Заказ клиента - это документ, который фиксирует намерения клиентов приобрести товар. Функционал управления заказами разработанный в Управление торговлей 11.2, обеспечивает поддержку в принятии управленческих решений.
Использование Заказов клиентов становится возможным после включения функции в разделе НСИ и администрирование → Продажи → Использование Заказов клиентов . Указываем вариант использования - Заказ со склада и под заказ . Другие варианты использования Заказов вам подойдут если вы предполагает использовать Заказ только для печати Счета на оплату или если вы планируете приминать заказы лишь на товар, имеющийся на складе. (Рис.1).
Кроме того, в данном разделе есть возможность:
Мы включаем все вышеуказанные функции.
Создаем Заказ клиента в разделе Продажи (Insert). В верхней части формы находятся Статусы Заказа, Приоритет и Текущее состояние . (Рис.2).
Статусы заказа (Рис.3).
Рис.3
Выбор в документе статуса определяется стратегией использования заказов, которую мы определяли выше. Если использовать заказы с вариантом Заказ как счет , то статусы в документе не доступны. Если использовать заказы по стратегии Заказ только со склада , то доступны статусы:
. На согласовании
- заказ не создает записи в регистрах, используется для регистрации неподтвержденного желания клиента;
. В резерве
- заказ резервирует товар на складе;
. К отгрузке
- товар можно отгружать.
Если пользоваться стратегией Заказ со склада и под заказ , то возможны статусы:
. На согласовании
. К выполнению
- доступно управлять отгрузкой, а также резервировать товар по каждой позиции в документе.
Пр иоритет
Приоритет используется в программе для определения важности Заказа для менеджера. Для нового заказа по умолчанию устанавливается средний приоритет. Сотрудник может изменить приоритет заказа, оценивая степень важности заказа. Высокий приоритет в журнале заказов он будет выделен цветом. (Рис.4).
Рис.4
Текущее состояние
Для Заказов клиентов доступны следующие состояния:
Ожидается согласование;
Ожидается аванс (до обеспечения);
Готов к обеспечению;
Ожидается предоплата (до отгрузки);
Ожидается обеспечение;
Готов к отгрузке;
В процессе отгрузки;
Ожидается оплата (после отгрузки);
Готов к закрытию;
Закрыт.
Заполняем закладку Основное .
Выбираем клиента, и соглашение. На основании выбранного соглашения заполняется Склад, порядок расчета и операция. Значение Операция определяет вариант отгрузки (реализация или передача на комиссию). В Заказе можно уточнить порядок расчетов по документу, если есть отличия от указанного в соглашении или договоре. Варианты порядка расчетов: по договорам, по заказам, а возможно и по накладным.
Переходим на закладку Товары .
Список товаров можно добавлять по кнопке Добавить, или нажав Insert, копировать строку с товаром удобно клавишей F9 или через контекстное меню → Скопировать. Но самый удобный вариант заполнения списка товаров через рабочее место подбор товаров . (Рис.5).
(Рис.5).
Для товара отражаются цены по тому виду цены, который мы выбрали в Заказе, а также остатки товаров на том складе, который мы указали. Чтобы просмотреть другие цен по товару используйте кнопку Цены
. Предусмотрена возможность установки отбора по цене, задав диапазон цены от и до. Для подбора товаров которые есть в наличии нужно активизировать флаг Только в наличии на складе из документа.
В окне подбора можно установить различные фильтры для ограничения области поиска товаров: по иерархии номенклатуры, по виду номенклатуры, по товарам другого качества.
Выбираем нужный нам товар, указываем количество, цену, а при необходимости и дату отгрузки каждого товара. Для переноса выбранных товаров в документ нажимаем Перенести в документ . (Рис.6).
Рис.6
Вариант обеспечение заказов
(Рис.7).
Рис.7
Для заполнения варианта обеспечения товарами для заказа необходимо выделить все строки заказа (Ctrl-A), выполнить команду Заполнить обеспечение
. В окне заполняем варианта обеспечения, в зависимости от необходимых действий с товаром.
Для обособленного обеспечения по конкретному товара или заказа в целом, предназначен вариант Обеспечивать обособлено
(доступен только при включенной функциональной опции Обособленное обеспечение заказов
в разделе НСИ и администрирование → Склад и доставка → Обеспечение потребностей
.
Дату предполагаемой отгрузки по данному заказу заполняем в поле Желаемая дата отгрузки . Для возможности отгрузки товаров одной датой дополнительно требуется установка флага Отгружать одной датой .
