год (ч.1 ст.4 Закона №223-ФЗ) , но существует одно исключение для заказчиков, закупающих инновационную либо высокотехнологичную продукцию, а так же лекарственные средства. Такие заказчики, помимо ежегодных планов закупок должны формировать отдельные долгосрочные планы закупок (см. табл.1) .

Таблица 1.

Несмотря на то, что планы закупок должны утверждаться на один год, а в отношении инновационной, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств на более долгий период, количество корректировок планов закупок в течение года не ограничено.

Корректировка плана закупки может осуществляться, как в случаях установленных ПП РФ №932:

• изменение потребности в товарах (работах, услугах), в том числе сроков приобретения, способа осуществления закупки и срока исполнения договора;
• изменения более чем на 10 процентов стоимости планируемых к приобретению товаров (работ, услуг), выявленного в результате подготовки к процедуре проведения конкретной закупки, вследствие чего невозможно осуществление закупки в соответствии с планируемым объемом денежных средств, предусмотренным планом закупки;

Так и в других случаях:

• при возникновении необходимости закупки товаров, работ, услуг, не предусмотренных планами закупки, в том числе в связи с привлечением в ходе исполнения договора, по которому Заказчик является поставщиком (исполнителем, подрядчиком), иных лиц для исполнения предусмотренных договором, иных лиц для исполнения предусмотренных договором обязательств Заказчика;
• при возникновении необходимости изменения сведений о закупках, указанных в планах закупки;
• в иных случаях, установленных положением о закупке и другими документами заказчика.

На последнее из перечисленных выше оснований для внесения изменений в план закупок следует обратить пристальное внимание, так как при отсутствии соответствующих упоминаний в положении о закупке невозможно будет внести изменения в уже утвержденный заказчиком план закупок в части, например, исправления кодов ОКВЭД, ОКДП планируемой к закупке продукции в части проведения закупки в электронной форме и другого.

Важно! Если закупку продукции планируется осуществить путем проведения торгов (конкурса или аукциона), внесение изменений в план закупки должно быть осуществлено в срок не позднее размещения на официальном сайте извещения о закупке и документации о закупке или вносимых в них изменений.

Порядок размещения на официальном сайте информации о внесении изменений в план закупки содержится в п. п. 18-19 ПП РФ №908

Для размещения информации о внесении изменений в План закупки представитель заказчика:

1. Размещает в закрытой части официального сайта план закупки (далее - структурированный вид плана закупки) или размещает в закрытой части официального сайта электронный вид плана закупки (т.е. обновленную редакцию Плана закупки).
2. При необходимости вместе со структурированным видом плана закупки размещает план закупки в виде графического образа его оригинала (далее - графический вид плана закупки).
3. Размещает электронный вид документа, содержащего перечень внесенных изменений в соответствии с п.5 ПП РФ №908.

Вид документа, содержащего перечень внесенных изменений, составляется в произвольной форме в электронном виде (понятие « » дано в п.9 ПП РФ №908).

Возможный вариант документа, содержащего перечень внесенных изменений:

В соответствии с п.5 Положения о размещении на официальном сайте информации о закупке,

"Об утверждении Положения о размещении на официальном сайте информации о закупке",

изменение размещенной на официальном сайте информации о закупке осуществляется в соответствии с настоящим Положением с размещением документа, содержащего перечень внесенных изменений.

ПЕРЕЧЕНЬ ВНЕСЕННЫХ ИЗМЕНЕНИЙ

(указываются сведения, в которые Заказчик вносит изменения)

1. Способ закупки под № 13 «Запрос ценовых предложений» изменено на «Запрос предложений»;
2. Закупка № 100 исключена из плана закупки;

(Указываются все изменения: те, что были сделаны в форме сайта, и те, что были внесены в прикрепляемые документы в электронной форме. Описывать изменения следует так, чтобы было однозначно понятно, что и где было заменено/добавлено/исключено. Требований к оформлению файла нет. Возможно применение табличной подачи информации.)

