Казалось бы, в том, что у фирмы появился новый склад – более просторный, вместительный, радующий глаз – один лишь плюс. Однако это не так. В каждом деле есть свои «подводные камни» и «рифы», на которые стоит только напороться – и, как минимум, предприятие понесет некоторые потери. «Подводный камень» в этом деле – это сам переезд из одного помещения в другое. Здесь содержится множество проблем – начиная от мелких и заканчивая крупными. Тут важно и товар не потерять, и сотрудников не превратить в «спартанских рабов», с которыми никто не считался. Все мы люди, и всем нам свойственно переживать. А переезд склада – тоже стресс. Да и как уследить за этими огромными партиями товара, которые следует переместить? Нужно все обдумать и грамотно расписать.
Как провести успешный переезд склада?
Таковы несколько важных пунктов, к которым следует присмотреться и, возможно, поступить так же. В таком случае и «волки будут сыты, и овцы будут целы». И сотрудники успешно «переживут» переезд склада, и товар останется в том виде и количестве, в котором был. Удачи Вам в этом нелегком деле и последующих успехов в рабочей деятельности!
Перевозка склада сопоставима с транспортировкой с места на место целого предприятия. На первый взгляд весь процесс представляет из себя набор не связанных между собой, хаотичных действий.
Но, такое впечатление ошибочно. Каждый участник проявляет свои умения, использует теоретические знания на практике. Процесс транспортировки склада планируется задолго до начала действия, тщательно прорабатывается каждая деталь.
Каким бы не был переезд, он должен тщательно рассчитываться. Осуществить этот процесс безошибочно невозможно, если нет заблаговременно составленного плана нового местоположения. Данным вопросом должны заниматься люди, которые отвечают за перемещение склада на другую территорию. Одного только определения места расположения склада будет недостаточно. Помимо этого, в новых помещениях для складирования важно просчитать:
Где именно будет размещена привезенная продукция;
Где будет расположено оборудование;
Где будут находиться строительные материалы.
Помимо этого немаловажно расставить приоритеты - какие задачи нужно решить в первую очередь для -эффективного начала трудовой деятельности, а какие можно отложить на более поздний срок.
Транспортировка не должна мешать нормальному режиму работы предприятия. В некоторых случаях процесс переезда чинит препятствия для сотрудников, выполняющих повседневные обязанности и ответственных за перевозку грузов.
На старте процесса требуется обратить внимание сотрудников на те задачи, которые необходимо выполнить в день перемещения склада из одного пункта в другой. В этот период, составляющий один или несколько рабочих дней, не рекомендуется оформлять новые заказы, а ограничиться уже имеющимися. Но в любом правиле всегда есть исключения. В ситуациях когда заказ нужно принять срочно, отказывать в этом клиенту, безусловно, нельзя. Есть смысл также подумать об обязательном минимуме коммуникаций и оснащения, необходимых для поддержания нормальной работы склада в период переезда.
Разумное решение - заблаговременная подготовка продукции для клиентов. Следующий шаг - перенос этих заказов на отдельный участок, за пределы основной массы. Также можно эти заказы перевезти на другой склад заранее и осуществить выдачу уже на новом месте.
В процессе транспортировке, обычно, принимает участие компания, занимающаяся грузоперевозками, и некоторые сотрудники компании-заказчика. В иных случаях в процессе перемещения склада участвует и весь штат компании. Если задействовано много человек, важно распределить ответственность и объяснить задачу каждому из них. Единожды порученное задание позволяет ответственному лицу успешно координировать работу, не передергивать сотрудников постоянной сменой видов деятельности. Через определенный промежуток времени можно провести проверку выполнения заданий и дать новые, если это потребуется.
Одна из ключевых задач переезда - уложиться во времени. Для того, чтобы не нарушить временные границы, компании привлекают к работе всех имеющихся в распоряжении сотрудников. Например, коллектив в полном составе осуществляет упаковку продукции, участвует в погрузочных работах и при этом обязательно следует правилам маркировки товаров.