Закладка Доставка
Подробно мы описывали управление доставкой в другой статье. Возможность указания адреса доставки включается опцией Управление доставкой в разделе НСИ и администрирование → Склад и доставка → Доставка . (Рис.8).
Рис.8
Закрытие заказа
В журнале Заказов клиентов два варианта закрытия заказов :
Закрытие у полностью отработанных заказов
- по которым прошли реализации товаров;
Закрытие заказов с отменой неотработанных строк
- программа анализирует и отменяет все нереализованные строки по заказу. Пользователь должен указать причину невыполнения отгрузки товара по заказу.
1С: УНФ способствует снижению затрат и ресурсов на получение и переработку информации в предприятиях, работающих в сфере малого бизнеса. Главным документом, через который проходят все операции в УНФ, является «Заказ покупателя». На его основании производятся все операции связанные с планированием продаж, производства, закупок и резервирования ТМЦ на складах. Поэтому вокруг него формируется вся аналитическая база деятельности компании. Одним словом, заказ покупателя в УНФ является основой для определения затрат и финансового результата деятельности компании.
Главное предназначение документа «Заказ покупателя» – отражение в базе данных решения клиента совершить покупку товара или услуги. В нем отражены следующие данные:
Список заказов покупателей открывается в журнале по следующему пути: Продажи/Заказы покупателей.
В журнале документов «Заказы покупателей» содержится вся основная информация.
На верхней панели располагаются следующие функциональные клавиши:
На основании заказа покупателя мы можем создать более двадцати различных видов документов. Все они отражаются во всплывающем списке, при нажатии клавиши «создать на основании».
Сам журнал состоит из нескольких колонок. Первая, с изображением коробочки сообщает состояние отгрузки, вторая, с монеткой – состояние оплаты. Пустые кружки означают, что ни отгрузки, ни оплаты еще не было. Если кружок окрашен в зеленый цвет, то процедура произведена в полном объеме. Частично закрашенный круг говорит нам о неполной отгрузке, или частичной оплате. Пустой круг красного цвета обозначает просрочку по заказу покупателя.
С правой стороны журнала УНФ «заказ покупателя» есть фильтр. Переключиться на него можно нажатием клавиш Ctrl+F. Здесь можно сделать выборку заказов по дате, контрагентам, виду и состоянию заказов, состоянию отгрузки или оплаты, а так же по ответственному за заказ менеджеру.
В УНФ 1С заказ покупателя можно создать двумя путями. Первый – на основании события. Для этого в левой основной панели открываем закладку «CRM», выбираем журнал «События». В открывшейся форме нажимаем кнопку «создать на основании» и выбираем из списка «Заказ покупателя».
Второй — создать в журнале заказов покупателей, используя функциональную клавишу «Создать». Откроется форма для заполнения.
Тут уже автоматически программа заполняет номер и дату, организацию, вид операции, вид и состояние заказа.
Вид заказа предназначен для компаний, имеющих несколько типов заказов. Если данная опция нужна, а в открывшейся форме ее нет, необходимо включить её, перейдя в раздел «Настройки», из левого меню «Продажи». Тут необходимо поставить галочку рядом с параметром «Виды заказов покупателей». Теперь «Вид заказа» появится в форме «Заказ покупателя».
Вид операции по умолчанию стоит «Заказ на продажу», но при необходимости, можно поменять его на «Заказ на переработку». В нижнем поле откроется дополнительная закладка «Материалы заказчика», где добавлением, или подбором из списка, можно внести материалы, которые будут перерабатываться.
Если все основные реквизиты, установленные по умолчанию, не требуют изменений, приступаем к заполнению полей формы УНФ «Заказ покупателя». Добавляем покупателя из списка контрагентов, или создаем нового.
Устанавливаем предполагаемую дату отгрузки. И приступаем к заполнению товаров/услуг/работ, которые заказывает данный покупатель. В нижней части формы в открытой вкладке «Товары, услуги» создаем позицию нажатием на клавишу «Добавить», либо «Подбор» (выбираем из открывшегося справочника).
При выборе из справочника указываем количество и цену. Нажимаем клавишу «Перенести в документ».
Если товар ставим на резерв, то заполняем вкладку «Дополнительно». Указываем в ней склад, с которого будет производиться отпуск товара и «Проект», если требуется связать несколько заказов.