Сведения, составленные с помощью функционала официального сайта должны совпадать с размещенными на официальном сайте сведениями, содержащимися в документах в электронной форме. На основании п.9 ч. I ПП РФ №908, в случае несовпадения приоритетными считаются сведения, составленные с помощью функционала официального сайта.

В соответствии с п.4 ПП РФ №908, изменения в плане закупки считаются размещенными на официальном сайте надлежащим образом после размещения в общедоступной части официального сайта и подписания документа, содержащего указанную информацию, квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи (далее - электронная подпись) лица, уполномоченного на размещение на официальном сайте информации от имени заказчика (далее - представитель заказчика), в закрытой части официального сайта, доступ в которую осуществляется с помощью электронной подписи, после прохождения регистрации на официальном сайте в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации на ведение официального сайта (далее - закрытая часть официального сайта, уполномоченный орган).

Рассмотрим алгоритм работы на официальном сайте:

1. В закрытой части официального сайта представитель заказчика с применением электронной подписи осуществляет вход в Личный кабинет на главной странице сайта закупок: http://zakupki.gov.ru/ :

2. Далее необходимо в левой части экрана кликнуть на ссылку «Реестр планов закупок» и в рабочем окне появляется реестр годовых планов закупок организации, наведя курсор на значок контекстного меню, выбираем «Проект изменений».

3. Заполнение вкладки «Проект изменений»: основная информация из плана закупок, внесенная ранее в закрытой части официального сайта при размещении плана закупок, заносится автоматически. В случае необходимости информация актуализируется. В ручном режиме заполняются пустые поля: обоснование внесения изменений (1), дата утверждения плана закупок (2). Информация под звездочкой обязательна для заполнения. После заполнения всей необходимой информации нажать кнопку «Далее» (3).

Важно! Дата утверждения плана подразумевает дату утверждения изменений, и именно от этой даты система считает срок (в течение 10 календарных дней) размещения информации о внесении в план изменений на официальном сайте в соответствии с разделом 3 п.14 ПП РФ №908.

1. выбрать путь к файлу (ссылка «Обзор»);
2. загрузить выбранный файл на сайт с помощью кнопки «Прикрепить»;
3. загруженные файлы попадают в список прикрепленных файлов;
4. в документах из предыдущей версии проставить актуальность;
5. для сохранения сделанных изменений на вкладки «Проект изменений» нажать кнопку «Сохранить».

5. Изменения публикуются во вкладке «Все сведения» в «РЕЕСТРЕ ПЛАНОВ ЗАКУПОК», наведя курсор на значок контекстного меню (выбираем «Опубликовать»). На стадии проекта также существует возможность редактировать проект изменений и удалять, после подписания электронной подписью (т.е. опубликования на официальном сайте) такой возможности не будет. После подписания возможно будет только редактирование документов путем создания новых версий, при этом предыдущие редакции будут находиться в общем доступе (п.6 ПП РФ №908). У даление информации с официального сайта возможно только не основании предписания органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление контроля за соблюдением требований Федерального закона, или по решению суда (ч.7 ПП РФ №908).

Стоит так же отметить, что с 16 мая 2014 года вступили в силу изменения, внесенные в Кодекс об административных правонарушениях РФ (далее - КоАП РФ) Федеральным законом от 05.05.2014 N 122-ФЗ (далее - Закон N122-ФЗ) . В соответствии с ними предусмотрена административная ответственность за совершение нарушений законодательства о закупках товаров (работ, услуг) отдельными видами юридических лиц.

Основным видом административного наказания, применяемым при совершении данных нарушений, является штраф. В отдельных случаях применяется дисквалификация.

Ниже приведены составы административных правонарушений в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, которые могут быть применимы в рамках рассматриваемой нами темы, в случае их нарушений.

