При поступлении на предприятие работник приспосабливается к новым экономическим, психологическим, бытовым условиям труда. Привыкает к принятым в коллективе социально-поведенческим нормам.
Есть первичная и вторичная. Первую проходят молодые специалисты без опыта работы. Вторую – о недавно трудоустроенные со стажем. Подразумевается взаимное привыкание нового работника и предприятия.
Цели адаптации:
Методы:
Выделяют три периода:
На первом этапе специалист знакомится с предприятием, микроклиматом в коллективе. Полученные знания сопоставляются с целями новичка, его ожиданиями от работы.
Руководству предприятия необходимо решить следующие задачи до окончания испытательного срока работника:
Этап приспособления длится от 1 до 12 месяцев и зависит от нескольких факторов, к которым относят оказываемую непосредственным начальником, коллегами и менеджером по персоналу помощь. Происходит определение характера взаимодействия новичка с коллективом.
Ассимиляция заключается в окончательном привыкании к коллективу и предприятию. На этом этапе сотрудник должен освоить должностные обязанности. Предполагается самостоятельная установка целевых ориентиров.
Наряду с этими видами существует профессиональная и организационная. Первая предполагает дополнительные навыки, усвоение знаний и формирование качеств для конкретной должности. При организационной работник привыкает к принятым на предприятии системам управления. Вид необходим для адекватной самооценки нового сотрудника, его роли в производственных процессах.
Документ составляется специалистами отдела кадров и может включать необходимые задачи (на период испытательного срока), мероприятия, раздел для отметок контроля их выполнения.
На тренингах для новичков недавно трудоустроенные могут познакомиться с существующими в организации порядками, узнать о деятельности предприятия, его истории. Занятия бывают аудиторными, электронными, смешанными.
Корпоративная брошюра может быть выдана при в печатном или электронном виде или как карманный справочник.
Дни для новичков имеют своей целью укрепление взаимоотношений в коллективе, формирование сплоченной команды, что ведет к повышению производительности труда.
Подходы к выбору адаптационных инструментов
При выборе адаптационных инструментов для разработки и последующего их применения в компании необходимо исходить из стоящей перед организацией, а, следовательно, и службой персонала, цели: чего мы хотим добиться в ближайший год, как на достижение этой цели повлияет выстраиваемая система адаптации новых сотрудников?
Но при всей очевидной целесообразности применения целевого подхода мы подчас, к сожалению, применяем другие.
Проблемно-ориентированный подход, например, в ситуации, когда сотрудники службы персонала неожиданно для себя узнают, что новые сотрудники крайне мало знают о самой компании, ее истории, стоящих перед ней задачах. Это значит, надо что-то менять в существующем положении дел.
Процессно-ориентированный, когда над целью начинает доминировать понимание того, как «должно быть, потому что у других все именно так». Это выражается в том, что служба персонала старается копировать опыт других компаний, не всегда задумываясь, необходимо ли это.
Адаптационный лист
Одним из инструментов управления процессом адаптации новичка является Адаптационный лист (приложение 1) нового сотрудника (в некоторых компаниях он называется Дневник нового сотрудника, Программа адаптации, План адаптации, План стажировки).
Адаптационный лист готовится линейным руководителем и подписывается новым сотрудником в первый день его работы вместе с должностной инструкцией. Адаптационный лист может быть подготовлен как в печатном, так и в электронном виде.
Структура Адаптационного листа нового сотрудника включает следующие разделы:
ь задачи на испытательный срок;
ь мероприятия по адаптации;
ь перечень мероприятий к исполнению;
ь контроль выполнения.
Задачи на испытательный срок
Задачи определяются руководителем и разъясняются новичку при подписании Адаптационного листа.
Мероприятия по адаптации
Данный раздел включает те мероприятия по адаптации, которые разработаны в компании и адресованы новому сотруднику.
Перечень мероприятий к исполнению
Перечень мероприятий к исполнению - это список так называемых контрольных точек, или обязательств нового сотрудника перед компанией.
Контроль выполнения
В этом разделе фиксируется оценка выполнения поставленных перед новым сотрудником задач, которую рекомендуется осуществлять в ходе его встреч с непосредственным руководителем один раз в две недели или в месяц.
Дни новичков
Дни новичков в компании могут проходить с разной периодичностью. Наиболее часто встречающиеся варианты - один раз в месяц и один раз в квартал. Главная цель таких мероприятий - командообразование.
В некоторых компаниях День новичков заменяет Welcome! Тренинг. В этом случае мероприятие обычно включает официальную (содержательную) и неофициальную (развлекательную)части.
