Описание бизнес-процессов предприятия является одним из методов борьбы с неэффективностью. Деятельность любой компании можно описать как сумму множества процессов, которые выполняются последовательно и параллельно. После формализации на бумаге становится проще их планировать, представлять «как должно быть». Читайте в статье, как их описать и смотрите пример описания бизнес-процессов финансовой службы.
Любое предприятие сталкивается в своей деятельности с различными потерями (времени, браком, недостатком управления, упущенными возможностями) и несет убытки.
Посчитав суммы ущерба в конце года, порой возникает острое желание вернуться в прошлое и исправить ошибку, сделать часть работы по-другому. Но прошлого не вернешь, а как часты случаи, когда и в следующем году предприятие наступает на те же грабли? Ошибки, которые не были должным образом проанализированы и поведены до персонала, возникают вновь и вновь и отражаются на прибыли.
Одним из методов борьбы с неэффективностью является внедрение процессно-ориентированного подхода и описание бизнес-процессов предприятия. Деятельность любого предприятия можно описать как сумму множества бизнес-процессов, которые выполняются последовательно и параллельно.
Зачем это нужно?
Бизнес-процесс – это совокупность действий, которая должна быть выполнена для производства продукта или оказания услуги. Действия при этом совершаются не хаотично, а сохраняя заданную очередность.
Графически их удобно представлять в виде блок-схем – потоков. У каждого бизнес-процесса есть потребители, не важно, внутренние они или внешние. Потребитель задает требования к бизнес-процессу, к итоговому результату. Потребитель также может влиять и на существование самого бизнес-процесса. На входе каждого будет требование (спрос) от потребителя, на выходе – удовлетворение этого требования.
У бизнес-процесса есть владелец – одно должностноелицо в компании, которое отвечает за результат выполнения процесса. В крупных компаниях может быть назначен еще менеджер процесса – тот, кто руководит выполнением процесса, но не отвечает за результат.
Например, потребителями будут Финансовый директор и Коммерческий директор. Результатом будет сумма просроченной задолженности на конец периода и сумма, которую удалось получить с дебиторов. Владельцем будет Финансовый контролер. Потребители могут устанавливать требования к процессу, такие как периодичность проверки, набор действий по взысканию задолженности, плановая сумма возврата.
Бизнес-процессы бывают:
К основным относятся те, которые создают продукт (производится товар, оказывается услуга). Без их выполнения невозможно существование предприятия, поэтому их нельзя ликвидировать, только оптимизировать.
Вспомогательные выполняются параллельно с основными и нужны для поддержания деятельности предприятия. К ним можно отнести подбор персонала, расчет заработной платы, контроль качества и т д. Во вспомогательных процессах кроется источник экономии. Их можно оптимизировать, синхронизировать, объединять, даже порой ликвидировать.
Управляющие бизнес-процессы – самая сложная для описания и наиболее подходящая для оптимизации группа процессов. Они удовлетворяют требования по контролю, планированию и прогнозированию, развитию компании. С одной стороны, управление – это очень творческая сфера, задокументировать которую не всегда возможно. Но с другой стороны, в управлении есть масса процессов, которые можно и нужно формализировать и оптимизировать. Это. например:
Они формируют значительную долю управленческих затрат, поэтому они должны быть проанализированы и приведены к оптимальному результату.
Начинать описание всегда нужно с составления списка функций «как есть» (то, что реально выполняется). И для предприятия, впервые столкнувшегося с процессным подходом, и для того, где часть процессов уже описана.
Список готовится в три шага:
В итоге у вас должен получиться список: функция – сотрудник (группа), в котором нет пересечений и незаполненных полей.
Чтобы из пула функций сформировать бизнес-процессы, нужно определиться, по какому признаку их группировать. Главной целью бизнес-процесса является создание «готового продукта», удовлетворение требований пользователя. Если присмотреться, то целью каждой функции тоже будет создание определенного «продукта». Поэтому из функций создаются бизнес-процессы как показано на рисунке 1.
Рисунок 1 . Как создать из функции бизнес-процесс
Проделав эти действия, вы получите перечень:
Дайте название каждому процессу, которое отражало бы его суть. Подготовительная работа на этом закончена и настало время чертить карту процессов.