Статья КоАП РФ	Состав административного правонарушения	Субъект административного правонарушения	Размер штрафа	Срок давности привлечения к административной ответственности
	Нарушение предусмотренных законодательством РФ в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц сроков размещения в ЕИС в сфере закупок информации о закупке товаров, работ, услуг, размещение которой предусмотрено законодательством РФ в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, за исключением случаев, предусмотренных частью 6 статьи 7.32.3	должностное	от 2 000 до 5 000 руб.
		юридическое	от 10 000 до 30 000 руб.
	Неразмещение в ЕИС в сфере закупок информации о закупке товаров, работ, услуг, размещение которой предусмотрено законодательством РФ в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц	должностное	от 30 000 до 50 000 руб.	1 год со дня совершения административного правонарушения
		юридическое	от 100 000 до 300 000 руб.

Заказчики вправе вносить изменения в планы закупок столько раз, сколько требуется (при необходимости - каждый день). При этом не нужно ждать 10 дней для того, чтобы разместить закупку, можно публиковать ее в тот же день, если иное не установлено Положением о закупке заказчика.

Таким образом, заказчики по 223-ФЗ могут вносить изменения в план в случаях, предусмотренинных Постановлением Правительства 932 и локальными актами заказчика.

Форма плана закупок установлена постановлением правительства № 932 от 17.09.2012 «Об утверждении правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана«. В плане закупки обязательно должна содержаться необходимая информация о закупках для заказчика. Так план закупок 223 ФЗ 2013 должен содержать в себе список следующей информации:

1. Реквизиты заказчика

• Наименование
• Адрес
• Телефон
• Электронную почту
• ОКАТО

Порядковый номер плана

Предмет контракта с кодами ОКДП и ОКВЭД

Требования к приобретаемым товарам (работам, услугам)

Единицу измерения товара (работ, услуг) по коду ОКЕИ

Объем товара (работ, услуг)

Регион получения товаров, работ, услуг по коду ОКАТО

Цену лота

Планируемый срок публикации извещения закупки

Срок исполнения контракта

Способ закупки

Указать, относится ли закупка к виду электронных торгов

Не вносится в план закупок по 223 ФЗ:

• Закупки, определенные решением правительства РФ
• Закупки, составляющие государственную тайну

Стоит отметить, что в план можно не вносить закупки, стоимость которых - до 100 тыс. руб. / 500 тыс. руб.

Согласно правительственному постановлению № 908 от 10.09.2012 «Об утверждении Положения о размещении на официальном сайте информации о закупке« размещение плана закупок или информацию о корректировке плана производится на ООС в течение 10 дней со дня утверждения документа. План закупки должен разрабатываться и размещаться заказчиком на OOC до 31 декабря на следующий год.

План закупок по 223 ФЗ

План закупки должен включать в себя поквартальную и помесячную разбивку. В самом плане не следует отображать порядок поставки, туда вносится исключительно информация о планируемом месяце заключении договора, даже в том случае, если поставка будет проводиться в течение года или нескольких лет. В случае же, если закупка долгосрочная, тогда в плане указывается тот месяц, в котором договор будет заключен, в столбце длительность договора ставится соответствующий период. Необходимо это для того, чтобы в вопросах госзакупок работа была правильно и четко организованной, налаженной, к тому же, такой подход поможет избежать вероятных ошибок и недоразумений.

Срочные закупки, например, подрядные/субподрядные договора, которые не получится спланировать, являются хорошей основой для корректировки плана закупки вместе с изменением заказчика в потребности в товарах (услугах, работах), изменением цены товаров более чем на 10 % и другими, утвержденными в положении о закупках. Корректировка плана может производиться сколько угодно раз, если в самом положении о закупках отсутствует информация о подобных действиях. Совершенно любое изменение в этой области должно моментально находить отражение в документации. Иначе могут опять-таки возникнуть проблемы, если вовремя не указать на произошедшие изменения.

Особенности плана по закупкам 223 закона

После вступления в силу 223 ФЗ о закупках максимально сложным вопросом в работе заказчиков окажется формирование, а точнее, последующее изменение плана закупок, поскольку все изменения по закупкам необходимо незамедлительно вносить в соответствующий план и добавлять на официальный сайт. Размещение всей необходимой информации на сайте - это способ сделать государственные торги открытыми, честными и доступными. А это, как известно, самое главное в этом вопросе, так как именно на часть государственной торговли приходится большее число всяческих махинаций.

