Один из владельцев компаний попросил дать рекомендации, как собирать дебиторскую задолженность. Вот небольшой отрывок из новой книги «Финансовое планирование: Искусство создания дохода».
Работа по сбору оплат имеет собственную технологию, которая заключается в том, что клиенту необходимо вовремя напоминать, постепенно усиливая давление. Это требует очень высокой дисциплины, организованности и способности требовать выполнения обязательств. Такие качества обычно не присущи продавцам, таланты которых, как правило, в том, чтобы быстро создавать доверительное общение и поддерживать интерес.
1. Телефонный звонок с приветливым и вежливым напоминанием о том, что в течение ближайших 3-х рабочих дней клиенту необходимо оплатить счет.
2. Звонок в последний день срока оплаты. В середине рабочего дня у клиента выясняют, произведена ли уже оплата. Если оплата не сделана, ему приветливо, но при этом твердо напоминают, что он взял на себя обязательство оплатить в этот срок, и требуют, чтобы он произвел оплату до конца дня.
3. Если клиент не оплатил в срок, на следующий же день ему должно быть выслано письмо по факсу или электронной почте. В письме должно быть указано требование оплатить или будут применены штрафные санкции.
4. После отправки такого сообщения необходимо позвонить и потребовать, чтобы он либо оплатил в течение дня, либо предоставил официальное письмо с датой оплаты.
5. Если оплаты нет и не было письма с просьбой перенести срок оплаты, необходимо на следующий же день звонить и требовать официальное письмо.
6. Если клиент не прислал письмо в течение еще нескольких дней, ему отправляют официальную претензию с предупреждением о том, что дело будет направлено в суд, если в течение определенного срока оплата не будет произведена.
7. Если клиент не выполнил требования, направить все необходимые документы юристам и начать судебное дело.
Эта последовательность может показаться слишком жесткой, но это только лишь пример, вы можете разработать на ее основе более мягкую. Обратите внимание, чтобы выполнять эту работу, сотрудник должен по каждому счету внести в календарь задачу “воздействия 1-го уровня”, а потом пунктуально выполнить эту задачу. Чтобы не упустить какие-то оплаты, он должен вести соответствующие таблицы, постоянно работать с календарем. Выполнение “воздействия 2-го” уровня требует позвонить не просто в какой-то день, а в определенное время. Продавцы, как правило, просто забывают это делать. Если принять во внимание, что компания может иметь десятки и сотни выставленных счетов на оплату, это довольно большой объем очень специфической работы. Когда такую работу пытаются поручать продавцам, результат всегда один - они зачастую не могут выполнить вовремя и правильно даже первый шаг, про второй они практически гарантированно “забывают”, а о последующих шагах им страшно даже подумать.
Когда мы внедряли подход “постепенного увеличения давления”, это всегда приводило к росту дохода и значительному сокращению дебиторской задолженности. Ведь у большинства клиентов оплаты производятся довольно хаотично, они платят в первую очередь тем, кто требует оплаты. Конечно, этот подход может привести к тому, что компания потеряет какую-то небольшую часть клиентов, но, как ни странно, такие потери тоже способствуют росту дохода. Причину роста дохода несложно понять - продавцы, вместо того чтобы цепляться из последних сил за проблемных клиентов, вынуждены искать новых. В то же время компания избавляется от клиентов, которые съедают ресурсы (оборотные средства и рабочее время), те уходят к конкурентам и создают им сложности в работе. Но, что интересно, при внедрении такого подхода больше всего несогласий возникает у отдела продаж, они всегда говорят одно и тоже: “Мы будем терять клиентов, от нас все уйдут, лучше мы сами будем собирать оплаты”.
Общей проблемой для многих ИТ-консультантов является то, что клиенты, которые требуют срочного обслуживания, сами не торопятся платить по счетам. Казалось бы, самый простой способ решения данной проблемы - работать только с теми клиентами, которые платят. Но что делать с теми клиентами, которые постоянно задерживают оплату. Несвоевременное поступление средств может обернуться катастрофой для вашего бизнеса. Вот несколько советов, как сделать так, чтобы клиенты платили и делали это вовремя.
Наведите справки о клиенте. Нужно знать, с кем вы собираетесь иметь дело. Прежде чем соглашаться на работу, тщательно оцените клиента. Договоритесь о встрече у него в офисе. Ваше первое впечатление вас не обманет. Даже если нельзя определить платёжеспособность клиента, можно оценить уровень и масштабы компании. Если это стартап, у которого нет ни веб-сайта, ни телефона, ни реальных способов доказать свою состоятельность, вероятны затруднения с оплатой. Но даже если это стабильная компания, стоит рассмотреть вопрос о небольшой предоплате.