Заполняем все реквизиты в закладке «Доставка», если осуществляем адресную доставку.
И заполняем раздел «Платежный календарь». Ставим галочку на позиции «заполнить оплату», выбираем форму оплаты, если безналичный платеж, программа заполнит «Банковский счет». Указываем дату и процент оплаты, остальное УНФ рассчитает сама.
Если оплата производится частичная, то справа нажимаем клавишу «Список», и добавлением позиций вводим те же данные.
Оплата покупателя может планироваться так же в документе «Счет на оплату». Важно составлять график платежей только в одном из них. Если оплата будет запланирована в двух документах, сумма платежа задвоится в программе.
После заполнения формы, нажимаем «Записать», затем «Провести». Теперь мы можем распечатать заказ покупателя, счет на оплату либо другой необходимый документ, из списка.
При необходимости можно получить сводный отчет по заказам покупателя в УНФ (Продажи/Аналитика/Отчеты/Отгрузка и оплата по заказам).
В правой части формы выбираем параметры, по которым необходимо посмотреть аналитику, и нажатием клавиши F5 формируем отчет. Тут же можно убирать или добавлять колонки, строки, ставить фильтры.
Знаете ли вы, что в 1С можно быстро создавать заказы поставщикам, исходя из текущих потребностей интернет-магазина?
Процесс обеспечения заказов в конфигурации «1С: Управление торговлей 11» поддерживается стандартной обработкой «Формирование заказов по потребностям».
Но!
У такой обработки есть один минус, который сводит на нет многие плюсы: все ее возможности тесно переплетены и пользователь обязан указывать все необходимые параметры обеспечения потребностей. А таких параметров очень много, что затрудняет работу пользователя.
Обработка слишком сложна для восприятия. И менеджеры интернет-магазинов создают заказы поставщикам вручную.
Из наших клиентов лишь единицы подтвердили, что они в какой-то степени используют возможности стандартной обработки, но и то – в очень ограниченном объеме.
Мы разработали интуитивно понятный механизм автоматического создания заказов поставщикам. Это решение в виде внешней обработки «Создание заказов поставщику». В нем участие пользователя в цикле обеспечения заказа сведено к минимуму.
Можно за 3-4 клика мыши сформировать заказы поставщикам по всем поступившим заказам от покупателей за день.
Приведем пример, как используется такая внешняя обработка в интернет-магазине товаров для животных ЮНИЗОО.
Особенности: у магазина много заказов покупателей и широкий выбор поставщиков, поэтому требуется отправлять заказы на товар разным поставщикам в разное время суток, в том числе и по нескольку раз в день, что отнимало у менеджеров уйму времени.
1. В механизм проведения заказа покупателя добавляем автоматическое разделение товаров по варианту обеспечения (со склада/под заказ).
Здесь обработка автоматически, в зависимости от свободного остатка на складе, определяет количество товара, которое необходимо заказать поставщику по конкретному заказу покупателя.
Те же товары, которые имеются на складе организации, проставляются в резерв под конкретный заказ покупателя (обособленный резерв).
Рисунок 1. Разделение по вариантам обеспечения
2. Для каждого товара в магазине указываем список всех поставщиков и основного контрагента. Устанавливаем соответствие между наименованиями товаров у клиента и у конкретного поставщика для автоматической подстановки значений в заказы поставщикам. Первичный ввод информации был выполнен программно на основе предоставленных прайс-листов поставщиков.
Рисунок 2. Список номенклатурных позиций поставщиков
Для актуальности информации о наличии товара у поставщика для каждой номенклатуры был задан реквизит «Наличие у поставщика». И сейчас менеджеры интернет-магазина автоматически загружают информацию по прайс-листам поставщиков один раз в день, тратя на это всего лишь 5 минут.
Рисунок 3. Номенклатура поставщика
В итоге в системе поддерживается актуальная информация о наличии товара на складе конкретного поставщика в конкретный день.
3. Для массового формирования заказов поставщикам была разработана внешняя обработка. На первом шаге отбираем товары для заказа и указываем дату доставки (период). По кнопке «Заполнить» все заказы покупателей за нужные даты попадают в таблицу. Переключая варианты отображения заказов («Только необеспеченные / Все заказы) и фильтр по менеджеру − можно настроить интерфейс обработки индивидуально под каждого менеджера.
Рисунок 4. Шаг 1. Отбор товаров для заказа
В табличной части обработки выводится необходимая информация: наименование и количество заказанного товара в разрезе заказов покупателей, статус обеспечения каждой позиции (см. табл. ниже) и т.д.