В свою очередь, изменение плана закупок (план закупок 223 ФЗ 2013) обязательно должно быть согласовано, а также утверждено руководством компании. Так как в настоящее время именно в государственном секторе каждый день размещается огромное количество закупочных процедур, то число изменений, указываемых в плане закупок, окажется достаточно велико. Иначе не избежать ошибок и недоразумений. Структура государственных закупок - это сложный механизм, который включает в себя огромное число организаций и предприятий, и от работы каждого из них зависит итог всей процедуры. Поэтому прежде чем начать сотрудничество с государственными заказчиками, трезво оцените свои силы, потому что Вам придется хорошенько потрудиться, если Вы хотите получить прибыль.

В статье разберем, как и в какие сроки формировать план закупок по 223-ФЗ заказчикам, можно ли вносить изменения в опубликованный план, а также какие существуют особенности в планировании закупок инновационной, высокотехнологичной продукции и лекарственных средств.

1. План закупки товаров, работ, услуг сроком не менее 1 года.
2. План закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств сроком на 5-7 лет.

План закупки товаров, работ, услуг представляет собой информационную базу для всех лиц, заинтересованных в участии в закупках, проводимых заказчиком, поскольку содержит сведения о потребностях заказчика, ценах предполагаемых закупок и их сроках.

План закупки помогает спланировать участие в закупках, проводимых заказчиками. Грамотно сформированный план закупки способствует расширению числа участников закупок и, как следствие, эффективному расходованию средств.

Порядок формирования плана закупки, порядок и сроки размещения в ЕИС такого плана, требования к форме такого плана установлены Постановлением Правительства РФ от 17.09.2012 № 932 .

План должен содержать информацию о заказчике, порядковый номер закупки, минимально необходимые требования к объектам закупок, единицы измерения, сроки и планируемые сроки проведения закупки, сведения о НМЦК, сроки исполнения договора и другие сведения, определённые Законом № 223-ФЗ и Постановлением № 932.

В публикуемом заказчиком плане закупок предусматривается поквартальная или помесячная разбивка. Сроки и порядок подготовки плана закупки определяются Заказчиком самостоятельно, как правило, в Положении о закупке. В то же время следует учитывать, что размещение плана закупок (внесение изменений) в ЕИС должно быть произведено в течение 10 календарных дней с даты его утверждения (внесения изменений).

Размещение плана закупок в ЕИС осуществляется не позднее 31 декабря текущего календарного года.

Однако, не все закупки в обязательном порядке включаются в план закупок. Не включаются закупки:

• составляющие государственную тайну;
• по которым принято решение Правительства РФ;
• потребность в которых возникает вследствие аварии, ЧС, обстоятельств непреодолимой силы.

Кроме того, в плане закупки могут не отражаться сведения о закупке товаров (работ, услуг) в случае, если их стоимость не превышает 100 000 рублей, а в случае, если годовая выручка заказчика за отчетный финансовый год составляет более чем 5 млрд. руб., - сведения о закупке товаров (работ, услуг), стоимость которых не превышает 500 000 рублей.

Планирование осуществляется «попозиционное», отдельной строкой на каждую планируемую процедуру закупки. При заполнении позиций плана закупок прописывайте минимальные требования к объекту закупки, не просто отсылая к техническому заданию (см. Письмо Минэкономразвития РФ от 30.05.2014 № Д28и-830). Это позволит отличить одну закупку со сходным предметом от другой, избегая жалоб участников.

Изменения плана закупок по 223-ФЗ

Зачастую заказчики сталкиваются с изменением потребности в проведении закупок или изменении стоимости планируемых к приобретению ТРУ более чем на 10%. В этом случае необходимо провести корректировку плана закупки и изменённый план закупки также разместить в ЕИС.