Комплект новичка
Комплект новичка (другие названия: Папка нового сотрудника, или Путеводитель по компании) обычно включает в себя:
должностную инструкцию, локальные нормативные документы, в том числе:
ь Положение о персонале;
ь Адаптационный лист;
ь Книгу сотрудника;
ь корпоративные памятки, положения;
ь последний выпуск корпоративного издания;
ь маркетинговые материалы;
ь корпоративный сувенир (например, ручка, блокнот и т. п.);
ь телефонный справочник;
Часть документов может быть записана на компакт-диск, например, вместе с фильмом о компании.
Первый день нового сотрудника
Первый день сотрудника должен быть подготовлен заранее. Часто бывает, что компании де-юре обладают разработанными адаптационными инструментами, а де-факто оказываются абсолютно не готовы к приему нового сотрудника. Детально разработанные программы адаптации не заменят эмоциональной составляющей первого дня сотрудника на новом месте, в ходе которого он невольно оценивает реальное к нему отношение.
Неправильно назначать выход нового сотрудника на тот день, когда его непосредственный руководитель находится в отпуске или командировке. Не стоит допускать, чтобы человек чувствовал себя брошенным.
Ожидая появления нового сотрудника в офисе, проверьте, не забыли ли вы подготовить:
1) рабочее место; на рабочем столе и в тумбочке не должно быть никаких вещей, оставшихся от предыдущего сотрудника, положите на стол ежедневник, набор канцелярских принадлежностей;
2) Комплект новичка, Адаптационный лист, бейджик;
3) знаки приветствия от коллег: открытка- поздравление с выходом на новую работу, небольшая шоколадка, корпоративный сувенир - словом, все, что сотрудникам подскажет их фантазия.
Если есть возможность, предупредите работников этого и смежных подразделений о появлении нового коллеги.
Первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже, например, в 9.30, в случае если вся компания работает с 9.00. К этому времени все заинтересованные лица уже будут на рабочих местах, и новичку не придется проводить первые минуты в ожидании появления будущих коллег.
Важно не столько в первый же день довести до сотрудника всю подробную информацию, сколько объяснить ему, где ее можно самостоятельно найти в будущем. Цель первого дня нового сотрудника -сформировать у него положительное впечатление о компании и вызвать воодушевление к работе в ней.
Информация о новичке
Важно не только представить новому сотруднику его будущих коллег, но и рассказать о новом человеке в коллективе. Для этого необходимо использовать имеющиеся коммуникационные каналы:
ь интранет-страницу «Наши новички»;
ь информационный стенд;
ь корпоративный бюллетень или газету;
личное представление (в данном случае сложность может вызвать то, что не всех сотрудников компании можно застать на местах).
Информация о новом руководителе
В случае прихода нового руководителя HR-службе имеет смысл подготовить план его знакомства с сотрудниками. Часто сотрудники относятся к новому руководителю с некоторой настороженностью, в то время как желательно, чтобы топ-менеджер с первого же дня пользовался уважением подчиненных. Информацию о руководителе нужно распространить по всем каналам внутри организации, и она должна включать следующие сведения:
ь образование и опыт работы;
ь успехи и достижения в предыдущих проектах;
ь семейное положение, хобби и т. д.;
ь взгляды на организацию рабочего процесса.
Оптимальным вариантом является представление этих сведений в виде интервью. Другие варианты: самопрезентация, рассказ третьих лиц.
Информация о новом рядовом сотруднике
Рядовому сотруднику уделяется меньше внимания, чем топ-менеджеру, но представить его коллективу все равно необходимо, хотя бы в рамках его подразделения.
Представление нового сотрудника
Знакомство нового сотрудника с коллегами обычно проходит по приведенному ниже плану.
1. Знакомство с коллегами внутри подразделения.
2. Знакомство с коллегами смежных подразделений, с которыми новичок будет непосредственно взаимодействовать.
3. Знакомство с вышестоящим руководством. При представлении новичок и другой сотрудник обмениваются следующей информацией:
ь имя и фамилия, должность;
ь основные задачи того и другого;
ь вопросы, по которым они будут взаимодействовать.
Адаптация персонала
1. Обучение, связанное с ознакомлением с корпоративными стандартами. В данную группу входит обучение: ь правилам работы с клиентами; ь правилам работы с корпоративной базой данных; ь составлению отчетности и т. д. Хорошо...
Адаптация предприятия в конкурентной среде (на примере ОАО "Пластик" г.Сызрань)
Различные области знаний, исследующие адаптацию, позволили изучить множество ее свойств, сформулировать их, систематизировать и отразить в соответствующих понятиях. В результате мы имеем многообразие понятий, раскрывающих грани адаптации...