Эффективно выполнять эту работу могут помешать разобщенность и несобранность. Например, один и тот же специалист берется за все сразу - маркировку, погрузку и другие задачи, тем самым замедляя процесс. Накопившаяся тара во время доставки на новое место часто становится причиной хаоса и временной остановки работы склада.
Говорят, что переезд равносилен пожару. Что же необходимо знать и учитывать при подготовке и организации переезда, на какие нюансы этого процесса следует обратить внимание?
Рано или поздно приходит время, когда компании нужно сменить занимаемое помещение. Причины переезда у каждого свои: одни расширяются, другие ищут более комфортные условия для работы и улучшения своего имиджа, третьи переезжают в собственный офис, четвертые, в связи с финансовыми трудностями, подыскивают более экономный вариант.
На координатора переезда офиса возлагается огромная ответственность. Ведь необходимо не только подготовить четкий и грамотный план переезда, но и без ущерба для производственного процесса осуществить его. На первый взгляд, проблема не из легких, особенно, когда с этим пришлось столкнуться впервые, а вы необдуманно взвалили на себя все связанные с переездом обязанности. Но если подойти к делу обстоятельно и без суеты, то процесс переезда пройдет быстро и без малейших потерь. И вы даже сможете обнаружить в нем некоторые положительные моменты, например, избавитесь от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место в офисе. А участие всех сотрудников компании в общем деле (переезде) поможет сплотить коллектив и поднять корпоративный дух.
Итак, руководитель подписал договор с новым арендодателем и установил день переезда офиса на новое место.
Оптимальный срок подготовки переезда - около 1–1,5 месяца (это зависит от статуса компании, рода ее деятельности и количества работников). Но бывают случаи, когда обстоятельства вынуждают осуществить переезд за более короткое время - неделя-две. В случае такого «экстремального» переезда существует большой риск что-то забыть, не успеть подключить все нужные коммуникации и т. п. Тут как никогда пригодится четкий поэтапный план, например, как приведенный в приложении .
|
Приложение План переезда
|
Затягивать непосредственно переезд более чем на двое суток нецелесообразно. Назначить его желательно на выходные дни (большими компаниями иногда практикуется переезд в ночное время). Если ваш выбор пал на темное время суток, помните, что грузчики ночью работают по более высокому тарифу . Если переезд может затянуться, лучше нанять две бригады грузчиков, которые могли бы сменять друг друга, поскольку после восьмичасовой работы производительность труда любого человека, несомненно, снижается.
Конечно же, хочется, чтобы после переезда в новый офис все сразу работало как «часы»: Internet, телефоны, оргтехника и т. д. Для этого нужно приложить максимум усилий по проверке и, в случае необходимости, проведению коммуникаций на новом месте. Поэтому до переезда сотрудников организуйте экскурсию для штатного системного администратора или специально привлеченного для этого специалиста.
После проведения необходимых «исследований» на новом месте необходимо быстро перевезти приспособления для подключения Internet-провайдера и телефонного оператора или же подключиться к новым. А это требует определенного времени, и в случае плохой организации процесс может затянуться на 2–3 недели. Поэтому следует, не теряя время:
проверить возможность подключения сети на новом месте;
утвердить и подписать договора по установке коммуникаций, обеспечить своевременную предоплату за подключение;
выбрать телефонные номера, перенести имеющиеся телефонные линии (если подключение новых по техническим причинам невозможно). Упростить работу по определению телефонов и налаживанию сети могут помочь предыдущие арендаторы (если получится выйти с ними на связь). Такое знакомство принесет несомненную пользу: вы получите объективную информацию о коммуникациях и их качестве, да и вообще обо всех плюсах и минусах офиса, в котором вам предстоит работать (так как не в интересах хозяев здания показывать плохие стороны офиса, если такие существуют).