После нажатия «Проставить галки и количество» происходит автоматический расчет необходимого количества товара к заказу по каждой строке, с учетом наличия товара на складе и уже сформированных заказов поставщикам (поле «Количество» редактируется вручную при необходимости).
Рисунок 5. Шаг 1. Расчет требуемого к заказу количества
Обратите внимание: поля со статусом «Не обеспечен» на рисунке 6 соответствуют позициям, отмеченным галочкой на рисунке 5
Рисунок 6. Шаг 1. Автоматический отбор товаров к заказу
4. Табличная часть второго шага обработки – Выбор поставщиков – формируется на основе информации, указанной на первом шаге. Пользователь видит информацию о всех необеспеченных позициях, по которым требуется сформировать заказ поставщикам.
В качестве поставщика автоматически выбирается основной поставщик по данной позиции. При отсутствии товара у основного поставщика, система предлагает выбор из тех поставщиков, которые поставляют данный товар, и он имеется у них в наличии.
Рисунок 7. Шаг 2. Выбор поставщиков
Для любой позиции выбор поставщика можно скорректировать вручную. Завершаем шаг, нажимая кнопки «Сформировать заказы».
5. Заказы поставщикам формируются на основе информации, выбранной на втором шаге. Для каждого поставщика все товары собираются в отдельный заказ. Теперь их осталось только переслать поставщикам.
Такой механизм позволил сократить трудозатраты менеджеров по закупкам в 4 раза по сравнению с ручным созданием заказов поставщикам.
Если вы хотите увидеть, как автоматизировать создание заказов поставщикам в 1С – закажите бесплатную демонстрацию.
Чтобы отразить факт продажи товаров или оказания услуг, в программе « » существует документ «Реализация товаров и услуг».
Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как создать и заполнить данный документ, а также разберем, какие бухгалтерские проводки он формирует.
Откроется окно нового документа 1С Бухгалтерии. Приступим к его заполнению:
Обязательные поля для заполнения, как правило, подчеркнуты красным пунктиром. Нетрудно догадаться, что в первую очередь необходимо указать:
Тип цен задает, по какой цене будет продаваться товар. Если тип цен указан в договоре контрагента, он установится автоматически (из установленных ранее значений в документах ). Если тип цен не указан и у ответственного за заполнение документа есть права на редактирование цен продаж, цена во время оформления табличной части указывается вручную.
Замечу, что если в программе 1С 8.3 ведется учет только по одной организации, поле «Организация» заполнять не нужно, его просто не будет видно. То же касается и склада.
Необходимые реквизиты в шапке документа мы указали, перейдем к заполнению табличной части.
Можно воспользоваться кнопкой «Добавить» и заполнять документ построчно. Но в этом случае мы не будем видеть остаток товара на складе. Для удобства набора товаров в табличную часть нажмем кнопку «Подбор»:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Откроется окно «Подбор номенклатуры», где мы видим остаток товара и можем смело его выбирать. При выборе той или иной строки программа запросит количество и цену (если не выбран тип цен) выбранного товара.
В нижней части окна отражаются выбранные и готовые к переносу в документ позиции. После того как все нужные позиции выбраны, нажимаем «Перенести в документ».
Теперь добавим в документ услугу. Услуги выбираются на закладке «Услуги». Перейдем в нее и также нажмем кнопку «Подбор». Я выбрал позицию «Доставка», указал количество, стоимость и перенес в документ.
Для оказания одной услуги множеству контрагентов удобно оформлять одним документом — . Это может быть особенно полезно для предприятий, который оказывают периодические «абонентские услуги»: например, в сфере ЖКХ.
Вот, что у меня получилось:
Теперь документ можно провести. При проведении сформируются проводки, которые отразят факт реализации товара в бухгалтерском учете.
Давайте посмотрим, какие проводки по продаже сформировал нам документ в 1С. Для этого нажимаем кнопку в верхней части документа. Откроется окно со сформированными проводками:
Сформировались следующие виды проводок:
Проводки можно отредактировать вручную, для этого вверху окна есть флажок «Ручная корректировка». Но делать это не рекомендуется.
Наше видео по продаже товара в программе 1с 8.3:
Если проводки автоматически формируются неправильно, лучше разобраться в настройках, почему так происходит, или исправить счета учета в документе. Дело в том, что в соответствии с при заполнении документа счета подставляются в документ, а уж потом по ним формируются проводки.