Бережливое производство (Lean production)
Для достижения бережливости компании, внедрившие у себя технологии Lean, могут использовать следующие глобальные инструменты: 1. Устранение скрытых потерь. 2. Система организации рабочего места 5S. 3. Быстрая переналадка (SMED). 4...
Внутренний PR фирмы как фактор формирования корпоративной культуры
Для реализации задач внутреннего PR у специалистов по связям с общественностью имеется в распоряжении ряд инструментов. Эти инструменты можно условно подразделить на информационные, аналитические, коммуникационные, организационные...
Исследование процесса адаптации персонала на зарубежных и отечественных предприятиях
Главная цель адаптации - помочь новому сотруднику научиться эффективно выполнять свои должностные обязанности. Какие же мероприятия необходимы, чтобы процедура приводила к желаемым результатам? Опыт показывает...
Моделирование системы адаптации персонала
План адаптационных мероприятий представляет собой памятку для сотрудников отделения, в обязанности которых входит проведение адаптационных мероприятий...
Организационные структуры управления проектами
В последние 10 лет как за рубежом, так и в России не менее важным фактором стала горизонтальная интеграция деятельности хозяйствующих субъектов. Наибольшую актуальность приобрела оптимальная организация горизонтальных связей...
Особенности привлечения инвестиций
К инструментам планирования относятся все возможные способы передать видение будущего компании, к чему она стремиться и как намерена достигать поставленные цели. Основные инструменты были перечислены ранее, здесь рассмотрим их более подробно...
Планирование как основная функция менеджмента
Для достижения поставленных целей, современного уровня управления необходимо использовать инструменты планирования, позволяющие быстрее устранять причины проблем, возникающих в процессе планирования деятельности предприятия...
Профессиональное выгорание как проблема управления персоналом в системе стресс-менеджмента: сравнительный анализ (по результатам исследования в России и Германии)
«Управление процессом адаптации - это активное воздействие на факторы, предопределяющие ее ход, сроки, снижение неблагоприятных последствий» Коханов Е. Ф. Отбор персонала и введение в должность. М., 2006. - С. 223 Разработка мер...
Структура и содержательная характеристика разделов контроллинга
Для реализации функций контроллинга используется значительное количество методов и инструментов решения оперативных и стратегических задач, стоящих перед предприятием...
Управление изменениями на предприятии (на примере ООО "Топ-Сервис")
Важно овладеть чётким и последовательным инструментарием содержательного планирования изменения. 1. Сетевой график. 2...
Адаптация персонала - процесс сложный и длительный, и если он происходит спонтанно, без управления, новые сотрудники начинают работать эффективно примерно через год. Сколько из-за этого издержек! А сколько прибыли теряется за это время? Но если у компании есть отлаженная система адаптации персонала и четкая программа адаптации, эти сроки сокращаются всего до пары месяцев!
Адаптация персонала - процесс сложный и длительный, и если он происходит спонтанно, без управления, большинство новых сотрудников начинают работать эффективно только через год. Сколько из-за этого издержек?! Какая прибыль теряется в течение данного времени? Если же компания реализует отработанную систему, четкую программу адаптации сотрудников, то сроки их привыкания, приспособления к новым условиям труда сокращаются всего до пары месяцев! Разница ощутима!
Как же грамотно управлять адаптацией персонала? Какие методы лучше использовать? Что такое система и программа адаптации персонала, какая от них польза?
Эффективная система адаптации персонала предполагает:
Стоит ли уделять время и средства на работу с «новичками»? Что дает предприятию реализация отработанной системы по адаптации персонала?
Очевидно, что профессиональная помощь «новичку» в процессе приспособления к условиям труда, коллективу, особенностям руководства и организации в целом просто неоценима.
Все эти факторы существенно снижают издержки любой компании и заметно повышают прибыль!
Эффективное управление адаптацией персонала зависит от ряда условий
Управление адаптацией персонала делает процесс привыкания работников быстрым и безболезненным! Новички обеспечиваются должным вниманием и всесторонней поддержкой!
Теперь, когда Вы убедились в необходимости управления процессом адаптации персонала, важно выбрать для этого эффективные инструменты.
Рассмотрим самые действенные методы адаптации персонала
1. Тестирование новых сотрудников
Цель - выявление их профессиональных знаний и умений, уровня мотивации, индивидуальных особенностей.
2. Книга сотрудника (корпоративная брошюра)
Каждому «новичку» выдается особый карманный справочник, содержащий всю нужную информацию о компании, ее правилах + должностные инструкции.
3. Адаптационный лист – дневник нового сотрудника, план стажировки.