План закупки можно менять неограниченное количество раз. При этом основания для внесения изменений заказчик разрабатывает самостоятельно. При внесении изменений в план закупки в ЕИС необходимо будет разместить документ с перечнем внесенных изменений.

Если закупка осуществляется путём проведения конкурса или аукциона, изменения в план закупки вносятся в срок не позднее размещения в ЕИС извещения о закупке, документации о закупке или вносимых в них изменений. Для других способов закупки такие ограничения законодательно не предусмотрены. Вместе с тем, целесообразно установить вне зависимости от способа закупки единые сроки и порядок формирования, корректировки плана закупки.

При формировании плана закупок у заказчика могут возникнуть практические вопросы. Например, нужно ли формировать план закупки, если все закупки планируется осуществлять до 100 000 рублей? Да, в любом случае необходимо сформировать оба плана, заполнив их нулевыми значениями (Письмо Минэкономразвития России от 22.05.2015 № ОГ-Д28-7458).

Или, если заказчик будет заключать долгосрочный договор, как правильно спланировать закупку? В этом случае сведения о таком договоре отражаются однократно, только в плане закупок того года, в котором состоится закупка, при этом в плане закупок должен быть отражён объём закупки на весь период договора.

Особое место в системе планирования закупок по Закону № 223-ФЗ занимает поддержка малого и среднего предпринимательства.

Постановлением Правительства РФ от 11.12.2014 № 1352 определены квоты закупок у СМСП для определённой группы заказчиков:

Внимание! С 01.01.2018 вступят в силу поправки в постановление № 1352, которые увеличат квоты для осуществления «целевых» (организованных для данной категории участников) закупок у СМСП.

План закупки инновационной, высокотехнологичной продукции и лекарственных средств

Помимо плана закупки на текущий финансовый год заказчики обязаны размещать в ЕИС на срок от 5 до 7 лет планы закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств. Критерии отнесения к инновационной, высокотехнологичной продукции определяются федеральными органами исполнительной власти в установленной сфере деятельности, а также Госкорпорацией «Росатом». Если заказчик планирует закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств, сведения о них следует включить в оба плана.

В настоящее время ряд органов исполнительной власти утвердил такие критерии для использования при планировании закупок, связанных с деятельностью в регулируемых ими сферах (образование, наука, здравоохранение, транспорт и т.д.).

Закупки у СМП по 223-ФЗ

В отношении заказчиков, поименованных в Распоряжениях Правительства РФ от 06.11.2015 № 2258-р и от 19.04.2016 № 717-р, соблюдение требований к закупкам у СМСП контролируется Федеральной корпорацией по развитию малого и среднего предпринимательства, а также органами исполнительной власти субъектов РФ или созданными ими для этих целей организациями. В отношении таких заказчиков подлежат оценке соответствия проекты планов закупок, планов закупки инновационной, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств, а также проекты вносимых в такие планы изменений.

Мониторинг соответствия проводится в отношении утверждённых планов, внесённых в такие планы изменений, и в отношении годовых отчётов отдельных заказчиков в части .

Только те заказчики, которые подпадают под процедуры оценки и мониторинга формируют в планах закупок раздел об участии в закупках СМСП.

Штрафы за неразмещение плана закупок по 223-ФЗ

В заключении напомним об административной ответственности заказчика за неразмещение или нарушение сроков размещения в ЕИС информации о закупках, размещение которой предусмотрено Федеральным законом № 223-ФЗ. Так, в силу ч.5 ст. 7.32.3 КоАП РФ, неразмещения в ЕИС информации о закупке, размещение которой предусмотрено законодательством, влечет наложение штрафа на должностных лиц — в размере от 30 до 50 тысяч рублей; на юридических лиц — от 100 до 300 тысяч рублей.

Нарушение сроков размещения планов закупок также чревато штрафами — должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности в виде штрафа от 2 до 5 тысяч рублей; юридические лица — от 10 до 30 тысяч рублей (ч.4 ст. 7.32.3 КоАП РФ).