Выставляйте счета вовремя. Убедитесь, что вы посылаете счета в установленные сроки. Сформируйте счет-фактуру и отправьте его клиенту в течение 12 часов после успешного завершения работ. Многие счета возвращаются из-за их неправильного оформления. Каждый счет должен иметь уникальный номер и точно описывать выполненную работу. Счет-фактура должен содержать всю необходимую информацию: ваш юридический адрес, ИНН и банковские реквизиты. Познакомьтесь с сотрудником, который занимается платежами в компании клиента, чтобы знать, кому вы направляете счета и к кому можно обратиться за информацией об оплате.
Не делайте поспешных выводов. Если счет не оплачен в срок, подождите несколько дней и свяжитесь с бухгалтерией клиента. Вежливо поинтересуйтесь у них о состоянии счета. Ваша злоба не ускорит оплату, а лишь накалит обстановку. Если и после этого деньги не пришли, звоните самому клиенту. Если вы работаете с клиентом, у которого нет бухгалтера, стоит подождать как минимум недели две и только тогда связаться с клиентом, чтобы сдержанно напомнить ему о задолженности. Обычно деньги поступают в течение двух дней после такого телефонного звонка.
Установите пени и штрафы за несвоевременную оплату. Заключая контракт, убедитесь, что клиент понимает, чем ему грозит просрочка платежей. Включите в договор на обслуживание пункт, в котором будет указано, что в случае несвоевременной оплаты взымается пени в размере X % за каждый месяц просрочки. Это также должно быть отражено и на всех ваших счетах.
Не предоставляйте техническую поддержку. Когда клиент-неплательщик обращается к вам с очередной проблемой, вам следует отказать ему в помощи до полного погашения задолженности. Возможно, неэтично напоминать клиенту о его долгах в трудную минуту, но вы не сможете работать, если вам не будут платить. Напомните клиенту о неоплаченных счетах, а затем обсудите, как можно решить его проблему. Может быть он согласится оплатить долги, если вы согласитесь решить его текущую проблему.
Откажитесь от заказа оборудования. Если клиент, который должен вам денег, предлагает вам новый проект, для реализации которого требуется закупить новые сервера, рабочие станции и другое оборудование, вам не следует заказывать оборудование до его полной или, по крайней мере, частичной оплаты.
Пригрозите отключением оборудования. Некоторые ИТ-консультанты оставляют за собой право удаленно отключить информационные системы, серверы и маршрутизаторы, и даже физически изъять оборудование, если оплата не будет произведена в течение определенного периода времени. Проблема в том, что нужно убедить клиента подписать соглашение, предусматривающее такое право до предоставления оборудования или услуг.
Боритесь с клиентами-неплательщиками. Если несмотря ни на что клиент отказывается платить, подайте на него в суд или обратитесь в коллекторское агентство. Помните, что вы должны действовать строго в рамках закона, поэтому нельзя угрожать клиенту физическим насилием или причинением ущерба его имуществу. В любом случае стоит проконсультироваться у юристов.
Для многих ИТ-консультантов выставление счетов - скучное и утомительное занятие, но это часть бизнеса и её нельзя избежать. Если с самого начала всё делать правильно, это не такое уж тяжкое бремя.
По материалам
Увеличивая продажи, мы неизбежно придем к тому, чтобы кредитовать покупателя, разрешая ему отсроченные платежи. Для одних компаний дебиторская задолженность становится головной болью – непонятно, как ее собрать. К другим покупатели несут деньги радостно и в срок. Сегодня в нашем блоге поговорим о том, как мотивировать клиента платить вовремя.
Дебиторка есть у каждого бизнеса, однако успешные компании отличаются тем, что умеют ею управлять. Лихорадочный обзвон или объезд клиентов в конце каждого квартал, чтобы хоть что-нибудь собрать – не наш метод. Мы не призываем совсем отказаться от отсрочки платежей. Просто надо знать, кому, когда и сколько можно давать. Мы уже разобрались с вопросом КОМУ , сегодня речь пойдет о том, КОГДА и СКОЛЬКО.