Включает в себя:
4. Вводная инструкция о правилах компании
5. Индивидуальная программа обучения, стажировки
6. Welcome!-тренинг
Включает эффективные мероприятия по адаптации персонала:
8. Система наставничества
Это - надежный и проверенный годами способ эффективной адаптации персонала. Под чутким и внимательным руководством опытного сотрудника новички интенсивно развиваются в профессиональном плане. Получая моральную и информационную поддержку, перенимая знания и бесценный опыт у своих наставников, молодые специалисты быстро вырастают в настоящих мастеров своего дела.
9. Коучинг
Данный инструмент - отличный инновационный метод адаптации персонала. С его помощью возможно максимально раскрыть профессиональные способности новых сотрудников. В сочетании с наставничеством дает потрясающе высокие результаты!
Разработка и реализация четкой программы адаптации персонала в организации предоставляет новым сотрудникам массу возможностей:
Использование эффективной программы адаптации сотрудников значительно сокращает сроки их приспособления к условиям новой деятельности.
1. Цели, которые должны быть достигнуты в ходе работы.
2. Классификация сотрудников по группам и особенности программы адаптации для каждой категории.
3. Перечень вопросов, чаще всего задаваемых новичками и список ответов на них. А также указание лиц, к которым можно обратиться за помощью или дополнительной информацией.
4. Перечисление информационных материалов для новых работников (корпоративные брошюры, методички, должностные инструкции, персонал с указанием должности и контактов и т.д.)
5. Список и краткое содержание учебных мероприятий (стажировка, тренинги, семинары, консультации и т.д.).
6. Наставник или круг конкретных лиц, ответственных за содействие в адаптации новых сотрудников, а также перечисление их обязанностей.
7. Критерии успешности прохождения испытательного срока.
8. Форма контроля деятельности новых сотрудников (например, ежедневная или еженедельная отчетность наставнику о результатах проделанной работы).
Эффективность адаптации персонала ощутимо возрастает, когда в компании практикуется индивидуальный подход к каждому новому сотруднику. Если учитывать особенности профессиональных и личностных качеств, способностей, потребностей и амбиций конкретного человека, можно в полной мере раскрыть его потенциал и использовать на благо организации!
Знаете заповедь лучших топ-менеджеров? Дайте каждому именно то, что он хочет – и Вы получите отличную команду, состоящую только из лучших сотрудников!
Руководители, помните: грамотное управление адаптацией персонала сокращает сроки приспособления, привыкания новых сотрудников в 5-6 раз!
А использование эффективной системы работы с «новичками», ко всему прочему, позволяет в короткие сроки раскрыть потребности и способности каждого начинающего профессионала. Теперь в своей компании Вы сможете легко выстроить выгодные для всех отношения и получать максимальную отдачу в виде высокой прибыли!
Центр «Псиконсалтинг» оказывает консалтинговые, тренинговые услуги в ведении, организации и управлении предприятием. Мы работаем по всем направлениям профессиональной поддержки бизнеса. Высококвалифицированные специалисты Центра «Псиконсалтинг» разрабатывают и успешно реализуют комплексные системы адаптации персонала индивидуально для каждой компании!
Эффективность программ и высокое качество предоставляемых услуг проверены на практике и подтверждены нашими клиентами.
При выборе адаптационных инструментов для разработки и последующего их применения в компании необходимо исходить из стоящей перед организацией (следовательно и службой персонала) цели: чего мы хотим добиться в ближайший год, как на достижение этой цели повлияет выстраиваемая система адаптации новых сотрудников?
Но при всей очевидной целесообразности применения целевого подхода мы подчас, к сожалению, применяем другие.
Проблемно-ориентированный подход , когда гром уже грянул и пора креститься, например, в ситуации, когда сотрудники службы персонала неожиданно для себя узнают, что новые сотрудники крайне мало знают о самой компании, ее истории, стоящих перед ней задачах.
Это значит, надо что-то менять в существующем положении дел.
Процессно-ориентированный , когда над целью начинает доминировать понимание того, как «должно быть, потому что у других все именно так».
Это выражается в том, что служба персонала старается копировать опыт других компаний, не всегда задумываясь, необходимо ли это: ведь что хорошо одному, например, крупному лесоперерабатывающему заводу, то не будет впрок IT-компании средних размеров.
Одним из инструментов управления процессом адаптации новичка является Адаптационный лист нового сотрудника (в некоторых компаниях он называется Дневник нового сотрудника, Программа адаптации, План адаптации, План стажировки).
Адаптационный Лист готовится линейным руководителем и подписывается новым сотрудником в первый день его работы вместе с должностной инструкцией. Адаптационный лист может быть подготовлен как в печатном, так и в электронном виде (для удобства пользования и отслеживания результатов деятельности нового сотрудника).
