Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
Сегодня вы узнаете:
Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.
Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.
Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.
Совершаяназначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.
Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:
При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.
А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.
Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.
Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.
Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.
Права:
Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.
В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.
Обязанности:
В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:
Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.
Структура акта передачи-приема документов:
Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.
За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.
Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.
Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.
В практике существует такое понятие, как взаимозаменяемость сотрудников. Это означает, что в период отсутствия одного сотрудника его должностные функции в полном объеме возлагаются на другое лицо. Как правило, взаимозаменяемыми являются работники, выполняющие смежные функции.
Но это не исключительное правило, поскольку определение взаимозаменяемости осуществляется руководством организации по своему усмотрению.
Поэтому, если сотрудник, впридачу к своим профессиональным умениям, владеет знаниями и навыками по какой-либо смежной специальности, то его вполне могут назначить заменяющим отсутствующего по каким-либо причинам работника. Однако стоит заметить, что это весьма нечастая практика
Возложение должностных функций главного бухгалтера на другого работника возможно в нескольких случаях:
Во всех случаях возложение дополнительных функций отсутствующего работника осуществляется путем издания специального приказа. Данный акта утверждается работодателем.
Поскольку главный бухгалтер является одним из первых лиц предприятия, его функции могут быть возложены на вышестоящее лицо. Такую должность занимает директор. Данное решение руководителя может быть принято в связи с нетрудоспособностью работника или его отсутствием этой должности по каким-либо иным уважительным причинам.
Если в организации штатная численность сотрудников велика, необходимо установить распределение их обязанностей. Это позволит четко очертить круг ответственности каждого лица. Это решение оформляется посредством издания соответствующего приказа или распоряжения о распределении обязанностей между персоналом организации.
В данном документе содержится указание и на взаимозаменяемость работающих в фирме. Как правило, это отражается после текста о конкретных обязанностях сотрудника. Делается запись о выполнении им дополнительных функций в период отпуска другого сотрудника. Эта деятельность и становится одной из трудовых обязанностей лица.
Охрана труда является одним из приоритетных направлений деятельности руководства организации. Лицо, которое ответственно за охрану труда, обязательно имеется на каждом предприятии. Если такая должность не предусмотрена штатным расписанием, то функции по охране труда могут быть возложены на заместителя руководителя организации или непосредственно на директора.
Производственная безопасность и обеспечение достойных условий работы требуют определенных познаний от сотрудника. Поэтому лица, замещающие сотрудников на указанных должностях, должны пройти специальное обучение.
Назначение на данную должность происходит посредством издания приказа.
Если коллектив организации небольшой, то содержать в штате кадровый отдел нецелесообразно. Поэтому можно поручить выполнение данных действий определенному сотруднику. Как и любое другое кадровое решение, это оформляется соответствующим приказом руководителя. Форма указанного документа — типовая. Такое решение оформляется в соответствии с внутренними правилами делопроизводства. Определение конкретного лица, на которое будут возложены соответствующие задачи, осуществляется исключительно руководителем. Только он имеет право принимать такие решения.
Для этого работодатель заключает с сотрудником отдельный трудовой договор (ст. 60.1 ТК РФ). При совмещении профессий сотрудник занимается дополнительной работой в течение своего обычного рабочего дня. При этом дополнительная работа оплачивается и возможна только с письменного согласия сотрудника. Такие правила установлены в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ. Под расширением зон обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).
Узнать подробнее Полистать журнал Подписаться Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Обмен документами Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.
Приказы по личному составу – 5 лет (п. «б» (2) Перечня 2010) или 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в ред. от 18.06.2017; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ). Во-вторых, при ликвидации организации приказы по личному составу будут переданы на государственное хранение.
Вероятность того, что приказы по основной деятельности заинтересуют Архивный фонд Российской Федерации, весьма невелика, так что их, скорее всего, уничтожат. Нюансы формирования дел. Приказы по личному составу формируются в дела в течение календарного года.
Дел должно быть как минимум два: первое – со сроком хранения 5, второе – 50 лет. В будущем, когда приказов по личному составу станет больше, количество дел тоже увеличится.
Важно
Следует помнить, что трудовая книжка – документ, подлежащий возврату, и работник (или его родственники) теоретически может затребовать ее на протяжении всего срока хранения этого документа, а срок составляет 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). Поэтому забытые трудовые книжки ни в коем случае не сшиваются между собой.
Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства (образец) Представляем для ознакомления пользователей нашего портала образец Приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства. Общество с ограниченной ответственностью «Пути успеха» ПРИКАЗ №4-к «17» августа 2011 г.
г. Москва О назначении Бобылевой М. А. ответственной за ведение кадрового делопроизводства ООО «Пути успеха» Назначить секретаря Бобылеву Марину Александровну ответственной за организацию и ведение кадрового делопроизводства Общества, включая ведение, хранение и учет трудовых книжек, с 17.08.2011 г. Назначить Бобылевой М. А. ежемесячную доплату к должностному окладу в размере 10000 (десяти тысяч) рублей.