Многие арендодатели предоставляют офисы уже с готовой локальной офисной сетью, которая, к сожалению, не всегда совпадают с вашими потребностями и соответствует рассадке сотрудников. В таком случае приходится переделывать ее «под себя». Будет крайне уместным иметь под рукой план с детальной рассадкой сотрудников.
Что еще нужно учесть при аренде офиса? |
Особое внимание следует уделить:
электросети, какая у нее максимально возможная нагрузка в амперах (во избежание сбоев в работе);
электропроводке, размещению в комнатах розеток, выключателей, наличию осветительных приборов;
расположению и возможности расширения коммуникационных сетей;
наличию санузла с исправной сантехникой;
наличию холодной и горячей воды (качество воды);
наличию подсобных помещений для хранения архивов или других вещей;
наличию грузового лифта для перевозки имущества (если административное здание).
Примечание. Выбирая помещение под офис, не спешите сразу хвататься за дешевые предложения, помните «не все то золото, что блестит». Под низкой арендной платой может скрываться высокая плата за коммунальные и эксплуатационные услуги да и много других неприятных сюрпризов. Лучше отдать предпочтение офисам, обеспеченным автономным отоплением и горячей водой.
Принятие решения о привлечении специальной компании-перевозчика к вашему переезду зависит от возможностей компании, ее размеров.
На рынке представлено множество компаний, предлагающих широкий спектр услуг по комплексному переезду офиса. В него обычно входит: разборка-сборка, упаковка, вынос и транспортировка мебели в новый офис, страхование имущества, предоставление транспортных услуг с грузчиками, расстановка мебели, вывоз мусора. Особое внимание при выборе такой фирмы следует обратить на ее опыт в данной сфере. Обязательно просмотрите отзывы клиентов, которые пользовались ее услугами, поинтересуйтесь наличием скидок, собственных грузовых автомобилей.
Как правило, в случае сотрудничества с солидной компанией-перевозчиком с вами работает (сопровождая процесс переезда) представитель компании. Он выезжает на место вызова, оценивает объем предстоящих работ (подсчитывает единицы мебели, техники, других материально-технических ценностей), в конце представляет детализированный счет на предоставленные услуги. Преимущество работы со специальной компанией заключается в том, что все работы по переезду она берет на себя. Плюс, вся мебель и техника будут застрахованы, на случай повреждений при переезде. Страховая сумма определяется заказчиком и вносится в договор. Представитель перевозчика также предлагает заказчику выбор упаковочного материала: полиэтиленовая пленка, клейкая лента, картонные коробки, мешки, картон. Чтобы сэкономить, можно упаковочный материал закупить самостоятельно, он продается в строительных магазинах и стоит недорого. Если же есть «родные» коробки от оргтехники, состоящей на гарантии, это упростит работу мастерам и также сократит расходы.
Главный недостаток - комфорт стоит денег. Поэтому перевозчики могут выставить вам достаточно большой счет. Чтобы хоть как-то его уменьшить, проведите мониторинг ценовой политики различных компаний и не бойтесь договариваться о скидке. Обращайте внимание на детализированный список предоставляемых услуг, так как стоимость отдельных позиций может быть необоснованно высокой. В таком случае целесообразней отказаться от них или же привлечь других специалистов.
Организовывать переезд «своими силами» намного интересней. В этот процесс можно вовлечь многих сотрудников, правильно организовав их, получите слаженную, оперативную работу. Пусть каждый почувствует, что его ценят, в его помощи нуждаются и что он - частичка одной дружной команды.
Первое, что нужно сделать, - это провести ревизию и выбросить все ненужное . Далее создайте инициативную группу среди сотрудников компании - работа найдется для всех, главное - желание! Обязательно назначьте ответственного за подготовку и переезд в каждом отделе или подразделении. Для всех определите конкретный объем работы.