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

Здравствуйте, Ольга.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 10.09.2012 N 908 «Об утверждении Положения о размещении на официальном сайте информации о закупке»

14. Размещение плана закупки товаров, работ, услуг (далее - план закупки), информации о внесении в него изменений на официальном сайте осуществляется в течение 10 календарных дней с даты утверждения плана или внесения в него изменений.
Размещение плана закупки на официальном сайте осуществляется н е позднее 31 декабря текущего календарного года.

То есть план должен размещаться не в декабре, а не позднее 31 декабря. Вообще же данный план должен размещаться уже при первой закупке. В законодательстве это прямо не сказано, однако сказано, что план закупок должен содержать сведения о закупке товаров (работ, услуг), необходимых для удовлетворения потребностей заказчика. В момент заключения договора с поставщиком вы уже знаете о своих потребностях, поэтому должны отразить это в плане.

Согласно Постановления Правительства РФ от 17 сентября 2012 г. N 932 «Об утверждении Правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана»

5. План закупки формируется заказчиком в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации, локальными актами заказчика, а также положением о закупке, утвержденным в установленном порядке, в том числе с учетом сроков проведения закупочных процедур исходя из требуемой даты поставки товаров (работ, услуг).

Что касается ответственности, то она установлена ст. 7.32.3 КоАП РФ

5. Неразмещение в единой информационной системе в сфере закупок информации о закупке товаров, работ, услуг , размещение которой предусмотрено законодательством Российской Федерации в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей.
6. Нарушени е установленных законодательством Российской Федерации в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц сроков размещения в единой информационной системе в сфере закупок изменений , вносимых в правовые акты, регламентирующие правила закупки товаров, работ, услуг заказчиком, утвержденные с учетом положений законодательства Российской Федерации в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от десяти тысяч до тридцати тысяч рублей.

30 ноября 2016 г. 15:54

Или «План закупок по 223-фз: как подготовить просто и легко»

Результатом планирования закупок по 223-ФЗ является сформированный по регламентированной форме и вовремя размещенный в единой информационной системе (ЕИС) план закупок. Но закон не регулирует, как вы его сформируете, поэтому заказчики сами определяют порядок процесса планирования и фиксируют его в Положении о закупке, разработанном на предприятии.

Формирование плана закупок достаточно трудоемкий процесс, так как необходимо максимально точно определить потребность всего предприятия в приобретении товаров, работ, услуг минимум на очередной финансовый год, оценить и согласовать необходимость каждого приобретения с учетом лимитов бюджета и складских запасов, при необходимости сгруппировать однотипные потребности, сформировать, согласовать, утвердить и разместить в ЕИС план закупок.

Если целью автоматизации отделов и служб, которые осуществляют проведение закупок, для вашей компании является не только выполнение регламентированных законом процедур, но и построение эффективной системы планирования закупок, в этом случае стоит обратить внимание на проработку методики планирования, выбора оптимального варианта и его автоматизации.

В данной статье разберем несколько вариантов формирования плана закупок, но сначала определимся с терминологией.

Потребность – это заявка на приобретение товаров, работ, услуг. Инициатором потребности может выступать как рядовой сотрудник (например, заявка на приобретение оборудования для выполнения своей работы), так и руководитель, его заместитель, либо специально выделенный сотрудник в отделе (например, формировать потребности для своего подразделения).

Позиция плана закупок – это отдельная составная часть плана закупок (отдельная строка). Если по-простому, то одна позиция - это один лот закупки (см. рисунок ниже).

Несколько потребностей можно объединять в одну позицию. Например, потребности на приобретение компьютеров от разных инициаторов можно включить в одну позицию. В этом случае, мы проводим одну закупку, вместо нескольких, уменьшая нагрузку отдела по организации и проведении закупки.

Позиции плана закупок формируют сотрудники организации, участвующие в обеспечении предприятия материальными ресурсами или услугами, далее ответственные за позиции плана закупок .