Карта процессов напоминает чем-то водный поток, который начинается с маленьких истоков, затем пополняется новыми ручьями, которые сливаются и в море впадают уже полноводной рекой.
Расположите фигуры на слайде в последовательности их выполнения. Принято чертить карту слева направо, используя для обозначения процесса фигуры – стрелки.
Рисунок 2 . Обозначение
Те процессы, которые можно выполнить параллельно, разместите выше и ниже основных.
Соедините их стрелками. Не обязательно использовать только стрелку для одного процесса. Вход в процесс может быть как из одного, так и из нескольких. По выходам аналогичная ситуация.
Теперь, когда карта готова, понятны входы и выходы для всех процессов. Вы можете приступить к изображению каждого конкретного процесса.
Проделав все эти действия, вы получите полную схему (см. рисунок 3).
Рисунок 3 . Пример описания бизнес-процесса
В описании бизнес-процесса ваша главная цель – добиться того, чтобы его мог прочитать даже «человек с улицы». Поэтому детализируйте, руководствуясь принципом эффективности. Бизнес-процесс, написанный общими мазками, расплывчато, будет непонятен без дополнительных пояснений. А излишняя детализация принесет вам (и читателю) много дополнительной работы, но дополнительной ценности в ней будет мало.
И в завершение добавим очень важное правило: никогда нельзя смешивать понятия «как есть» и «как должно быть» в описании. Многие сотрудники, которые участвуют в сборе данных, стремятся приукрасить действительность и добавить функций, которые, по их мнению, должны быть, но в реальности не выполняются. Стремитесь четко разграничивать такие «пожелания».
Первым этапом вы пишете бизнес-процессы «как есть», на втором этапе изменяете их на «как должно быть».
Чтобы выявить бизнес-процессы компании, которые приносят дополнительные убытки, и вычислить виновных, используйте управленческую отчетность. Разбейте ее на бизнес-процессы и назначьте каждому ответственного топ-менеджера. Так вы сможете понять, кто ответственный за успех или провал того или иного процесса, и скоординировать управленческую команду на будущие периоды.
Смотрите пошаговый алгоритм, как действовать, чтобы найти и устранить неэффективные бизнес-процессы. Опытом делится финансовый директор производственной компании «СТАН».
Помимо множества плюсов описание бизнес-процессов несет в себе и ряд минусов.
Первый, и самый весомый, – это дороговизна внедрения процессного подхода. Описывать процессы можно как собственными силами, так и с помощью приглашенных консультантов, но в обоих случаях затраты на внедрение составят существенную сумму. Руководство предприятия должно быть заинтересовано в описании и знать, как применять результаты процессного подхода. Иначе деньги предприятия будут потрачены впустую.
Второй, не менее весомый, – это развитие предприятия и его бизнес-процессов, которые тоже нужно будет описывать. Решение «описали – получили результат – забыли» не подходит для процессного подхода. Иначе уже через полгода – год процессы станут неактуальными и деньги снова окажутся потраченными впустую. Будьте готовы к постоянным затратам на сопровождение.
Третий минус – это длительность внедрения. Проект может занимать от 6 месяцев до 1 года.
Четвертый минус – сопротивление сотрудников и руководителей. Как и все проекты по повышению эффективности, внедрение процессного подхода приводит к оптимизации затрат предприятия, в том числе и к сокращению штата, и к повышению нагрузки на сотрудника.
В сегодняшней публикации мы продолжаем учиться самостоятельно составлять грамотный бизнес-план, который проведет вас по всем этапам организации собственного дела к достижению своей цели. Мы уже попробовали оформить титульный лист бизнес-плана, пора приступать ко второму пункту – описание компании.
Первым делом сразу нужно предупредить, что писать нужно только достоверные сведения. Иначе получения инвестиций (если на это нацелен бизнес-план), вам не видать, как своих ушей. Будьте уверены, потенциальные инвесторы изучат ваше творение вдоль и поперек на предмет всяческих изъянов. И если обнаружится искажение фактических данных, то в лучшем случае вам просто откажут в финансовой помощи, в худшем – сделают этот случай достоянием общественности, после чего вам в других источниках вам не дадут даже рубля.