Структура Адаптационного листа нового сотрудника включает следующие разделы:
Задачи на испытательный срок определяются руководителем и разъясняются новичку при подписании Адаптационного листа. При постановке задач обычно используется методика SMART, благодаря чему можно измерить результат их достижения в любой контрольной точке, допустим, через месяц после начала работы (процент выполнения запланированного).
Мероприятия по адаптации те мероприятия, которые разработаны в компании и адресованы новому сотруднику, например:
Вместе с перечнем адаптационных мероприятий указываются:
Перечень мероприятий к исполнению - это список так называемых контрольных точек, или обязательств нового сотрудника перед компанией, среди которых можно выделить:
Контроль выполнения - это список так называемых контрольных точек, или обязательств нового сотрудника перед компанией, среди которых можно выделить:
Одновременно с перечнем мероприятий к исполнению определяются:
Последнему предоставляется возможность оставить в Адаптационном листе свои комментарии, рекомендации и замечания.
Welcome! Тренинг (или Вводный курс «Добро пожаловать в компанию!») - это последний шанс для компании произвести впечатление на новичка, другими словами, влюбить его в себя. Поэтому, помимо передачи новых знаний о компании и существующих порядках, целью Welcome! Тренинга является формирование и повышения лояльности новых сотрудников к компании. Важно понимать, что Welcome! Тренинг не является тренингом в привычном понимании этого слова, т. е. он не направлен на отработку каких-либо навыков.
Формы проведения Welcome! Тренинга
В настоящее время специализированные провайдеры предлагают услуги по разработке электронных версий адаптационных курсов. Стиль разрабатываемых программ совершенно различный: от строгого до веселого, когда тренинг разработан в виде игры или мультфильма.
Продолжительность Welcome! Тренинга зависит от потребностей компании, а именно от объема информации, которую планируется донести до новых сотрудников. Опыт показывает, что программа, как правило, длится от двух часов до двух дней. Некоторые компании проводят тренинг продолжительностью до пяти рабочих дней, но такие программы скорее можно отнести к полноценному обучению, которое включает в себя вводный курс.
Периодичность Welcome! Тренинга зависит от того, насколько часто и в каком количестве в компанию приходят новые сотрудники. Это могут быть и еженедельная, и ежемесячная программы.
Проведение обучения в конкретный день недели в строго определенное время - допустим, в пятницу с 12.00 до 16.00, - хорошо тем, что позволяет линейным руководителям запомнить, в какое время новый сотрудник его подразделения будет отсутствовать.
Блок 1. Сведения о компании - необходимо познакомить участников тренинга с историей организации, ее настоящим и будущим.
Новички узнают следующую информацию о компании:
Одной из ошибок является использование в подготовке данного блока презентаций, разработанных департаментами маркетинга и продаж и ориентированных на клиентов компании. Важно помнить, что клиенты являются внешним окружением компании и входят в другую целевую аудиторию, в отличие от сотрудников компании, что непосредственно влияет на расстановку акцентов.
Блок 2. Информация о производимых продуктах/оказываемых услугах - должен содержать следующую информацию:
Даже в том случае, если среди новичков нет сотрудников департамента продаж, которым придется работать с клиентами, рекомендуется не подходить к данному блоку формально. Любому сотруднику, независимо от его должности, будет интересно получить специфические сведения о том, как производится продукция или как осуществляются услуги, будь это нефтяная отрасль или игрок телекоммуникационного или алкогольного рынка. Это может быть реализовано в виде небольшого фильма, презентации с красочными слайдами или игры, которые позволят новичкам освоиться в основных особенностях продукта. При подготовке данного блока важно определить объем информации и глубину подачи материала.
Блок 3. Объяснение принципов корпоративной культуры - как правило, разъясняются существующие нормы и положения корпоративной культуры. Он включает следующую информацию:
Блок 4. Корпоративная политика в области управления персоналом, содержит информацию о возможностях, предоставляемых сотрудникам компанией, в следующих сферах:
Блок 5. Экскурсия по компании; сюда можно включить мероприятия, перечисленные ниже:
Корпоративная брошюра Книга сотрудника (другое название Папка сотрудника) может издаваться как в печатной форме, так и в электронной. Как показывает практика, наиболее удобный формат такого издания - А6, или 105 х 148 мм, что позволяет ему называться карманным справочником.
Цель книги сотрудника - Сориентировать новичка в большом объеме информации, которую ему необходимо узнать о компании.