Если работать по схеме факторинга, то именно она и проверит вашего покупателя, и оценит его, и назначит лимит финансирования . Считайте сами – стоит ли вся эта работа комиссии, которую вы заплатите фактору.
Я работаю на предприятии SaaS, эквивалентном членству в спортзале. Клиент знает, что они должны использовать его, потому что это хорошо для них (зарабатывает их $$$), и как только они попадают в качели, им это нравится. Но, несмотря на все мои усилия в UX, предмет по своей сути сух для творчества, и если они отвлекаются или колеблются, они склонны перестать «ходить в спортзал». Как «личный тренер», я должен оставаться бдительным, чтобы все были счастливы и мотивированы, или я теряю клиентов... следовательно, навыки межличностных отношений.
Некоторые клиенты не платят свои счета вовремя, и система автоматически сокращает доступ к прибыльным частям (вместе с электронной почтой для вежливости их бухгалтеру и менеджеру аккаунта). Один раз в месяц пользователь отправляет мне электронное письмо и говорит (перефразируя тон): «Я не могу получить доступ к своим данным, потому что у вас слишком поздно. Я пытаюсь выполнить работу, и это затрудняет работу. Можете ли вы восстановить доступ, пожалуйста?»
(Для контекста, на данный момент я отвечаю на что-то вроде « Извините, он автоматически отключает вас, когда учетная запись просрочена. Я восстановил доступ. [Имя менеджера acct в копии], обработан счет «К какой дате мы можем ожидать оплаты? »)
Может ли кто-нибудь дать мне объяснение отношения этих пользователей и предложить стратегию того, что я могу сказать, или как я могу себя вести:
Клиенты, о которых идет речь, обычно относятся к странам Латинской Америки.
4Некоторые клиенты не платят свои счета вовремя, и система автоматически сокращает доступ к прибыльным частям (вместе с почтовым письмом для своего бухгалтера и менеджера аккаунта).
Как написано это письмо? Получают ли клиенты/пользователи или только бухгалтерский отдел?
Был ли пользователь предупрежден о том, что они будут отключены от службы?
Простым решением было бы: когда платеж просрочен, сначала отправьте дружеское напоминание, как для учета, так и для фактического пользователя. Затем, подождите две недели, отправьте еще одно напоминание и только отключите услугу, скажем, через несколько дней.
Это должно оставить их достаточно времени, чтобы либо заплатить, либо вспомнить бухгалтерский учет, чтобы сделать это. Это также гарантирует, что у них не будет неприятного сюрприза, когда их обслуживание будет сокращено, поскольку они были предупреждены...
Реакция, которую вы не хотите, - «Черт, эта штука не работает!» но вам нужна реакция: «Черт, мы забыли заплатить!»
На странице с ошибкой также должно быть указано что-то вроде:
«Пожалуйста, убедитесь, что ваш спам-фильтр настроен на прием двух предупреждающих сообщений, которые мы отправили вам в предыдущие недели, чтобы избежать дальнейших неудобств».
Я занимаюсь всеми видами работ: ремонтирую квартиры под ключ, чиню и собираю мебель, провожу мелкие электромонтажные работы и меняю смесители. Иногда работаю один, иногда с напарником. Всё это проектные работы или занятия «мастера на час». Ни о каком окладе речи, конечно, не идёт. Поэтому каждый вызов – это ещё и упражнение в арифметике: нужно уметь соотносить не только количество оказанных услуг, но и потраченное время, соблюдая при этом баланс в свою пользу. Если вы фрилансер, в таком режиме приходится работать постоянно. И неважно, заняты вы на стройке или стрижете собак.
Если в вас силён внутренний бухгалтер, вы не пропадете. Но определенная финансовая ясность – это ещё и дело опыта. Когда вы берётесь за первые заказы, многое оказывается в новинку. Не все клиенты ведут себя одинаково, не все работы проводятся одинаково, даже если вы прикручиваете кран одной и той же марки. Всегда есть место непредвиденным обстоятельствам. Нужно быть осмотрительным и максимально подготовленным к форс-мажорам. Особенно это касается денег.
Требовать денег можно до, во время или после работ. Всё зависит от того, что вам предстоит сделать, понадобится ли покупка расходных материалов и на сколько дней может растянуться работа. Если это что-то краткосрочное (в моём случае, это, скажем, крепёж люстры или картины), можно попросить денег и после. Если планируется работа на несколько дней, разбейте её на части и договоритесь о поэтапной оплате.