Описание предприятия в бизнес-плане нельзя сводить лишь к краткому описанию компании. Нужно изложить информацию как можно более подробно. Во-первых, это облегчит инвестору проверку ваших сведений, во-вторых – ускорит процесс принятия решения об инвестировании, в-третьих – заложит какой-то «фундамент» доверия (разумеется, при условии, что все подтвердится), ну, и, наконец, поможет лучше понять возможности вашей компании.
Поэтому описывать нужно не только саму компанию – название, юридический и фактический адрес, сведения о владельце, количество персонала, и т.д., но и характер предоставляемых ею услуг, описание производимой или продаваемой продукции. Сразу нужно отметить, что пункты бизнес-плана уже работающей компании и той, которая только планируется создаваться могут быть различны.
В этом пункте необходимо перечислить всех лиц, имеющих отношение к руководству компанией, указать долю собственности каждого из них в общем пакете, занимаемую должность, и даже выполняемые обязанности. Все просто, ничего лишнего.
Если ваша организация уже существует какое-то время описание компании начните с самого начала:
В это описание должны быть включены все предыдущие кредиты (если они существовали), и подробная информация о них – где, когда, кем, и на каких условиях они были выданы. Следует также указать, какая именно сумма требуется на реализацию предлагаемого проекта, на каких условиях, под какую процентную ставку вы просите предоставить займ, с какого месяца начала реализации бизнес-плана, и какими частями вы будете возвращать заемные средства.
И, разумеется, самое главное, — куда именно, на какие цели пойдут инвестируемые средства. Если кредит вам дадут, то приготовьтесь к тому, что придется отчитывать по первому требованию инвестора за каждую потраченную копейку.
Здесь тоже все довольно просто: укажите сколько сотрудников числится в компании на текущий момент (или сколько предполагается принять на работу), опишите должности каждого их них с подробным описанием их рабочих обязанностей. Причем в списке должны быть абсолютно все сотрудники, начиная от директора, и заканчивая простой уборщицей – полное описание организационной структуры предприятия. Всю информацию можно представить в виде небольшой таблицы, наподобие этой:
| Должность | Обязанности | Количество сотрудников на этой должности | Размер заработной платы |
|---|---|---|---|
| Директор предприятия | -- | -- | -- |
| Главный бухгалтер | -- | -- | -- |
| Менеджер по персоналу | -- | -- | -- |
| Менеджер по продажам | -- | -- | -- |
| Менеджер по развитию | -- | -- | -- |
| Уборщица | -- | -- | -- |
В этом пункте раскройте инвестору все свои козыри – в чем именно вы сильны, в чем ваше преимущество перед остальными участниками рынка. В должны показать инвестору, что именно ваш проект достоин финансирования, что именно ваша бизнес-идея принесет ему максимальную прибыль. Здесь можно указать даже то, что ваш бизнес имеет более выгодное местоположение, у вас есть квалифицированные специалисты, имеется патент на уникальное изобретение, и т.д.
Это относится не только к совокупным характеристикам компании, но и к показателям услуг и/или продукции. Расскажите почему ваш товар будет потребителю более интересен, чем аналогичный товар, реализуемый конкурентами. Подразумевается, что перед написанием этого пункта уже будет проведен подробный анализ конкурентов в данном регионе, что будет отражено в одном из дальнейших разделов бизнес-плана – «Маркетинговый план».
Не нужно расписывать движение денежных средств за все время существования компании, достаточно будет предоставить отчет за последние 3 года. В эти данные должна входить следующая информация:
Все это должен подготовить бухгалтерский отдел организации. Указанные сведения не нужно вписывать прямо в «тело» бизнес-плана, достаточно будет сделать ссылку на приложения к нему.
Проблемы есть в любом бизнесе (разумеется, кроме того, что еще только планируется), поэтому если вы их не укажете, то вам просто не поверят, что их нет. Обозначить требующие решения вопросы можно в общих чертах, отдельно этому будет посвящен целый раздел бизнес-плана. Вкратце можно остановится на изменениях в нормативных документах, усилившемся контроле со стороны соответствующих органов, «происках» начавшегося кризиса, и т.д.