Для сотрудников, работающих дистанционно, правильно будет изложить весь материал адаптационного курса, так как у них нет возможности посетить вводный курс лично. Отличным решением является размещение данной информации в интранете или предоставление новичкам электронного носителя с записанной информацией. В активно развивающихся компаниях имеет смысл разработать Книгу руководителя, целевой аудиторией которой станут как сотрудники, назначенные на должность после прохождения программы развития кадрового резерва, так и специалисты, пришедшие в компанию извне. Основными материалами, размещенными в такой Книге руководителя, станут описанные бизнес-процессы и регламенты, например, Положение о подготовке и защите бюджета или локальные нормативные акты, касающиеся работы с персоналом.
В некоторых компаниях такие издания готовятся для представителей наиболее многочисленной профессии. Это могут быть:
Помимо информационных блоков Книга сотрудника также может включать следующие блоки:
Приветствие руководителя целесообразно подготовить в виде личного, а не коллективного обращения. Также следует разместить фотографию топ-менеджера. Пример приветствия вы найдете в Приложении.
В случае если предоставление Книги сотрудника каждому новичку по каким-либо причинам затратно для компании - например, она является производственной и большую часть работников составляют сотрудники рабочих специальностей, решением может быть вручение новичкам Памятки новому сотруднику и размещение всех информационных материалов о компании на информационном стенде, доступ к которому свободен для всех.
Во время разработки таких книг и памяток надо сразу запланировать периодичность их обновления, так как указанная там информация изменяется очень быстро. Обновленную информацию необходимо доводить и до уже работающих сотрудников.
Дни новичков в компании могут проходить с разной периодичностью. Наиболее часто встречающиеся варианты - один раз в месяц и один раз в квартал. Главная цель таких мероприятий - командообразование .
В некоторых компаниях День новичков заменяет Welcome! Тренинг. В этом случае мероприятие обычно включает официальную (содержательную) и неофициальную (развлекательную) части.
Комплект новичка обычно включает в себя:
Часть документов может быть записана на компакт-диск, например, вместе с фильмом о компании.
Первый день сотрудника это очень важное мероприятие, в пословице говориться встречают «по одежке» а провожают по уму, так вот в первый день «по одежке» работник встречает компанию, как будущую часть своей повседневной жизни, а «одежка» в первую очередь - это организация мероприятий по отношение к нему со стороны компании. Поэтому важно, чтоб первый день сотрудника должен быть подготовлен заранее. Часто бывает, что компании де-юре обладают разработанными адаптационными инструментами, а де-факто оказываются абсолютно не готовы к приему нового сотрудника. Детально разработанные программы адаптации не заменят эмоциональной составляющей первого дня сотрудника на новом месте, в ходе которого он невольно оценивает реальное к нему отношение.
Неправильно назначать выход нового сотрудника на тот день, когда его непосредственный руководитель находится в отпуске или командировке. Не стоит допускать, чтобы человек чувствовал себя брошенным.
Ожидая появления нового сотрудника в офисе, проверьте, не забыли ли вы подготовить:
Если есть возможность, предупредите работников этого и смежных подразделений о появлении нового коллеги.
Первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже, например, в 9.30, в случае если вся компания работает с 9.00. К этому времени все заинтересованные лица уже будут на рабочих местах, и новичку не придется проводить первые минуты в ожидании появления будущих коллег.
Здорово, если в организации существует правило, когда в первый день новичка сопровождает на обед его коллега или сотрудник службы персонала.
Важно не столько в первый же день довести до сотрудника всю подробную информацию, сколько объяснить ему, где ее можно самостоятельно найти в будущем. Цель первого дня нового сотрудника - сформировать у него положительное впечатление о компании и вызвать воодушевление к работе в ней. Напомним, что, согласно статистике, увольняющиеся из компании в течение первого года принимают это решение еще в первые две недели работы.
Вы добились успеха, если в конце первого дня сотрудник гордится тем, что работает в вашей компании.
Информация о новичке
Важно не только представить новому сотруднику его будущих коллег, но и рассказать о новом человеке в коллективе. Для этого необходимо использовать имеющиеся коммуникационные каналы:
Информация о новом руководителе
В случае прихода нового руководителя HR-службе имеет смысл подготовить план его знакомства с сотрудниками. Часто сотрудники относятся к новому руководителю с некоторой настороженностью, в то время как желательно, чтобы топ-менеджер с первого же дня пользовался уважением подчиненных. Информацию о руководителе нужно распространить по всем каналам внутри организации, и она должна включать следующие сведения:
Оптимальным вариантом является представление этих сведений в виде интервью. Другие варианты: самопрезентация, рассказ третьих лиц.
Информация о новом рядовом сотруднике
Рядовому сотруднику уделяется меньше внимания, чем топ-менеджеру, но представить его коллективу все равно необходимо, хотя бы в рамках его подразделения.
Представление нового сотрудника
Знакомство нового сотрудника с коллегами обычно проходит по приведенному ниже плану.