Статья о возложении обязанностей временно отсутствующего специалиста на другого сотрудника поможет вам не допускать ошибок в работе. При этом поручение сотруднику дополнительной работы за дополнительную оплату оформите подписанием сотрудником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором будут определены как содержание и объем, так и срок будущей работы, а также дополнительная оплата за ее выполнение (ст. 72, 151 ТК РФ). На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ (в произвольной форме) о поручении сотруднику соответствующей работы и установлении дополнительной оплаты. Копию приказа передайте в бухгалтерию для начисления и выплаты сотруднику доплаты.
Внимание
Размер доплаты за выполнение дополнительной работы определяется соглашением сторон. Доплата может быть установлена как в твердой сумме, так и в процентах.
Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).
Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.
Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют.
Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2).
Вопрос Скажите, пожалуйста, в организации численностью 8 человек, обязанности по кадрам исполняет главный бухгалтер. В штатном расписании нет должности инспектора по кадрам.
Надо ли на главного бухгалтера делать приказ о возложении обязанностей инспектора по кадрам и внести должность в штатное расписание? Ответ Если в организации нет кадровика, то это не освобождает работодателя от необходимости оформления документации по личному составу. В таком случае приказом (распоряжением) руководителя решается вопрос, кто будет заниматься этой работой.
На практике чаще всего для работы с кадровой документацией выбирается сотрудник, который хорошо разбирается в делопроизводстве. Выбор, как правило, падает либо на секретаря, либо на бухгалтера.
В соответствии с имеющимся приказом, Вы имеете право подписывать записи в трудовой книжке, как бухгалтер, которому поручена соответствующая работа.По нашему мнению, Вы имеете право поставить вопрос перед руководством о совмещение должностей, выполнение обязанностей инспектора по кадрам наряду со своей основной работой бухгалтером, за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).Размер дополнительной платы устанавливается по соглашению сторон трудового договора и может включать либо выполнение обязанностей инспектора отдела кадров в полном объеме и получать полный оклад по должности, или выполнение только части обязанностей, например, только ведение трудовых книжек и оплату только этой работы (ст. 151 ТК РФ).
Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.
А если же организация небольшая и затраты на прием и оплату отдельного сотрудника для ведения кадрового делопроизводства экономически не выгодны и не обоснованы? В этом случае руководителю придется принять решение о возложении обязанностей кадровика на уже имеющегося работника. Сделать это надо обязательно! Мы пройдем этот путь за 3 шага. Шаг 1 Ищем подходящую кандидатуру. Игра в «бутылочку» не подходит, т.к. у работника обязательно придется получить согласие. Самый простой для руководителя выбор, это возложить обязанности на себя. С собой всегда легче договориться, да и с получением согласия проблем не будет. Хотя может оказаться, что на руководителя уже возложены обязанности, как минимум главного бухгалтера. А может еще и ведущего продавца или уборщицы… Следующий по распространенности на данное совмещение – главный бухгалтер. Посоветуйтесь с ним.
Особенности кадровых вопросов организации: как правильно возложить обязанности по ведению кадров на бухгалтера организации - читайте в статье.
Вопрос: Было решено из штатного расписания убрать должность специалиста по кадрам и возложить обязанности по ведению кадров на бухгалтера в связи с тем, что в организации намного уменьшилась численность сотрудников. Получается: нужно убрать должность специалиста по кадрам из штатного расписания и добавить в должностную инструкцию бухгалтера ведение кадров? И в документах, где требуется подпись кадровика, расписывается бухгалтер и ставит должность бухгалтер?
Ответ: Да, нужно убрать из штатного расписания должность специалиста по кадрам, путем сокращения штата.
Отвечает Александр Сорокин,
рекомендации ».
В должностную инструкцию бухгалтера нужно внести изменения. Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора, то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение
приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.
Да, в документах расписываться будет бухгалтер и ставить должность бухгалтер.
Обоснование
Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию
Да, можно.
Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.*
Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.
Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:
Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.
Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.*
Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 .
Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).
Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда
ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.
9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.
20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:
Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.
Из ситуации: Когда вносить изменения в штатное расписание
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1).* Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (), организационные или технологические изменения () и т. д.
В завершение процедуры оформите приказ о внесении изменений в штатное расписание.* К этому приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.
Пример внесения изменений в штатное расписание
Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. Для этого ему потребовалось внести изменения в штатное расписание. Он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Из форм
Приказ о возложении полномочий и предоставлении права подписи кадровых документов должностному лицу
ПРИКАЗ № 3
О возложении полномочий и предоставлении права подписи кадровых документов
должностному лицу
г. Москва 09.01.2013
В целях соблюдения порядка и сроков оформления кадровых документов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 9 января 2013
года возложить на руководителя отдела кадров Е.Э. Громову
осуществление в отношении работников «Альфа»
прав и обязанностей работодателя,
предусмотренных трудовым законодательством РФ, за исключением полномочий,
реализуемых непосредственно директором
.
2. Предоставить право подписи кадровых документов «Альфа» , в том числе:
3. Предоставить право заверения копий документов, связанных с трудовой деятельностью работников.
4. Образец подписи Громовой Елены Эдуардовны приводится в приложении 1 к настоящему приказу.
Приложение: упомянутое по тексту на 1 листе в 1 экземпляре.
Директор А.В. Львов
С приказом ознакомлен а
Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова
09.01.2013
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в