В этом пункте можете вовсю дать волю своему красноречию, которое, впрочем, не должно «бежать впереди» реальных фактов. Опишите, что конкретно представляет собой ваш товар или услуга, почему вы ожидаете, что на него будет спрос, каковы перспективы развития – в общем, все, что можно.
На этом раздел «Описание компании» можно завершить, и перейти к следующему этапу составления бизнес-плана — описание услуг и продукции .
Похожие статьи:
Пишем бизнес-план: описание услуг и продукции
Пишем бизнес-план: организационный план
Инструкция
Первое - это и точно сформулировать название описываемого процесса, которое должно быть понятным и отражать общую суть последовательности действий, составляющих -процесс. Например, вместо «Подача заявки на в производство и контроль ее исполнения», достаточно назвать процесс «Контроль изделия».Второе - это правильно разбить весь описываемый процесс на более мелкие («атомарные») задачи или функции-подпроцессы и определиться с последовательностью их выполнения. При подобном разбиении описываемый процесс будет являться процессом верхнего уровня. Степень детализации процесса верхнего уровня может быть различной, но должна быть адекватной для понимания той аудиторией, которая будет пользоваться вашим описанием.
Описать бизнес-процесс можно несколькими способами. Наиболее популярный из них - графический, с помощью , выполненных в различных нотациях (нотация - набор символов для обозначения чего-либо).
Самые распространенные виды нотаций для описания бизнес-процессов - это IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) и др.
В качестве примера остановимся на диаграмме, выполненной в нотации BPMN (Business Process Modelling Notation) с помощью CASE-средства PowerDesigner (Рис.1). Главными элементами на диаграмме являются:
1. «Процесс» (функция) - скругленный по углам прямоугольник;
2. «Переход» - стрелка, соединяющая процессы;
3. «Решение» - ромб, содержащий вопрос, на который можно ответить только «Да» или «Нет»;
4. Условия - текстовые выражения, при которых осуществляется переход от функции к другой. Условия всегда заключаются в квадратные скобки. Иногда полезно разбить вашу на «Дорожки» - вертикальные или горизонтальные секции, обозначающие подразделения предприятия или сотрудников, ответственных за выполнение определенной функции. В таком случае этой функции должен находиться в пределах своей секции. Кроме перечисленных элементов, может содержать также перечень данных, которые являются входными или выходными для процесса, а также ссылки на правила или регламент, согласно которым выполняется та или иная функция. Пример описания бизнес-процесса «Контроль производства изделия» показан на рис.1. Нетрудно заметить, что эта диаграмма очень похожа на блок-схему алгоритма решения задачи.
Графическое описание процесса также может быть дополнено текстовым описанием его функций-подпроцессов в виде таблицы, содержащей следующие столбцы: название процесса, подразделение (владелец процесса), описание процесса, результат выполнения процесса. Пример подобного описания приведен на рис.2. Если предполагается дальнейшая оптимизация описываемого бизнес-процесса, то в таблицу можно добавить еще столбец с описанием трудностей или недостатков выполняемых на данный момент функций-подпроцессов.
Полезный совет
Всегда придерживайтесь правил выбранной графической нотации описания бизнес-процессов.
Источники:
Процесс как явление представляет собой качественное изменение, происходящее с объектом наблюдения в течение некоторого времени. Следовательно, еще до начала описания вы должны указать объект и промежуток времени наблюдения.
Инструкция
Сперва вам необходимо описать суть процесса, иными словами - наблюдаемое вами качественное изменение. Например, загорелась, сгорела, погасла (суть события – процесс горения). Изменение может быть внешне видимым (целая спичка превратилась в стержень), измениться может структура объекта, система связей, в зависимости от того, что именно вы отслеживаете. В любом случае, описывая изменение, вам необходимо будет указать дополнительно время и скорость (например, спичка горела 20 секунд, скорость обугливания - 2 миллиметра в секунду). Иногда к этому добавляют такую характеристику процесса, как «цикличность» (происходит наблюдаемое вами изменение один раз или периодически).