В данную группу входит обучение:
Хорошо, если это обучение сопровождается выдачей памяток, в которых прописаны все основные алгоритмы.
Также для такого сотрудника уже на начальном этапе его работы в компании может быть подготовлен индивидуальный план развития (ИПР), в котором будут отражены все мероприятия по обучению, сроки и ответственные.
Перечисленные формы обучения минимальный набор инвестиций в нового сотрудника.
Наставничество представляет собой систему, в которой ключевым звеном является наставник. Наставник - человек, ответственный за интеграцию нового сотрудника в бизнес-процесс организации. Он реализует различные процедуры, которые должны привести к полному освоению новичком своих обязанностей, а также правил и норм организации и коллектива. На следующем этапе работы сотрудника наставник способствует его продвижению и развитию внутри организации, а также достижению им высоких результатов деятельности. Данный процесс идет на протяжении всего времени работы сотрудника в компании, и в этом случае инструмент, который наставник использует для развития сотрудника, коучинг. Таким образом, наставничество представляет собой циклический процесс: каждый сотрудник, проработавший в организации определенное время и добившийся достаточно высоких результатов, имеет возможность стать наставником.
Развитая система наставничества в компании является важным и эффективным инструментом и создает условия для значительного повышения эффективности и сокращением реального срока адаптации новых сотрудников. В нашей стране наставничество на предприятиях используется еще с советских времен. Сегодня о нем все чаще идет речь на профессиональных конференциях, но тем не менее, по мнению консультантов, элементы наставничества применяют не более 20-30% российских компаний.
Ответственность за реализацию системы наставничества на рабочем месте несут руководители подразделений, в которых работает новый сотрудник. Ответственность за методическое обеспечение и контроль наставничества ложится на службу по персоналу.
Для эффективной реализации системы наставничества внутри компании необходимо решить ряд сложных с организационной точки зрения задач:
Важно понимание, того что наставничество для многих специалистов может стать новым видом деятельности и требует внимательного отношения к их подготовки, как методической, так и психологической.
При разработке системы адаптации удобным инструментом для менеджера по персоналу является Матрица адаптации, применение которой позволяет сформировать перечень адаптационных инструментов для нового сотрудника в зависимости от его должности (рис. 3).
Матрица адаптации подразумевает ответ на четыре вопроса:
Достаточно часто приходится слушать разговоры о том, что применяемые в компании инструменты адаптации подходят не для всех сотрудников, а также что часть сотрудников остаются вне зоны внимания в первые месяцы работы, притом, что служба персонала рапортует о функционировании системы адаптации в компании.
Такие вопросы не возникают, если в компании разработана Матрица адаптации, о которой мы уже говорили выше. Ее применение позволяет формировать перечень адаптационных инструментов для нового сотрудника в зависимости от его должности (см. рис. 3).
Рассмотрим механизм подготовки Матрицы адаптации на примере производственной компании.
Персонал компании условно поделен на три группы:
Ниже в таблице дан пример Матрицы адаптации, разработанной специалистами конкретной компании для решения стоящих перед ними задач.
Процесс адаптации в таблице разбит на этапы (когда?), представлен перечень адаптационных мероприятий (как?) и в скобках указаны ответственные (кто?) за адаптацию каждой целевой аудитории (кого?).
|
До начала работы нового сотрудника в компании |
||
|
Рабочие |
ИТР, специалисты |
Руководители |
|
|
|
|
Вводный: первый день сотрудника в компании |
||
|
Рабочие |
ИТР, специалисты |
Руководители |
|
|
|
|
Ознакомительный: первая неделя работы |
||
|
Рабочие |
ИТР, специалисты |
Руководители |
|
Вводный курс (продолжительность четыре часа, включая 20-минутный фильм). Периодичность: не менее одного раза в квартал. Посещение музея (СП ) |
|
|
Вхождение в должность: три месяца |
||
|
Рабочие |
ИТР, специалисты |
Руководители |
|
Мониторинг действий руководителей по адаптации (один раз в месяц) (СП ) |
Мониторинг исполненияПлана вхождения в должность (один раз в месяц) (СП ) |
Мониторинг исполненияПлана вхождения в должность (один раз в месяц) (СП ) |
|
Оценочный: за две недели до конца испытательного срока |
||
|
Рабочие |
ИТР, специалисты |
Руководители |
|
|
|
|
Заключительный: за три дня до конца испытательного срока |
||
|
Рабочие |
ИТР, специалисты |
Руководители |
|
|
|
Р - руководитель; Н - наставник; К - куратор; СП - служба персонала.
С уверенностью можно сказать, что Матрица является отличным инструментом, применение которого позволит службе персонала упорядочить существующие в компании действия по адаптации персонала и повысить ее эффективность.