Ответственными за позиции плана закупок могут выступать: руководитель ИВЦ – закупка вычислительной техники, специалисты отдела маркетинга – приобретение рекламной и подарочной продукции, специалисты административно-хозяйственной службы – приобретение канцтоваров, мебели и т.д. Также роль ответственного за позиции плана закупок может выполнять ответственный за план закупок.

Использование специализированной системы для формирования плана закупок упрощает работу для ответственного за план закупок, так как она приспособлена под эту задачу, нет лишней информации и позволяет проводить составление и согласование плана максимально эффективно.

Сбор информации о потребностях

Автоматизация процесса по сбору потребностей и занесению в систему может быть организована одним из способов:

1. Непосредственно в соответствующем справочнике;

2. На основании данных учетных систем;

3. На основании служебных записок;

4. На основании планов закупок подразделений (в таблицах Excel).

Рассмотрим варианты построения процесса планирования на примере использования технического решения «Управление закупками » системы DIRECTUM.

1. Формирование потребностей инициаторами в справочнике

Инициаторы потребностей создают записи справочника Потребности в сроки, определенные регламентами предприятия, согласовывают с непосредственными руководителями. Ответственные за позиции формируют на основании потребностей позиции плана закупок, проверяя корректность введенных данных, дополняя информацией, необходимой для формирования плана закупок согласно требований законодательства. Например, способ закупок, электронная закупка или нет, дата размещения, участники могут быть только СМП и т.д.

Сформированные инициаторами потребности, как мы уже ранее обсудили, при необходимости ответственный за позиции группирует. Группировать может по общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности с учетом дат, к какому сроку необходимо исполнить каждую потребность.

К явным плюсам данной схемы можно отнести распределение нагрузки на подразделения, повышение ответственности инициаторов за планирование, повышение прозрачности процесса, максимум структурированной информации (увеличение инструментов для анализа – аналитические отчеты, KPI), возможность автоматической и ручной группировки потребностей.

2. Формирование потребностей на основании данных учетных систем

● Потребности первоначально формируются инициаторами в учетных системах. Например, 1С или других:

● производственная программа (со сметой затрат на производство);

● ремонтная программа;

● инвестиционная программа;

Вариант применим, когда на предприятии высокая степень автоматизации деятельности предприятия в части учетных задач, в этом случае сформировать план закупок становится менее трудоемким процессом.

Можно рассмотреть вариант загрузки информации в справочник Потребности или сразу в справочник Позиции плана закупок , не используя справочник потребностей. Зависит от того, насколько информация в учетных программах соответствует формату плана закупок, есть ли необходимость в группировке потребностей.

3. Формирование потребностей инициаторами в формате служебных записок

В этом случае на основании полученных бумажных служебных записок ответственные за позиции или ответственные за план закупок формируют позиции сами.

Такой вариант имеет место, когда:

● В системе работает ограниченное количество пользователей, например, отдел закупок, согласующие и утверждающие план закупок и документы по самой закупочной процедуре. Инициаторы в системе не работают.

● Организация пока не готова к кардинальным изменениям процесса (нет желания или возможностей отказаться от служебных записок).

При выборе данного варианта работы стоит понимать, что:

● увеличится нагрузка на специалистов тендерного отдела/ отдела закупок/ ответственных за позиции;

● увеличится риск появления ошибок от человеческого фактора при занесении информации в систему;

● нет удобных инструментов объединения потребностей.

4. Формирование потребностей на основании планов закупок подразделений

В организации может использоваться вариант, когда руководители подразделений фиксируют потребности подразделения в приобретении товаров, работ, услуг в формате таблицы Excel, отражают что , в каком объеме и в какие сроки .

Данный вариант работы используется в тех же случаях, как и при варианте формирования потребностей инициаторами в формате служебных записок.

Согласование планов закупок

Как уже отмечали выше, важно не только собрать информацию от инициаторов, но обеспечить обоснованность плана закупок. В том числе это обеспечивается согласованием плана с заинтересованными сторонами и руководителем.

После того как вы определились с вариантом сбора потребностей и формированием позиций, необходимо определиться с вариантом согласования результатов планирования.

Вариант

Согласование