Давайте посмотрим, где их можно посмотреть и отредактировать (опять же скажу, что лучше один раз правильно настроить, чем каждый раз исправлять в документе).
То же самое касается и услуг:
Напоследок скажу, что правильная настройка счетов учета — очень важная задача, так как от этого зависит правильность ведения бухгалтерского учета. Для нашего примера настройка счетов производится в справочниках « » и « «, но это тема уже для отдельной статьи.
Продажа услуг в 1с 8.3:
В этом уроке показана работа с заказами клиента при оформлении оптовой продажи юридическому лицу.
Документ заказ клиента в системе предназначен для фиксации намерения покупателя (юридическое лицо) приобрести у нас какой-либо товар, работу или услугу. В разрезе этих документов можно вести взаиморасчеты с клиентами, а также собирать различные дополнительные затраты.
Для начала напомню где включается функционал заказов клиента в программе:
Помимо включения использования собственно самих заказов, нужно выбрать тип использования заказов (просто как счет, как возможность резервирования товаров на складе, или дополнительно как возможность создания заказов поставщику на основе заказов клиента). Также включен контроль отгрузки при закрытии заказов (т.е. нельзя будет закрыть заказ, если по нему на завершена отгрузка) и контроль оплаты (нельзя будет закрыть заказ, если он не оплачен полностью):
Теперь создадим заказ клиента, для этого откроем список заказов:
В списке документов создаем новый заказ:
Форма документа очень похожа на форму документа реализации товаров :
На первой закладке указываем организацию, клиента, подтягивается контрагент, соглашение и договор:
На второй закладке подбираем товары:
В форме подбора видим, что цены на номенклатуру у нас есть (используется вид цен, выбранный в соглашении), однако совсем нет складского остатка:
Потому что не выбран склад:
Исправляюсь, теперь появился складской остаток:
Подбираем нужную номенклатуру, при двойном клике на строке списка товаров появляется такое окно:
В нем нужно выбрать количество товара для продажи и действие по данному товару, на выбор несколько вариантов. Нас интересует только вариант Отгрузить (только по этому варианту можно оформить продажу данного товара). Детально о данных настройках и об обеспечении потребностей в программе будет говорить позднее в отдельном уроке.
После подбора нужных товаров переносим их в документ:
Табличная часть товаров в заказе полностью заполнилась:
В нижней части формы видим дату отгрузки товаров (именно эта дата будет считаться датой отгрузки при формировании графика оплаты по договору). При необходимости (если разные товары по заказу будут отгружаться в разные даты) можем снять эту галку и тогда нужно будет заполнить дату отгрузки во всех строках табличной части Товары .
На закладке Дополнительно указывается валюта заказа, вариант налогообложения, номер и дата входящих данных (по данным клиента). Обязательно нужно заполнить Подразделение (оно по умолчанию подтягивается из подразделения, к которому относится пользователь, оформивший заказ), иначе не проведется потом документ реализации:
Для того, чтобы можно было оформить реализацию, нужно установить статус К выполнению . После этого проводим документ. Заполнился график оплаты заказы:
По умолчанию график берется из соглашения. Если в соглашении он не заполнен, то график устанавливается как стопроцентная постоплата в день отгрузки:
На основании заказа можно ввести следующие документы:
Для того, чтобы оформить продажу по заказу, оформим реализацию товаров и услуг:
Документ заполнился автоматически, осталось провести.
По заказу можно формировать следующие печатные формы:
И различные отчеты:
Посмотрим, например, отчет по состоянию выполнения:
В нем мы видим, что заказ отгружен полностью, но не оплачен.
В списке заказов появляется строка документа, в текущем состоянии указано "Готов к закрытию":
Те заказы, по которым состоялась отгрузка и принята оплата от покупателя, рекомендуется закрывать. Несмотря на то, что оплату мы не получили и установили в настройках системы контроль оплат при закрытии заказов, попробуем все-таки заказ закрыть:
Повляется такое окно:
Видим, что заказ успешно закрылся:
Не нужно думать, что это системная ошибка. Просто дело в том, что контроль отгрузок и оплат при закрытии заказов работает только в том случае, если взаиморасчеты с покупателем ведутся в разрезе заказов (а у нас в данном случае по договорам). Ровно по этой же причине в списке заказов не отобразился процент отгрузки по заказу и процент долга.
Про взаиморасчеты поговорим подробно в отдельном уроке.