Отдельный вопрос – покупка материалов. Мастер всегда лучше знает, какие материалы нужны в каждом конкретном случае. К примеру, необходимо поменять замок. Он стоит порядка 2500 рублей. Я покупаю его, но прошу, чтобы мне перечислили его стоимость на карту. Это своего рода залог и предоплата. Естественно, я предоставляю на него чек. В случае, если что-то сорвётся по вине заказчика, у меня будет замок, который я либо поставлю ещё кому-то, либо смогу вернуть его в магазин и получить обратно денежные средства.
Бывают такие ситуации, когда работа сделана, а заказчик говорит «спасибо» и машет ручкой. Мало ли, забыл, может быть, человек. Или делает это намеренно. И просить заплатить как-то неудобно, что ли. Есть у некоторых из нас альтруистическая черта в менталитете. Такое случается, но не со мной. Серьёзно, как можно не взять оплату? Ведь вы потратили своё время. В первую очередь, начните уважать себя и свой труд, а уже потом занимайтесь благотворительностью, если у вас есть в этом такая необходимость.
Если вас коробит от фразы «С вас столько-то рублей», используйте более нейтральную – «Вам удобно рассчитаться наличкой или сбросить на карту?». Это очень удобный ход, потому что сразу после этого вопроса идёт уточнение стоимости, если были какие-то дополнительные работы.
Другое дело, если вас действительно хотят «кинуть». Главное спасение – это предоплата. Я всегда беру минимум половину от указанной цены. Кроме того, есть ещё множество схем, которые лучше пресекать в самом начале. Например, вы договорились сделать работу с одним человеком, а на объекте оказался другой. Сразу спросите у него, в курсе ли он, что ему надо будет с вами рассчитаться.
Спасти вас сможет и осмотрительность. Однажды меня пригласили ремонтировать крышу. Это был сторонний объект, который к заказчику не имел никакого отношения. Как только я спросил про оплату, он тут же выстроил передо мной очень странную схему: «Деньги тебе отдаст человек, который в другом подъезде».
Чтобы не попасть в подобные ситуации, постарайтесь заранее прозондировать заказчика. Например, на сайте YouDo.com я всегда сначала читаю . Если же меня кто-то порекомендовал, я спрашиваю, кто именно.
Человеческий фактор – тоже вещь немаловажная. С заказчиками обязательно нужно выстраивать доверительные отношения. У меня есть постоянные клиенты, которые не только никогда не забывают мне платить, но и отдают свою карточку, чтобы я купил нужные материалы. При этом сумма покупки может достигать 300 000 рублей.
Часто на месте работа оказывается сложнее, чем это предполагалось. Заранее в мельчайших подробностях выясните, что именно вам нужно сделать. Попросите прислать фотографии или видео. Я сначала детально обсуждаю всё с заказчиком в чате и только потом выезжаю на место. Если уже на объекте вы понимаете, что работы займут больше времени, или понадобятся дополнительные материалы, предупредите заказчика сразу. Объясните, что и как, и почему это повлияет на итоговую стоимость. Не ставьте клиента перед фактом, когда всё уже выполнено.
Когда я заканчиваю делать что-то по заказу, меня часто спрашивают, что ещё я умею. Внезапно оказывается, что помимо замены смесителя нужно ещё повесить люстру или отремонтировать тумбочку. Я берусь сделать что-то ещё, но сразу оговариваю, насколько возрастёт итоговая сумма.
Некоторые заказчики сразу спрашивают о дополнительной стоимости, другие – не спрашивают. В последнем случае может получиться очень неудобно, потому что человек рассчитывал на одну сумму, а вышло больше. Составьте прайслист и не стесняйтесь знакомить с ним своих клиентов.
Но и тут есть тонкий момент – надо, помимо прочего, уметь соотносить общее потраченное время и возникшие дополнительные работы. К примеру, я приехал что-то починить. Мне за это заплатят 4 000 рублей (2 часа работы). У меня уходит на всю починку 40 минут. И тут меня просят сделать что-то ещё, что займёт у меня ещё минут 10. Я сделаю это бесплатно, потому что моё время оказалось, грубо говоря, оплачено вперёд. Иногда люди сами оценивают такой добрый жест и добавляют что-то сверху в качестве благодарности. И все остаются довольны.
Не бойтесь говорить с заказчиками. Так вам удастся избежать неловких моментов в работе и обезопасить себя. И главное: не стесняйтесь денег, и тогда деньги не будут стесняться вас!