Показав суть изменения, обычно переходят к описанию процесса как последовательности «состояний» С этой целью обычно все время наблюдения с
Понятие бизнес-процесс, структура процессов и подпроцессов
Под бизнес-процессом (БП) понимают группу видов деятельности организации (мероприятия и задачи), которые направлены на создание определенного продукта или услуги. Проводя анализ, особенно в месте соприкосновения двух или нескольких подразделений занятых в одном бизнес-процессе, можно легко устранить различные издержки и барьеры и построить процессоориентированное предприятие или организацию. БП принято рассматривать, деля их на подпроцессы и составляя детализированные карты. Иерархическая схема совокупности БП называется деревом бизнес-процессов. Она отражает простую схему взаимосвязей всех БП в их совокупности.
Существуют общие и детализированные модели БП. На верхнем (общем) уровне обычно приводится перечень операций по реализации продукта, проводимых отделами компании, в более детализированном варианте более полно раскрываются ключевые стадии и схемы со всеми аспектами.
Выделяют основные, вспомогательные и процессы управления – это главные группы БП. Как выполняемый единожды уникальный процесс отдельно выделяется БП развития. Направленность БП основной группы:
Основные БП имеют клиентоориентированную направленность, так как результаты их направлены на конечного пользователя. Поддерживающие (вспомогательные) БП связаны с бизнесом на более тесных началах, они обеспечивают:
Процессы управления координируют всю совокупность БП (основные, поддерживающие, БП развития).
БП развития направлены на долгосрочную перспективу в получении прибыли, а также улучшение деятельность компании в будущем (не обеспечивают организацию процессов, происходящих в данный момент).
Представленная классификация не является окончательной. БП в каждой компании зависят от ее конкретных отличительных особенностей.
Описание основных БП для производственно-торговой компании (пример):
Поддерживающие БП:
К управленческим БП для данной модели можно отнести все процессы, связанные со сбором информации, планированием и регулированием деятельности, процессы анализа и контроля всего управленческого цикла.
БП развития – совершенствование деятельности, своего рода бизнес-инжиниринг.
Описание БП позволяет определить место каждого сотрудника в компании, провести нужные изменения в ее деятельности на основании анализа: улучшить информационную систему, изменить управление рисками, провести сертификацию и т.д. Оно позволяет сделать организацию более понятной для руководства, позволяет найти избыток как финансовых и прочих ресурсов. Персонал по понятным причинам обычно не заинтересован в прозрачности, как и достоверности в описании БП – это осложняет получение фактической информации, например, о распределении обязанностей.
Визуализация модели.
Модель обычно отображают в виде схем, таблиц с описаниями, либо сочетание графика и текстового описания (нотация) и т.п. Степень детализации объекта, полнота описания, зависят от конкретного применения данной модели. Задачей любого из этих способов будет описание БП по принципу: «действие-функция». У каждого БП есть свой исполнитель – это тоже нужно указывать. Им будет являться подразделение либо определенная должность. «Входы» - это материальные, информационные и финансовые, а «выходы» представляются в виде перечня продуктов либо услуг. Результатом действия исполнителя будет являться «выход», действия также могут объединяться по принципу логической связи между собой, тогда «входы» и результаты должны быть согласованы между ними. Связь «входа» и «выхода» обеспечивается деятельностью, направленной на достижение результата при переходе между ними.
Как уже было указано выше, можно выделить графические, текстовые и табличные способы реализации модели. Несмотря на свои преимущества и недостатки все они находят применение, так как каждый из них соответствует целям, которые ставятся перед таким описанием.
1. Текстовое описание.
Главный плюс такой формы – это отсутствие точных стандартов и возможность гибкого описания фактически любого процесса или его нюанса. Организация может использовать любую текстовую форму отчетности, а также структурировать собранную информацию на свое усмотрение. Недостатки:
2. Табличная форма. Подходит для описания последовательных процессов. Может применяться в качестве переходной к графической реализации в качестве базы данных.
3. Графическое описание в виде моделей и диаграмм.
Если необходимо описать, как происходит регламентирование на этапах БП: кто исполнитель, как происходит реализация, какая последовательность и документация участвует – то уместно применить алгоритмический способ описания работ в виде блок-схемы.
Следующий вариант – представление процесса как потока из объектов. Он применим и удобен для описания отдельных задач и тех подразделений в организации, которые работают по принципу «вход-выход», позволяя непосредственно отслеживать, что происходит между этими двумя составляющими. Потоками «входа» и «выхода» будут являться информация, материальные поставки, документация.