План ввода в должность
Книга нового сотрудника
Отдел
Должность сотрудника
Фио и должность куратора
Дополнительные:
Обязательные:
Дополнительные:
_______________________________________________________________________
Что такое Книга Сотрудника?
Структура Книги Сотрудника
- Корпоративные ценности
- Должностная инструкция
- Стандарт
Стоит отметить, что разработанные и верно внедренные инструменты адаптации новых сотрудников экономят огромное количество времени руководителю, и освобождают его руки для интересных задач. А, самое главное, берегут нервы руководителя, потому что я, например, не представляю, как можно несколько раз в неделю отвечать на одни и те же вопросы разным людям и оставаться счастливым человеком.
В сегодняшней статье - два самых главных инструмента работы с новичками:
План ввода в должность
Книга нового сотрудника
Еще существует такой замечательный инструмент как Welcome training, о нем мы расскажем в отдельной статье.
ОТСЛЕЖИВАЙТЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬ НОВИЧКА - ИСПОЛЬЗУЙТЕ ПЛАН ВВОДА В ДОЛЖНОСТЬ
План ввода в должность позволяет руководителю:
Оценивать эффективность нового сотрудника и прозрачно видеть его успехи и неудачи
Контролировать свое время на обучение новичка, четко планируя каждый этап его обучения и понимая результаты каждого этапа.
План ввода в должность позволяет сотруднику:
Понимать задачи на испытательный срок и самому проявлять активность в их освоении
Снять напряжение по-поводу того, как будет приниматься окончательное решение о приеме на работу и возможность влиять на свой успех
Эффективно освоить все необходимые знания и навыки за отведенное время
Ниже представлена схема такого плана.
Попросите вашего дизайнера оформить ее красиво и вдохновляюще, с использованием инфографики и мотивирующих картинок.
Тогда для новичка это будет не контролирующая бумага, решающая его судьбу, а увлекательная карта развития, позволяющая как можно раньше достичь первых успехов.
Ф.И.О. сотрудника, проходящего испытательный срок
Отдел
Должность сотрудника
Период испытательного срока с ________________до__________________
Фио и должность куратора
Задачи на период испытательного срока:
1. Изучение пакета документов, регламентирующих работу сотрудников
Обязательные: документы, регламентирующие работу сотрудника
Дополнительные:
2. Изучение работы корпоративных компьютерных программ и программных продуктов, используемых в подразделении.
Обязательные:
Дополнительные:
3. Ознакомление с папкой нового сотрудника «Новому сотруднику о Компании».
4. Задачи и цели на испытательный срок. (заполняются индивидуально для каждой должности)
5. Мероприятия по развитию на время испытательного срока:
_______________________________________________________________________
ЭКОНОМЬТЕ ВРЕМЯ И СИЛЫ – СОЗДАЙТЕ КНИГУ СОТРУДНИКА
Что такое Книга Сотрудника?
Практика создания такой папки уже давно зарекомендовала себя в различных компаниях, так как позволяет новичку всегда иметь под рукой необходимую информацию для ориентирования в новой компании, а также экономит время наставника.
Обычно это красиво оформленная книга или папка с файлами, где содержится ключевая информация о компании и документы, важные для изучения новому сотруднику. Таких книг нужно сделать несколько, чтобы каждый вновь приходящий сотрудник мог взять одну из книг на свое рабочее место на одну-две недели.
Структура Книги Сотрудника
Пример книги нового сотрудника одной крупной фармацевтической компании:
Приветственное слово руководителя компании
- История компании. Миссия. Положение на рынке
- Корпоративные ценности
- Руководители компании с фотографиями, их достижения
- Структура компании с именами и телефонами руководителей
- Достижения компании, публикации, награды
- Должностная инструкция
- Порядок введения в должность, адаптации и оценки новых сотрудников
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Инструкция по учету рабочего времени сотрудников
- Правила пользования пропуском и магнитной картой для сотрудников
- Стандартпредприятия. Деловой этикет. Корпоративный стандарт одежды.
- Положение «Курить – себе и Фирме вредить».
- Порядок обучения сотрудников
- Положение о спортивной зоне
- Инструкция о порядке выноса (вывоза) товарно-материальных ценностей с территории
- Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения
- Инструкция о применении парольной защиты.
- Инструкция об организации антивирусной защиты компьютерной сети
В идеале, работа с новым сотрудником должна стать четко отработанной схемой, которая действует сама, с минимальным отвлечением руководителя и других сотрудников.
Если вам нужна помощь в разработке и внедрении любых инструментов адаптации и развития новичков, позвоните нам и мы научим руководителей делать это легко и с удовольствием.