Подготовив весь инвентарь для упаковки, можно приступать к работе. В обязательном порядке следует маркировать все вещи и коробки во избежание потери. Старайтесь упаковывать все рационально и компактно: книги к книгам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все, что было принесено на работу из дому, лучше заранее унести обратно домой. Что касается оргтехники, все шнуры от нее нужно положить в коробки вместе с ней, это поможет при распаковке быстрее найти все необходимое для подключения техники.
Пусть работники все архивы заранее сдадут на хранение секретарю или делопроизводителю так будет надежней.
Перевозка мебели - самая громоздкая часть переезда. Ее можно перевозить как в разобранном, так и собранном виде . Если выбрали первый вариант, желательно вызвать специалиста-мебельщика, который правильно все разберет, упакует и сложит. Оплата за услуги такого рода определяется за каждую единицу товара в отдельности, а специалиста можно найти в любой мебельной фирме. Есть свои минусы: расходы могут быть достаточно большими, да и частая разборка-сборка (возможно, это не последний переезд) не наилучшим образом сказывается на мебели.
Если вы решили не разбирать мебель, ее все равно нужно подготовить к транспортировке: со шкафов снять стекла и обвернуть плотным картоном, тумбы закрыть на ключ, обернуть картоном и заклеить ящики клейкой лентой, стулья обернуть полиэтиленовой пленкой и подписать.
Будет правильным вначале перевезти большую тяжелую мебель, а уж затем - все остальное.
Заказать машину с грузчиками сейчас не проблема. Если имущества много, то лучше воспользоваться двумя машинами сразу, организовав по четыре грузчика на каждую. Тогда процесс пойдет быстрее: пока одну грузят, из второй уже на месте выгружают. Кстати, не забывайте, что если будут заторы на дорогах, за «простои» тоже придется заплатить. Не советуем оставлять грузчиков без присмотра (следите за тем, чтобы работа осуществлялась аккуратно, дабы избежать повреждения мебели или стен офиса).
Сотрудников нужно разделить на две группы. Одни курируют работу в старом офисе, другие - в новом: показывают, где выгружать и что куда ставить.
Правилом хорошего тона является уборка старого офиса после переезда. Поэтому позаботьтесь и об этом.
Переезд, организованный самостоятельно, сэкономит ровно половину суммы, которую придется заплатить компании по перевозке. Однако выбирать вам, поэтому запаситесь терпением и оптимизмом. Детальный план по переезду офиса поможет вам правильно скоординировать процесс и организовать работу. Желаем быстрого и качественного переезда в новый офис!
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала
Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и соответствующем приказе Министерства финансов.
Прежде чем попытаться вникнуть во все тонкости процесса смены материально ответственных лиц, необходимо уточнить, кто именно может быть таковым назначен, согласно Трудовому кодексу РФ:
Т.о. работник, отвечающий этим требованиям, может быть назначен ответственным лицом взамен предыдущего сотрудника. Согласно Федеральному закону, данная процедура возможна при обязательном условии проведения инвентаризационной проверки.
Кратко алгоритм смены материально-ответственного лица выглядит следующим образом:
Давайте разберемся в необходимых документах для смены материально ответственного лица.
Причин для перераспределения может быть множество: текущие кадровые перестановки, пересмотр должностных инструкций, обязанностей и полномочий, увольнение работников.
Унифицированной формы приказа не существует , он оформляется на основании принятой в каждом конкретном предприятии системы делопроизводства или на бланке установленной формы для организационных документов.
Этот документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование организации, название документа (Приказ о смене материально-ответственных лиц), дату его составления.
В преамбуле руководитель указывает цели и основания для смены ответственного лица. Далее следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем – текст о смене материально-ответственного лица и перечень переходящего под его ответственность имущества.
Также этим документом назначается лицо, на которое руководитель возлагает контроль над исполнением приказа, который необходимо закрепить личной подписью работодателя (с её расшифровкой) и печатью предприятия.