1. IDEF - принята за стандарт практически повсеместно. Integration Definition for Function Modeling –технология моделирования функционала. Поддерживается следующим программным обеспечением – BPWIN, MS Visio и пр. Это совокупность методов моделирования позволяет детализировать БП всех уровней, представляя их как в одном блоке, так и в отдельных схемах.
2. Технологии моделирования используют унифицированный язык моделирования (UML). Он позволяет описывать БП непосредственно на языке понятном компьютерным программам, является средством автоматизации. Поддерживается ведущими разработчиками ПО, основным инструментом для реализации является программное средство Rational Rose от IBM.
3. Диаграммы еЕРС (extended Event-Process Chain). Благодаря им, есть возможность отобразить последовательность операций, участников, используемые ресурсы, отображая состояние на текущий момент времени.
4. Технология ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) используется как встроенный инструмент в одну из крупнейших систем автоматизации – SAP R/3.
Моделирование БП – это совокупность деятельности, направленной на создание модели организации, подразумевающее описание всех объектов (информационных, материальных и т.п.) и процессов, роли подразделений и отдельных должностей и связей между ними. Составление моделей – это основной метод инжиниринга БП и их реорганизации, позволяющий также использовать методологии непрерывного их улучшения, позволяющий переосмыслить и улучшить эффективность всех видов деятельности в организации или предприятии.
1. Определение целей для описания БП. Подготовка к моделированию, выбор модели. Так как модель составляется для непосредственно практического использования, то цели такого описания должны согласовываться с будущими перспективами. Описанию подлежат все бизнес-процессы – основные, вспомогательные (поддерживающие), управленческие, развития.
2. Описания всего окружения БП, а именно указание всех процессов с которыми он связан на «входе» и «выходе», включая все ресурсы на этих этапах.
3. Описание функционального содержания БП. Подразумевает описание всех зон ответственности для каждого из подразделений или должности в организации.
4. Описание БП потоков и их структуры. Определяется целями, которое оно преследует. Если необходимо улучшить информационную систему, тогда описываются потоки информации, документооборот и т.п., если цель распределить правильно финансы – тогда финансовый поток и БП в них.
5. Построение, в зависимости от предпочтений и целей, текстовой, графической модели либо диаграммы.
6. Составление последовательности действий в БП. Определение последовательности исполняемых функций, условий исполнения, а также параметров, которые определяют именно такой алгоритм.
При нужном подходе внедрение такого типа управления не отнимает много ресурсов как временных, так и материальных. Главное это убедиться в необходимости проведения такой реорганизации в пределах конкретной компании.
Понятие «бизнес» и «хаос» — несочетаемые и недопустимо их совместное существование. Бизнес – это тщательно спланированный процесс, который руководится методом контроля и управления. Управление бизнес-процессом – это некое искусство, владея которым, вас ждут большие коммерческие взлеты.
И так, бизнес-процессы – это союз взаимосвязанных последовательных действий, которые разрабатываются для удовлетворения потребностей, которые являются движущей силою любого предприятия. Для создания на каждом предприятии должна быть группа профессионалов, которые компетентны в этом вопросе. Задача этой «боевой» группы заключается в том, чтобы эффективно и правильно организовать процесс, который начинается со спроса клиента и заканчивается его удовлетворением. Нужно помнить, что от эффективности бизнес-процессом, напрямик зависит конкуренция предприятия и его финансовое положение.
делает компанию прозрачной, так как он помогает ответить на вопрос, что чем занимается, кто и в каких размерах несет ответственность.
Существует три основных правила описания бизнес-процессов:
Переходим к пошаговой инструкции описания бизнес-процесса предприятия:
Наиболее удобная и распространённая форма изложения процесса является форма блок-схем. Она идет сверху-вниз и описывает алгоритм последовательных действий. В результате получается все абсолютно логично и понятно схема и алгоритм работы человека, который попадает в конкретный бизнес-процесс.
Описание бизнес процесса пример:
приход посетителя → встреча и его расположение → заказ → реализация заказа → сервировка стола → обслуживание посетителя → финансовое вознаграждение → проводы посетителя → удовлетворенный посетитель.