Помимо директора, на документе должны проставить обязательную отметку об ознакомлении с ним назначаемое ответственное лицо и сотрудник, назначенный контролирующим. Отметка состоит из ФИО перечисленных лиц, наименования их должностей и времени их ознакомления с приказом.
Приказ о смене материально-ответственного лица – не единственный документ в системе распределения материальных ценностей . После его издания с сотрудником заключается типовой трудовой договор о его мат. ответственности ( / , /).
Пренебрежение типовой формой документа может сыграть с работодателем злую шутку, поскольку такой приказ может быть признан недействительным в случае судебных разбирательств, которые, к сожалению, нередки в сфере обслуживания материальных ценностей.
Кроме того, процедура назначения и смены материально-ответственных лиц может быть зафиксирована в следующих документах:
Порядок инвентаризации при смене материально ответственного лица определен приказом №49 Министерства Финансов РФ.
Согласно данному документу, передать возможно лишь закрепленное за предыдущим работником имущество, но не более того. Для определения такового созывается инвентаризационная комиссия организации.
Именно руководитель определяет персональный состав инвентаризационной комиссии, а также срок осуществления проверки, указав эту информацию в соответствующем приказе. Стоит отметить, что создание такой комиссии – дело предельной важности, поскольку отсутствие даже одного из её членов позволит признать результаты проведённой проверки недействительными.
Выявленные результаты фиксируются в Акте инвентаризации. Обнаружение недостатка или излишка материальных ценностей должно быть отображено в Ведомости учёта результатов.
Важные нюансы, на которые стоит обратить внимание:
По инициативе работника или ввиду особенностей производственного процесса период отдыха может изменяться. Основанием для кадровых изменений выступает приказ о переносе даты отпуска.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Внутренний документ оформляют за 14 дней до начала отпускного времени с обязательным уведомлением подчиненного.
Для понимания сути документа прилагаем наглядный образец:
Скачать бланк, подходящий для всех типов предприятий, можно ниже.
Регистрация документа осуществляется в порядке, установленном на конкретном предприятии. Запись выполняется в журнале регистрации внутренних актов.
Приказы хранятся в архиве на протяжении 5 лет. Им присваивается регистрационный номер с соответствующей записью в журнале.
Доступ к документу есть у сотрудника, которому перенесли отпуск, работника архива, аудиторов и руководства.
Распоряжение о переносе времени отпуска сопровождается внесением корректировок в график отпусков.
Для этой операции в форме Т-7 отведены две графы:
Изменения также отображаются в табеле учета рабочего времени по факту ухода сотрудника в отпуск.
Работнику направляется уведомление в произвольной форме. Ее кадровый специалист составляет самостоятельно или может скачать бланк, представленный ниже:
Окончательным согласием на перенос отпуска является подпись лица.
Главная причина для отказа в переносе отпуска со стороны работодателя – производственная необходимость.
Подчиненному допускается использовать формулировку «Ознакомлен, но не согласен», с указанием основания отказа.
Перенесение даты отпускного периода – нормальное явление на предприятии. Его причинами являются непредвиденные ситуации и невозможность решения задач производства другими сотрудниками.
При возникновении конфликтных ситуаций сотруднику рекомендуют обратиться в профсоюз или Комиссию по решению трудовых споров.
Работодатель может отказать в отдыхе, если причина переноса не уважительна, а подчиненный проработал в компании менее 6 месяцев.
Исключения существуют для почетных доноров России, служащих по совместительству и мужчин в случае декретного отпуска супруги.
Перенос разрешен на основании .
Выплаченные деньги подчиненный возвращает в кассу, использует как или пишет заявление с просьбой вычесть средства из заработной платы.
Документ оформляется не ранее, чем за 2 недели до начала отпуска. Однако работодатель может перенести отпуск на 1 календарный год (730 дней), о чем так же издается приказ.
Документ является внутренним неунифицированным актом предприятия. На него распространяются нормы трудового и налогового законодательства.
Внимание!
